5 lỗi phổ biến khi đi thuê văn phòng

5 lỗi phổ biến khi đi thuê văn phòng khiến doanh nghiệp “tiền mất tật mang”

Thuê văn phòng là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình này, không ít công ty – dù là startup hay doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm – đều có thể mắc những sai lầm dẫn đến việc “tiền mất tật mang”. Bài viết dưới đây S4S sẽ phân tích 5 lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải, kèm theo giải pháp khắc phục giúp bạn tối ưu hóa chi phí và ổn định hoạt động dài hạn dành cho bạn.

1. Chỉ tập trung vào giá thuê/m², bỏ qua các loại phí “ẩn”

1.1. Khái niệm “All-in Cost” là gì?

Nhiều doanh nghiệp quá chú tâm vào mức giá thuê/m² được quảng cáo, quên rằng bên cạnh đó còn vô số khoản phí khác như:

• Phí dịch vụ (Service charge): Phí quản lý, bảo vệ, vệ sinh, bảo trì thang máy…

• Phí điều hòa ngoài giờ (OT): Một số tòa nhà chỉ cung cấp điều hòa miễn phí trong khung giờ cố định. Nếu làm thêm, bạn phải trả thêm phí.

• Phí gửi xe: Mức phí cho xe máy, ô tô đôi khi “ngốn” cả chục triệu mỗi tháng với doanh nghiệp nhiều nhân sự.

• Phí làm biển hiệu, rác thải, cải tạo mặt bằng…

Khi cộng các chi phí này lại, tổng tiền phải thanh toán hằng tháng có thể đội lên 15–30 % so với dự tính ban đầu.

1.2. Giải pháp

1. Yêu cầu bảng “All-in Cost”: Trước khi chốt văn phòng, hãy xin tòa nhà hoặc chủ đầu tư bảng chi phí đầy đủ, bao gồm giá thuê gốc, phí dịch vụ, phí gửi xe, phí OT…

2. Đàm phán: Tìm cách giảm hoặc cố định một số khoản (miễn phí setup ban đầu, thời gian điều hòa thêm).

3. Đọc kỹ hợp đồng: Mọi khoản phí “ẩn” cần được liệt kê rõ trong phụ lục, tránh mập mờ.

2. Không kiểm tra kỹ diện tích NET và GROSS

2.1. Phân biệt NET và GROSS

• Diện tích NET: Phần diện tích sử dụng riêng (không tính hành lang, WC chung, cột…).

• Diện tích GROSS: Bao gồm cả hành lang, sảnh, khu vực chung trong tòa nhà.

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp tưởng đang thuê 100 m² diện tích sử dụng, nhưng thực tế chỉ dùng được 80 m² vì 20 m² là hành lang, cột. Vẫn phải trả toàn bộ chi phí cho 100 m².

2.2. Hậu quả

• “Bóp nghẹt” không gian: Doanh nghiệp triển khai nội thất cho 100 m², nhưng nhân viên thấy chật hẹp vì diện tích thực còn ít.

• Chi phí dư thừa: Mất tiền thuê chỗ mình không sử dụng.

• Khó mở rộng: Tính sai số lượng nhân viên có thể ngồi, dẫn đến phải thuê thêm hoặc chuyển văn phòng sớm.

2.3. Giải pháp

1. Hỏi rõ diện tích NET: Yêu cầu tòa nhà cung cấp bản vẽ chi tiết, nêu rõ diện tích thông thủy (NET).

2. Thỏa thuận giá trên NET: Nếu tòa nhà tính theo GROSS, hãy đề xuất giá thấp hơn hoặc yêu cầu giải pháp bù đắp.

3. Kiểm tra thực địa: Đích thân đo lường, quan sát vị trí cột, cửa, lối đi nội bộ.

3. Bỏ qua điều khoản tăng giá và thời hạn hợp đồng

3.1. Tỷ lệ tăng giá hằng năm (Escalation Rate)

Nhiều chủ tòa nhà quy định tăng giá thuê 5–10 %/năm hoặc theo CPI (chỉ số giá tiêu dùng). Doanh nghiệp không đọc kỹ, năm sau bỗng thấy giá thuê nhảy vọt, không có cách xoay kịp. Nếu kinh doanh chững lại, chi phí thuê quá cao sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền.

3.2. Thời hạn hợp đồng “cắt ngắn” hoặc “gò bó”

• Quá ngắn: Thường 1–2 năm, khi hết hạn, chủ nhà có thể nâng giá đột biến, hoặc muốn ưu tiên khách thuê khác. Doanh nghiệp đứng trước nguy cơ phải dọn đi.

• Quá dài: 5–10 năm, doanh nghiệp hết linh hoạt nếu thay đổi mô hình. Thậm chí phải bồi thường lớn khi chấm dứt sớm.

3.3. Giải pháp

1. Thương lượng “Escalation Cap”: Khóa mức tăng giá hằng năm ở 5 % hoặc 7 % (mức tối đa).

2. Thời hạn 3–5 năm kèm điều khoản gia hạn: Doanh nghiệp có thể ổn định trong 3–5 năm nhưng vẫn linh hoạt về sau.

3. Chấm dứt sớm: Đàm phán tiền phạt tối đa 2–3 tháng thuê khi phải chuyển đi trước hạn để giảm rủi ro.

4. Không test hạ tầng kỹ thuật và dịch vụ tòa nhà

4.1. Hệ thống thang máy, điều hòa, PCCC, internet

Sai lầm nghiêm trọng là tin vào lời quảng cáo “tòa nhà hiện đại, trang thiết bị tiên tiến” mà không kiểm tra thực tế. Hệ thống thang máy cũ, ít tải, giờ cao điểm phải chờ dài; hoặc đường internet chập chờn, máy phát điện dự phòng yếu… đều có thể “phá” trải nghiệm làm việc.

4.2. Dịch vụ quản lý tòa nhà

• Vệ sinh, bảo vệ, lễ tân: Liệu có chuyên nghiệp, lịch sự hay chỉ là hình thức?

• Xử lý khiếu nại: Có hotline 24/7 không? Thời gian phản hồi sự cố trung bình bao lâu?

4.3. Hậu quả

• Gián đoạn công việc: Thang máy quá tải, mất điện không được khôi phục nhanh, internet yếu → giảm năng suất.

• Tốn thêm chi phí: Phải tự lắp riêng máy phát, đường mạng…

• Nhân viên, khách hàng bất mãn: Văn phòng thiếu tiện nghi, thậm chí mất an ninh.

4.4. Giải pháp

1. Tham quan thực địa vào giờ cao điểm: Sáng 8–9 h, chiều 17–18 h để xem cảnh kẹt thang máy, giao thông ra vào.

2. Test hạ tầng: Thử wifi/cáp quang, kiểm tra PCCC, hỏi kế hoạch bảo trì định kỳ.

3. Khảo sát “cư dân” hiện tại: Hỏi những doanh nghiệp đã thuê, nhận phản hồi thực tế về dịch vụ tòa nhà.

5. Thiếu đàm phán điều khoản linh hoạt khi công ty thay đổi mô hình

5.1. Mô hình làm việc Hybrid, downsizing, upsizing

Thị trường biến động, doanh nghiệp có thể cần downsizing (thu gọn) hoặc upsizing (mở rộng) bất ngờ. Không ít trường hợp không lường trước, dẫn đến:

• Chật chội: Khi nhân sự tăng nhưng văn phòng không mở rộng được.

• Lãng phí: Diện tích dư thừa, phải trả tiền thuê cao khi chuyển sang hybrid.

• Ràng buộc hợp đồng: Muốn chuyển/cho thuê lại diện tích thừa nhưng không được phép.

5.2. Giải pháp

Điều khoản sub-lease / chuyển nhượng:

Một trong những rào cản lớn khi doanh nghiệp thay đổi quy mô (downsizing hay upsizing) là hợp đồng thuê không cho phép chuyển nhượng hoặc cho thuê lại (sub-lease) phần diện tích dư thừa. Điều này khiến bạn phải trả tiền cho không gian không sử dụng. Vì thế:

• Thương lượng ngay từ đầu: Đề xuất chủ tòa nhà cho phép doanh nghiệp được sub-lease (cho thuê lại một phần diện tích) hoặc chuyển nhượng hợp đồng, đặc biệt khi mô hình kinh doanh hay nhân sự biến động.

• Tránh bị phạt cao: Nếu hợp đồng không nêu rõ, bạn có thể vi phạm điều khoản “cấm sub-lease” và đối mặt phí phạt hoặc phải bồi thường.

• Linh hoạt tài chính: Sub-lease giúp bạn thu hồi một phần chi phí nếu thực sự cần phải downsizing

Chia sàn linh hoạt

Bên cạnh điều khoản cho thuê lại, một giải pháp khác là thương lượng về mặt sàn module. Tòa nhà cho phép gộp – tách không gian nhanh, đáp ứng nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp.

• Gộp phòng khi doanh nghiệp gia tăng nhân sự, không cần tìm văn phòng mới.

• Tách phòng khi phần diện tích trống không dùng đến, giúp sub-lease dễ dàng hơn.

• Tối ưu dòng tiền: Doanh nghiệp không phải “cõng” mãi diện tích dư thừa hoặc di chuyển nhiều lần, vừa mất chi phí vừa gây gián đoạn công việc.

Thời gian báo trước

Ngay cả khi có điều khoản cho phép downsizing hoặc sub-lease, thường sẽ có một thời gian báo trước quy định (ví dụ 1–2 tháng).

• Tránh bị phạt nặng: Đảm bảo bạn tuân thủ đúng quy trình thông báo cho chủ tòa nhà, không dẫn đến tranh chấp hoặc bồi thường không đáng có.

• Chủ tòa nhà có thời gian chuẩn bị: Họ có thể tìm doanh nghiệp khác thuê lại không gian bạn trả, đảm bảo tỷ lệ lấp đầy.

• Kế hoạch cụ thể: Nếu dự kiến cắt giảm nhân sự hay thay đổi mô hình, hãy chủ động thông báo sớm, tránh bị “dồn” vào thế bất lợi.

Tổng kết: Tránh 5 sai lầm, đảm bảo thuê văn phòng hiệu quả

1. Tính “all-in cost” thay vì chỉ nhìn giá thuê

Yêu cầu tòa nhà liệt kê toàn bộ phí: dịch vụ, gửi xe, OT, biển hiệu, rác thải… rồi so sánh. Thương lượng giảm hoặc cố định một số hạng mục nếu có thể.

2. Nắm rõ diện tích NET vs GROSS

Chỉ chốt hợp đồng sau khi xác minh diện tích sử dụng thực. Nếu thanh toán theo GROSS, hãy yêu cầu mức giá trên/m² thấp hơn để bù đắp.

3. Kiểm tra điều khoản tăng giá & thời hạn hợp đồng

Chốt mức tăng giá hằng năm ≤ 5–7 %. Lựa chọn thời hạn 3–5 năm kèm điều khoản gia hạn, tránh cam kết quá ngắn hoặc quá dài.

4. Thử hạ tầng kỹ thuật & dịch vụ tòa nhà

Tham quan giờ cao điểm, test thang máy, internet, hệ thống PCCC, hỏi quy trình bảo trì, mức độ chuyên nghiệp của ban quản lý.

5. Đàm phán linh hoạt với mô hình làm việc

Lồng ghép điều khoản cho phép sub-lease, chia sàn modul, downsizing/upscaling… hỗ trợ doanh nghiệp nếu chuyển sang hybrid hoặc cần mở rộng.

Kết luận

Để không rơi vào cảnh “tiền mất tật mang” khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần có kế hoạch cẩn thận từ khâu khảo sát thị trường, đàm phán hợp đồng đến việc kiểm tra hạ tầng thực tế. Một văn phòng phù hợp cả về quy mô, chi phí lẫn tiện ích sẽ góp phần nâng cao hình ảnh, giữ cho nhân viên thoải mái, tăng năng suất và ổn định dòng tiền.

Chỉ cần tránh 5 sai lầm kể trên, bạn đã nắm trong tay “bí kíp” để tối ưu quá trình chọn mặt bằng làm việc, đồng thời đảm bảo linh hoạt cho tương lai khi thị trường và mô hình kinh doanh luôn biến động. Chúc doanh nghiệp của bạn sớm tìm được văn phòng mơ ước, nơi khởi nguồn thành công và đột phá dài hạn!

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn