Ban quản lý tòa nhà là gì ? Chi tiết chức năng và các nhiệm vụ quan trọng

Ban quản lý tòa nhà là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự hiệu quả trong các nghiệp vụ giám sát và vận hành các hoạt động. Vậy cụ thể chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý này là gì? Bài viết sau đây, công ty quản lý tòa nhà S4S sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này!

Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban quản lý tòa nhà là một đội ngũ hoặc phòng ban phụ trách các nghiệp vụ về điều hành – kiểm soát – quản lý vận hành tòa nhà với các hoạt động được diễn ra. Vậy chính xác công việc của ban quản lý tòa nhà bao gồm những gì? Thông thường, các công việc của ban quản lý sẽ gồm giám sát nhà thầu, thực hiện các báo cáo theo lịch, thu các phí dịch vụ phát sinh,…

Ban quản lý tòa nhà thường bị nhầm lẫn với ban quản trị tòa nhà – đây là đơn vị đại diện cho chủ sở hữu tòa nhà, chủ đầu tư với trọng trách quản lý, cũng như sử dụng tòa nhà theo các quy định của nhà nước (tức là ban quản trị có con dấu riêng và tư cách pháp nhân trên pháp luật)

Trong khi đó, nhân sự thuộc ban quản lý bao gồm:

• Trưởng ban quản lý
• Phó ban quản lý (trên thực tế có nhiều dự án không có nhân sự này)
• Đội ngũ bảo trì, chuyên viên kỹ thuật với nhiệm vụ bảo dưỡng các hệ thống kỹ thuật được lắp đặt trong tòa nhà như thang máy, nước, máy lạnh, điện,,.. và một số công việc liên quan đến kỹ thuật khác
• Đội ngũ hành chính, bao gồm admin, lễ tân, kế toán và chăm sóc khách hàng
• Đội ngũ QC (quản lý chất lượng) với nhiệm vụ rà soát, kiểm tra và đảm bảo chất lượng của các dịch vụ tại dự án
• Bộ phận kiểm soát an ninh nội bộ (thường có trong các dự án quy mô lớn) với nhiệm vụ quan sát tình hình an ninh thông quá mạng lưới camera. Phát hiện các rủi ro, phát tín hiệu nhắc nhở và cảnh báo các bộ phận khác

>> Cùng chủ đề: quản lý và tư vấn bất động sản

Chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Các chức năng nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà bao gồm các mục sau:

Quản lý nhân sự

Nhân sự là yếu tố hàng đầu mà một ban quản lý cần phụ trách. Các công tác quản lý nhân sự phổ biến như: tuyển dụng, đào tạo và phân bổ công việc cho các nhân viên một cách hợp lý và tối ưu nhất. Song song đó, người phụ trách nên đề xuất các quy định về quản lý tòa nhà chung cư để mang lại hiệu quả vận hành hiệu quả nhất

Con người là yếu tố đặc biệt vì vậy quản lý con người là một nhiệm vụ khó khăn. Bạn quản lý cần đề ra một kế hoạch vận hành công việc logic để thúc đẩy quá trình làm việc hiệu quả của từng nhân viên. Đồng thời, nên tạo sự kết nối giữa các bộ phận trong tòa nhà để nâng cao hiệu suất làm việc

Quản lý chi phí, tài chính

Một trong những công việc của ban quản lý quan trọng đó là đưa ra các phương án quản lý chi phí, tài chính tối ưu. Sau khi nhận được các khoản nộp phí hằng tháng của cư dân và khách hàng thuộc tòa nhà. Trách nhiệm của ban quản lý lúc này là lên kế hoạch sử dụng các khoản thu này một cách công khai minh bạch và hợp lý nhất

Quản lý khách hàng

Để quản lý khách hàng, đội ngũ quản lý cần tạo lập nên và duy trì mối quan hệ hoà thuận đối với khách hàng của mình. Từ đó, trưởng ban quản lý sẽ có cơ sở để tạo lập các quy định trong việc quản lý vận hành chung cư – tòa nhà đối với khách hàng theo đúng yêu cầu của họ trong các quá trình trao đổi trước đó. Các công việc quản lý khách hàng thường gặp có thể kể đến như CSKH, giải quyết các khiếu nại từ khách hàng,…

Giám sát công tác vận hành tòa nhà 

Trong nhiệm vụ này, ban quản lý sẽ thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân viên và nhà thầu. Song song dó, ban quản lý cần giám sát quy trình của các hoạt động được vận hành đúng theo kế hoạch ban đầu. Mặt khác, ban quản lý tòa nhà cũng có trách nhiệm khảo sát thường niên để kịp thời xác nhận được các hao mòn phát sinh trong quá trình sử dụng tòa nhà. Điều này tạo nên hình ảnh quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp trong mắt các khách hàng

Bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật

Sửa chữa kỹ thuật, bảo trì tòa nhà cũng là nhiệm vụ mà ban quản lý cần lưu ý trong suốt quá trình quản lý tòa nhà. Việc thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống kỹ thuật sẽ giúp ngăn chặn các nguy cơ về kỹ thuật xảy ra. Đây cũng là một nhiệm vụ mang lại hiệu quả trải nghiệm tối ưu nhất cho khách hàng tại tòa nhà.

>> Cùng chủ đề: quản lý vận hành trung tâm thương mại

Quy trình và công việc của ban quản lý tòa nhà

Các công việc và quy trình thực hiện của ban quản lý tòa nhà bao gồm các mục sau:

Quản lý hợp đồng

Ban quản lý tòa nhà được ban quản trị tòa nhà hoặc chủ đầu tư ký kết hợp đông để tiến hành quy trình quản lý hợp đồng, bao gồm:

• Quản lý quy trình ký và thực hiện hợp đồng đối với các nhà thầu như vệ sinh, côn trùng, an ninh hoặc cây xanh (Nếu Ban quản trị hoặc chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà)
• Thực hiện quá trình giám sát và đảm bảo chất lượng công việc dựa theo hợp đồng đã ký trước đó với các chủ thầu
• Sau khi hoàn thành quá trình ký hợp đồng, ban quản lý tiếp tục thực hiện theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng

Quy trình quản lý khách hàng

Quy trình này gồm các bước mục nhỏ sau:

• Quy trình gửi thông tin đến người dân thông qua các nền tảng truyền thông của tòa nhà
• Quy trình quản lý cùng sử dụng tòa nhà
• Quy trình đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với tòa nhà
• Thực hiện giải quyết các khiếu nại từ khách hàng
• Đưa ra các quy định bảo vệ tài sản của dân cư sinh sống tại tòa nhà

Quy trình quản lý an ninh

An ninh là yếu tố đầu tiên mà khách hàng quan tâm khi đến với tòa nhà. Do đó, ban quản lý nên tập trung vào các quy trình quản lý an toàn, mang lại sự an tâm đến cho khách hàng nhất là trong các dự án đặc thù như quản lý vận hành trường học.

• Xây dựng các kế hoạch dự phòng
• Xây dựng quy chế về PCCC
• Quy định về cách ứng biến trước các trường hợp phát sinh khẩn cấp
• Quy trình tuần tra hằng ngày
• Quy trình đảm bảo an toàn cho các phương tiện đi lại
• Quy trình rà soát, kiểm tra hàng hóa và tài sản
• Quy trình giám sát khách tham quan và nhân viên

Quy trình quản lý an toàn, vệ sinh

Hệ thống tòa nhà mang lại cảm giác sạch sẽ, sang trọng và bắt mắt sẽ thu hút mọi khách hàng vãng lai lẫn người dân. Do đó, ban quản lý tòa nhà cũng cần lưu ý về quy trình quản lý an toàn, vệ sinh:

• Xây dựng phương án hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận
• Khảo sát các hạng mục và diện tích của tòa nhà trong thực tế
• Đánh giá thường xuyên về tình trạng vệ sinh và thiết lập kế hoạch vệ sinh chuyên nghiệp

Quy trình vận hành, bảo trì hệ thống

Quy trình bảo trì giúp tòa nhà luôn trong trạng thái vận hành trơn tru, an toàn và hạn chế được sự xuống cấp trong thời gian dài. Trong thực tế, quy trình vận hành, bảo trì hệ thống gồm có:

• Giám sát các hoạt động kỹ thuật bằng phương pháp xây dựng quy trình tác nghiệp
• Kiểm tra thường xuyên hiện trạng của các hệ thống kỹ thuật
• Thay thế các phụ kiện, vật tư để thống máy móc hoạt động hiệu quả hơn
• Giám sát quá trình thi công của nhà thầu

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà

Sơ đồ ban quản lý tòa nhà

Theo sơ đồ, ta có mô tả công việc ở các bộ phận khác nhau cụ thể như sau:

• Trưởng ban quản lý: Trưởng ban quản lý chung cư có thể là một cá nhân hoặc là một đội ngũ với nhiều thành viên đứng đầu và có quyền quản lý cao nhất. Để mô tả công việc của trưởng ban quản lý tòa nhà thì họ sẽ có trách nghiệm quản lý, giám sát, thực hiện công việc liên quan đến kinh doanh, tổ chức điều hành và các hoạt động liên quan bên trong và bên ngoài tòa nhà.
• Phó ban quản lý/ trợ lý: Là cá nhân hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm đối với tất cả các hoạt động trong tòa nhà. Họ có quyền chỉ dưới trưởng ban quản lý chung cư, và là người đồng hành đặc lực trong việc đưa ra các phương án nâng cấp nghiệp vụ quản lý tòa nhà
• Các bộ phận chuyên sâu dưới Ban quản lý: Gồm bộ phận CSKH, kỹ thuật, nhà thầu, kế toán, kinh doanh và hành chính

Quy định về quản lý tòa nhà chung cư

Quy định về quản lý tòa chung cư là hệ thống những nội dung được thiết lập bởi chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà quy định về cách vận hành các hoạt động tòa nhà theo quy định pháp luật như:

• Quy định về các vấn đề mỹ quan và vệ sinh tòa nhà
• Quy định về những khoản chi phí cần đóng góp để thực hiện các nghiệp vụ vận hành tòa nhà và công tác quản lý
• Quy định về các phương thức đảm bảo an toàn, an ninh và trật tự tòa nhà
• Quy định về các sự kiện, hoạt động quan hệ khách hàng và truyền thông
• Quy định về bảo dưỡng, quản lý và bảo trì kỹ thuật
• Quy định về việc giám sát, sử dụng tài sản chung và riêng nằm trong khu vực tòa nhà

Khi tất cả các quy định trên được ban hành thì toàn bộ nhân sự, các bộ phận hoặc đơn vị có liên quan đều phải tuân thủ và thực hiện theo. Song song đó, chủ đầu tư và đội ngũ quản lý tòa nhà phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng trong quá trình giải thích, hỗ trợ và điều chỉnh nhân sự cũng như khách hàng xuyên suốt quá trình thực hiện.

Kết luận

Trên đây, S4S đã giải đáp đến bạn chức năng, nhiệm vụ của đội ngũ quản lý tòa nhà chung cư bao gồm cả mô tả công việc trưởng ban quản lý tòa nhà đến từng bộ phận dưới cấp quản lý. Mong rằng thông qua nội dung trên bạn có thể hiểu hơn về cơ chế xây dựng, hoạt động và vận hành của một bộ máy quản lý tòa nhà. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín, tận tâm liên hệ ngay với chúng tôi qua hệ thống hotline 0941611945  để được tư vấn ngày hôm nay