Sau khi hoàn thành việc xây dựng và bàn giao chung cư cho cư dân, một trong những yếu tố quan trọng được người dân quan tâm đó là bãi giữ xe. Việc có một bãi giữ xe rộng rãi, đủ chỗ để bảo quản phương tiện di chuyển của họ là điều quan trọng. Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần là cung cấp một khu vực để đậu xe, quản lý bãi giữ xe còn đòi hỏi các biện pháp hiệu quả để đảm bảo an ninh, sắp xếp gọn gàng và dễ dàng tiếp cận cho người dùng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách quản lý bãi giữ xe trong các dự án căn hộ để đáp ứng nhu cầu của cư dân và khách hàng.
Tầm quan trọng của việc quản lý bãi giữ xe trong dịch vụ
Việc xây dựng các hầm giữ xe, các bãi giữ xe mục đích là để lưu giữ những phương tiện di chuyển của cư dân hoặc khách đến tòa nhà, chung cư. Việc quản lý bãi giữ xe rất quan trọng vì nó cũng là một phần của vận hành tòa nhà. DO đó cần phải đảm bảo các yếu tố sau đây:
- Vấn đề về an ninh: Bộ phận an ninh phải giám sát, kiểm tra chặt chẽ số lượng phương tiện xe ô tô, xe gắn máy và các phương tiện khác ra vào đúng quy trình cùng với sự trùng khớp của biển số xe để tránh tình trạng mất hay nhầm lẫn khi quản lý, giữ gìn tài sản của người dân.
- Vấn đề về tài chính: Thông thường, các bãi giữ xe hoặc hầm giữ xe chung cư sẽ thu phí dịch vụ để đơn vị quản lý vận hành bất động sản và bảo trì có nguồn kinh phí thực hiện công việc một cách trơn tru, không làm ảnh hưởng tới các vấn đề khác của chung cư, tòa nhà. Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý sẽ dễ dàng quản lý thông tin khách hàng và tài chính của bãi giữ xe khi sở hữu một hệ thống quản lý bãi giữ xe rõ ràng, minh bạch và làm tốt nhiệm vụ.
- Gia tăng mức độ hài lòng của cư dân khi trải nghiệm, sử dụng dịch vụ: Bộ phận an ninh khi quản lý bãi giữ xe cần quy định rõ ràng về việc phân chia các khu vực giữ xe để cư dân và khách của chung cư sử dụng dễ dàng, luôn gửi xe đúng vị trí.
- Giải quyết các tình huống phát sinh trong phạm vi khu vực bãi giữ xe: Hầm giữ xe hoặc bãi giữ xe luôn luôn phải tiếp nhận một số lượng lớn phương tiện di chuyển ra vào trong ngày. Chính vì vậy, bộ phận an ninh chung cư, tòa nhà cần kiểm soát và nhanh chóng hỗ trợ cho cư dân trong các trường hợp mà thiếu chỗ giữ xe để không làm ảnh hưởng đến các vấn đề khác của khách hàng. Linh động xử lý sắp xếp xe, bảo đảm luôn có chỗ trống và xe luôn được để đúng vị trí.
Lợi ích khi quản lý bãi giữ xe chung cư, tòa nhà đúng cách
Khi quản lý bãi giữ xe chung cư, tòa nhà có hiệu quả tốt thì sẽ mang lại lợi ích vừa cho cả người dân và lẫn cả chủ đầu tư:
– Lợi ích cho người dân: Việc lấy xe và gửi xe ở bãi xe thuận tiện dễ dàng, tiết kiệm được thời gian và công sức khi sử dụng dịch vụ bãi giữ xe. Tài sản phương tiện của cá nhân luôn được đảm bảo, quản lý trong phạm vi an toàn. Có đội ngũ an ninh kiểm soát các phương tiện tránh tình trạng bị mất cắp hoặc bị phá hỏng.
– Lợi ích đối với chủ đầu tư: Nâng cao hiệu quả cho việc khai thác của chung cư, tòa nhà. Khu vực bãi giữ xe sẽ được tối ưu hóa một cách tối đa nhằm đảm bảo cho toàn bộ cư dân đều có nơi để xe. Hằng ngày công tác quản lý bãi giữ xe được thực hiện trơn tru, có hiệu quả cũng sẽ giúp chủ đầu tư kiểm soát được các vật tư, cơ sở vật chất nếu có hư hỏng sẽ được kịp thời báo cáo và xử lý ngay. Ngoài ra, khi bãi giữ xe được hoạt động tốt cũng sẽ giúp chủ đầu tư có tiếng tốt, nâng cao hình ảnh và chất lượng thương hiệu.
Cách quản lý bãi giữ xe thông minh, an toàn cho tòa nhà – chung cư
Bãi giữ xe là một trong những thành phần quan trọng trong chung cư tòa nhà. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống và công việc của người dân nên để quản lý bãi giữ xe có hiệu quả, an toàn cần những yếu tố dưới đây:
Phân bổ khu vực để xe phù hợp với tình hình thực tế
Phân bổ khu vực để xe theo phương tiện: Các phương tiện như xe đạp, xe gắn máy hoặc xe ô tô được phân chia thành các khu vực riêng biệt, có khoảng trống cách nhau vừa đủ cho các phương tiện. Với cách thức phân bổ này giúp cho người dân để được đúng khu vực xe, dễ dàng tìm và lấy xe để sử dụng. Ngoài ra tránh trình trạng va chạm giữa các loại phương tiện với nhau.
Phân bổ khu vực để xe theo đối tượng: Các khu vực để xe cho cư dân, khách hàng của tòa nhà, nhân viên tòa nhà hoặc các đối tượng khác cần được ban quản lý tòa nhà phân bổ ra từng khu vực, từng vị trí khác nhau. Bên cạnh có bãi giữ xe cũng cần trang bị các bảng chỉ dẫn với tầm nhìn dễ thấy. Với cách phân bổ khu vực để xe theo đối tượng này giúp cho ban quản lý chung cư, tòa nhà dễ dàng giám sát cũng như kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.
Lập kế hoạch bố trí nhân sự
Nhân sự là mấu chốt để quản lý hiệu quả bãi giữ xe, vì thế ban quản lý cần phải bố trí nhân sự thật hợp lý
– Bố trí thời gian: Bãi giữ xe phải có các nhân viên an ninh thay ca nhau trực 24/24 để đảm bảo về tài sản của cư dân
– Bố trí các điểm chốt: Ban quản lý bố trí nhiều điểm chốt chặt để theo dõi, kiểm soát hỗ trợ đội nhóm khi có tình huống phát sinh. Các chốt cần đặt ở các điểm giao để dễ dàng giám sát và quản lý.
– Bố trí số lượng: Ban quản lý cần phân bổ bố trí đủ số lượng nhân sự cho các khu vực, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hụt nhân sự làm ảnh hưởng đến công tác quản lý bãi giữ xe.
Thiết lập quy định bãi giữ xe
Quy định đối với cư dân tại tòa nhà, chung cư:
- Mỗi phương tiện của cư dân sẽ được ban quản lý, chủ đầu tư cấp thẻ xe tương ứng. Khi ra vào cần xuất trình thẻ để đội ngũ an ninh kiểm tra
- Khai báo đầy đủ số lượng phương tiện sử dụng trong gia đình, đóng phí giữ xe hàng tháng cho ban quản lý
- Đỗ xe đúng khu vực quy định đã được phân bổ
- Cư dân thuộc tòa nhà, chung cư cần giữ gìn vệ sinh bãi xe, an toàn trật tự và tránh trường hợp va chạm với phương tiện khác
- Khi mất thẻ cần báo ngay ban quản lý để được ghi nhận và làm lại thẻ.
Đối với khách hàng:
- Quy định cụ thể mức phí ra vào cho khách hàng
- Khách hàng vào bãi giữ xe sẽ được cấp thẻ và được máy quét ghi nhận lại hình ảnh để đối chiếu khi quẹt trở ra
- Để xe đúng nơi được chỉ định và giữ gìn vệ sinh, trật tự
- Khi mất thẻ cần báo ngay cho ban quản lý để xử lý và trả phí đền bù mất thẻ.
Thiết lập quy trình kiểm soát xe ra vào chung cư, toà nhà
Quy trình kiểm soát phương tiện ô tô ra vào:
- Ra vào bằng cổng chính dành cho ô tô
- Khi dừng tại máy quét, người lái cần tắt đèn để thuận tiện quét và lưu thông tin hơn.
- Nhân viên sẽ phát thẻ và quét thông tin khi xe ra vào. Khi xe ra, nhân viên trực chốt sẽ quét thẻ và thu lại thẻ, đối chiếu biển số xe.
- Các trường hợp xe vượt quá tải trọng cho phép, chiều cao xe cao hơn quy định, xe bị rò rỉ xăng,… thì nhân trực chốt nên từ chối tiếp nhận xe vào bãi đỗ.
- Nhân viên trực chốt hướng dẫn cho tài xế đỗ xe đúng khu vực quy định.
Ô tô vận chuyển hàng hóa sẽ có quy trình sau:
- Dừng trước cổng chính đối với xe ô tô vận chuyển hàng hóa
- Để đi vào tòa nhà, tài xế phải đăng ký với nhân viên trực ban, sau đó nhận đồ bao hộ cùng thẻ xe.
- Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký, nhân viên trực chốt sẽ kiểm tra xe nhằm ngăn chặn, phòng trừ các hành vi vi phạm quy định tòa nhà hoặc các trường hợp xấu, nhằm đảm bảo an toàn cho bãi giữ xe và cư dân của chung cư.
- Từ chối khi ô tô có tải trọng hoặc chiều cao quá mức cho phép
- Khi xe rời chung cư, nhân viên bảo vệ sẽ thu lại đồ bảo hộ và thẻ xe, cũng đồng thời trả lại giấy tờ xe
Quy trình kiểm soát đối với xe gắn máy:
- Phương tiện xe gắn máy khi di chuyển vào bãi giữ xe phải đi qua cổng chính dành cho xe máy đã được chỉ định
- Khi xe dừng lại tại máy quét, người lái xe phải tắt đèn xe để nhân viên trực chốt dễ dàng quét và lưu thông tin.
- Nhận thẻ xe từ nhân viên trực chốt
- Khi đã xác định xe an toàn, nhân viên hướng dẫn người lái đỗ xe đúng khu vực quy định.
- Dừng tại cổng chính để quét và trả thẻ khi ra khỏi chung cư
- Nếu thẻ ghi nhận không trùng khớp thì giữ xe và xử lý.
- Nếu mất thẻ thì sẽ có phương án xử lý nhanh chóng.
Ứng dụng hệ thống quản lý bãi giữ xe thông minh
Để nâng cao hiệu quả cho việc quản lý bãi giữ xe, chủ đầu tư nên đầu tư vào, trang thiết bị, hệ thống quản lý bãi xe thông minh và chuyên nghiệp.
Phần mềm: Sử dụng các phần mềm quản lý về thông tin để quản lý hiệu quả và nhanh chóng như: quản lý thông tin, quản lý chi phí, quản lý thông tin thẻ, quẹt thẻ tự động, khóa thẻ khi cần,… và một số phần mềm khác
Ngoài ra có các thiết bị khác như:
- Đối với bãi xe có quy mô trên 200 xe thì sử dụng hệ thống barie tự động
- Hệ thống thiết bị cảm biến
- Thẻ từ và đầu đọc thẻ giúp nhận diện và ghi nhận thông tin xe, chủ xe thay cho nhân viên ghi vé xe truyền thống.
- Tủ chốt để đội ngũ nhân viên có nơi làm việc và xử lý công việc
Giới thiệu dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư của S4S – SYSTEM FOR SUCCESS
Được thành lập vào năm 2015, S4S – System For Success là một trong các công ty quản lý tòa nhà tại TPHCM uy tín hoạt động trong lĩnh vực Quản Lý bất động sản, quản lý chung cư và cho thuê văn phòng hàng đầu tại TP.HCM.
Trong suốt quá trình 7 năm hoạt động, S4S luôn đặt Uy tín và chất lượng làm tiêu chí hàng đầu. Ngoài việc mang đến cho khách hàng những giải pháp quản lý tối ưu, những dịch vụ chất lượng. S4S còn mang lại những chuỗi giá trị bền vững, được các chủ đầu tư, khách hàng tin cậy sử dụng dịch vụ. Điều đó đã nâng tầm đưa S4S trở thành một trong những doanh nghiệp quản lý bất động sản hàng đầu về chất lượng dịch vụ tại Việt Nam
Và với phương châm “ Nền tảng của thành công ” thì S4S chắc chắn sẽ là sự lựa chọn đáng tin cậy của quý khách hàng và các chủ đầu tư.
Qua đây mong các bạn hiểu hơn về việc quản lý bãi giữ xe như thế nào cho an toàn và hiệu quả. Và nếu bạn có muốn tìm một đơn vị cung cấp về dịch vụ quản lý tòa nhà, chung cư thì hãy tham khảo đến S4S nhé !