Checklist định kỳ kiểm tra chất lượng văn phòng cho thuê

Trong bối cảnh thị trường văn phòng cho thuê ngày càng sôi động và cạnh tranh, việc duy trì chất lượng không gian làm việc trở thành ưu tiên hàng đầu để giữ chân khách thuê. Đôi khi, một khiếm khuyết nhỏ như độ sáng không đủ hay hệ thống PCCC không hoạt động trơn tru cũng có thể khiến doanh nghiệp thuê ngao ngán và tìm đến tòa nhà khác. Vì thế, chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà cùng khách thuê cần phối hợp thực hiện một checklist định kỳ nhằm giám sát chất lượng văn phòng trên ba khía cạnh trọng yếu: ánh sáng, an toàn và môi trường nội bộ.

Bài viết dưới đây S4S sẽ dẫn dắt bạn qua từng mục cụ thể, từ đo đạc, thử nghiệm đến ghi chép thống kê, giúp văn phòng luôn trong tình trạng an toàn, tiện nghi và bền vững.

1. Ánh sáng văn phòng – duy trì hiệu suất và bảo vệ sức khỏe

Trong văn phòng, ánh sáng không chỉ phục vụ mục đích quan sát mà còn ảnh hưởng đến tâm lý và sức khỏe của nhân viên. Theo tiêu chuẩn chiếu sáng Việt Nam (TCVN 7114:2008), khu vực bàn làm việc cần đạt từ 500–700 lux, khu vực họp cần 300–500 lux, trong khi lối di chuyển chỉ cần 200–300 lux. Việc kiểm tra định kỳ ánh sáng giúp phát hiện kịp thời góc tối, bóng đèn hỏng hoặc rèm cửa che khuất quá mức.

Tận dụng ánh sáng tự nhiên:

– Rèm và film dán kính đóng vai trò quan trọng trong việc điều tiết ánh sáng. Nếu rèm hoạt động kém trơn tru hoặc kính bị bám bụi, ánh sáng tự nhiên không thể tối ưu. Tòa nhà Deutsches Haus (Quận 1) đã lắp rèm tự động kết hợp cảm biến ánh sáng, giúp rèm tự đóng khi cường độ UV vượt 700 lux, giảm chói và tiết kiệm 10% điện chiếu sáng nhân tạo.

– Khi trời nắng gắt, rèm hỏng hoặc film dán bị bong tróc có thể khiến khu vực giáp cửa sổ quá chói, buộc nhân viên phải ngồi cách xa, ảnh hưởng đến trải nghiệm. Định kỳ sáu tháng, chủ đầu tư nên kiểm tra độ bền của rèm, sự kín khít của film dán và vệ sinh kính để đảm bảo ánh sáng phân bổ đều.

Cảm biến chiếu sáng tự động:

– Nếu tòa nhà đã trang bị cảm biến ánh sáng (dimming sensor) hay cảm biến chuyển động (motion sensor), hãy kiểm tra ngưỡng độ nhạy mỗi sáu tháng. Cảm biến quá nhạy dễ khiến đèn bật tắt liên tục, cảm biến quá chậm khiến văn phòng bị tối.

– Tòa nhà Capital Place (Quận Bình Thạnh) ban đầu gặp tình trạng đèn bật tắt nhiều lần trong ngày do ngưỡng cảm biến đặt quá thấp. Sau khi điều chỉnh, tòa nhà tiết kiệm được 8% điện năng chiếu sáng trong quý tiếp theo.

– Đặt lịch nhắc nhở kiểm tra cảm biến vào đầu mỗi mùa: mùa khô – khi ánh sáng tự nhiên mạnh mẽ, mùa mưa – khi mây mù hạn chế độ sáng.

Tóm lại, việc đo ánh sáng định kỳ, thay bóng đúng hạn và kiểm tra rèm cửa/kính là những bước không thể thiếu. Chỉ khi ánh sáng được duy trì ở mức chuẩn, nhân viên mới có thể làm việc hiệu quả mà không lo mỏi mắt, căng thẳng.

2. An toàn PCCC & an ninh – bảo đảm vận hành liên tục

An toàn luôn là ưu tiên hàng đầu, đặc biệt trong môi trường văn phòng có hàng trăm, hàng nghìn nhân sự làm việc mỗi ngày. Theo Cục Cảnh sát PCCC & CNCH, mỗi năm Việt Nam ghi nhận khoảng 3.000 vụ cháy có liên quan đến thiết bị điện, trong đó 20% xuất phát từ khu vực văn phòng. Nếu hệ thống PCCC và an ninh không được kiểm tra định kỳ, mọi hoạt động có thể bị gián đoạn nghiêm trọng.

Hệ thống báo cháy tự động:

– Mỗi sáu tháng, đơn vị PCCC có thẩm quyền cần thực hiện thử nghiệm chuông báo và đầu báo khói/đầu báo nhiệt. Trong buổi thử nghiệm, một lượng khói giả (fog machine) được thổi vào môi trường để kích hoạt cảm biến. Chuông cần reo trong vòng 10 giây và đèn báo cháy cần sáng rõ.

– Đồng thời, kiểm tra pin dự phòng (backup battery) của trung tâm báo cháy (control panel) để đảm bảo dung lượng ≥ 50%. Nếu pin yếu, toàn bộ hệ thống có thể “chết yểu” ngay khi mất điện lưới.

– Tại tòa nhà Saigon Complex (Tan Cang), việc test báo cháy hai lần mỗi năm đã rút ngắn thời gian cảnh báo từ 15 giây xuống còn 7 giây, giúp nhân viên nhanh chóng di chuyển đến lối thoát.

Hệ thống chữa cháy tự động:

– Trụ chữa cháy (hose reel) và van chữa cháy (wet riser/dry riser) cần được kiểm tra áp suất 6 tháng/lần. Trong mỗi lần kiểm tra, ban quản lý bơm nước để ghi nhận áp lực ≥ 1.0 MPa, đảm bảo nước đến vòi chữa cháy trong vòng 60 giây.

– Bình chữa cháy cầm tay phải có hạn sử dụng rõ ràng (thông thường là 5 năm). Mỗi ba tháng, ban quản lý kiểm tra áp suất bình ≥ 90% để đảm bảo bình có thể xịt đủ dung dịch chữa cháy khi cần.

– Tòa nhà Viettel Tower phát hiện van khởi thủy (dry riser) rỉ nước trong lần kiểm tra sáu tháng đầu 2023. Sau khi thay van mới, áp lực phục hồi ở mức 1.1 MPa, bảo đảm hệ thống chữa cháy sẵn sàng cho 25 tầng văn phòng.

Lối thoát hiểm và cầu thang bộ:

– Lối thoát hiểm phải rộng ít nhất 1,1 m và nền cầu thang cần có độ ma sát ≥ 0,6 để tránh trượt ngã khi di tản.

– Đèn exit (đèn chỉ dẫn lối thoát hiểm) cần được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo tự động bật khi mất điện, chiếu sáng liên tục tối thiểu 30 phút.

– Mỗi năm, ban quản lý tổ chức diễn tập sơ tán với 10% cư dân tham gia, ghi nhận thời gian từ tầng cao nhất xuống mặt đất trong vòng ≤ 180 giây.

– Tòa nhà Lim Tower (Bitexco) đã di chuyển vị trí đèn exit và bổ sung đèn khẩn cấp tại sảnh để rút ngắn thời gian sơ tán từ 4 phút xuống còn 2 phút 50 giây.

An ninh tòa nhà:

– Camera AI, nhận diện khuôn mặt và cảnh báo hành vi bất thường đóng vai trò “lớp áo giáp” quan trọng để bảo vệ tài sản và dữ liệu. Sau khi triển khai, tòa nhà Deutsches Haus (Quận 1) giảm 80% sự cố mất cắp trang thiết bị chỉ trong 6 tháng.

– Thẻ từ kiểm soát ra vào cần đảm bảo đọc thẻ chính xác dưới mọi điều kiện – kể cả khi bị dính mồ hôi hay bám bụi. Ban quản lý nên test thẻ định kỳ, cài đặt lại module khi phát hiện chậm trễ.

– Quy trình xử lý sự cố an ninh phải được lập thành văn bản: bảo vệ phải phản ứng trong vòng 15 phút kể từ khi nhận cảnh báo, ghi biên bản và cập nhật lên hệ thống quản lý.

3. Môi trường nội bộ – nâng cao trải nghiệm và sức khỏe nhân viên

Văn phòng không chỉ cần sáng sủa và an toàn, mà còn phải đảm bảo môi trường không khí trong lành, độ ồn phù hợp và tiện ích xanh để nhân viên luôn cảm thấy dễ chịu, giảm stress và tập trung tối đa.

Độ ồn (noise level):

– Độ ồn lý tưởng cho khu vực bàn làm việc không quá 45 dB, phòng họp không quá 50 dB, lối đi không quá >55 dB. Máy đo dB nên được sử dụng trong hai khung giờ chính: 9h–11h (khi thang máy đông, nhân viên di chuyển nhiều) và 14h–16h (khi hệ thống HVAC hoạt động tối đa).

– Quạt AHU (Air Handling Unit) đặt quá gần khu làm việc có thể tạo ra tiếng ồn lớn. Tòa nhà Sunrise Central (Novaland) phát hiện độ ồn tại cửa gió gần phòng làm việc đạt 60 dB, sau khi di dời AHU và lắp tấm cách âm, độ ồn giảm xuống 48 dB, mang lại không gian yên tĩnh hơn cho nhân viên.

Độ ẩm và nhiệt độ:

– Văn phòng nên duy trì nhiệt độ 23–25°C và độ ẩm 45–60% để ngăn ngừa khô da, đau cổ họng và giảm tỷ lệ mắc các bệnh về đường hô hấp. Máy đo nhiệt độ – độ ẩm (hygrometer) cần được kiểm tra mỗi ba tháng.

– Khi độ ẩm < 40%, máy tạo ẩm trung tâm nên được kích hoạt. Tòa nhà V Plaza (PVI Tower) phát hiện độ ẩm xuống 30–35% trong mùa khô 2023, sau khi lắp thêm máy tạo ẩm, độ ẩm duy trì 50%, nhân viên phản hồi ít gặp tình trạng khô da, mất nước trong phòng.

Tiện ích xanh và chất thải:

– Không gian xanh, cây cảnh nội thất không chỉ làm đẹp mà còn hút bụi, cải thiện chất lượng không khí. Tòa nhà Deutsches Haus (LEED Platinum) bố trí vườn thượng uyển rộng 500 m², hệ thống thu gom nước mưa để tưới rau cây, giúp giảm 35% lượng nước sử dụng trong cảnh quan, đồng thời giữ AQI trong phòng luôn mức ≤ 50 (“tuyệt vời”).

– Phân loại rác tại nguồn (nhựa – giấy – hữu cơ) giúp hạn chế rác thải hỗn hợp. Tòa nhà CapitaLand Ho Chi Minh Tower (Quận 1) triển khai “Zero Waste Office” từ 2022, đến nay 95% rác tái chế và chỉ 5% rác thải hỗn hợp, giảm 30% chi phí xử lý mỗi tháng.

4. Lập báo cáo và cải thiện liên tục

Sau mỗi đợt kiểm tra, chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà cần tổng hợp kết quả, lập thành báo cáo chi tiết gửi đến khách thuê và ban giám đốc. Nội dung báo cáo nên bao gồm:

1. Ngày giờ kiểm tra – để tạo lịch sử, dễ theo dõi.

2. Hạng mục và kết quả đo đạc – ghi rõ chỉ số lux, CO₂, decibel, áp suất chữa cháy…

3. Biện pháp khắc phục – thợ đến thay bóng, lắp cảm biến, di chuyển AHU, bổ sung cây xanh…

4. Người chịu trách nhiệm – ai giám sát, ai thực hiện, ai ký nhận.

Cứ sau mỗi quý, các số liệu từ báo cáo sẽ giúp ban quản lý tối ưu lịch bảo trì, điều chỉnh KPI cho đội vệ sinh, điện lạnh hay nhà thầu. Ví dụ, nếu trong hai đợt kiểm tra liên tiếp phát hiện 20% đèn LED bị flicker, ban quản lý nên chọn giải pháp thay hàng loạt thay vì sửa lần lượt từng chiếc, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo đồng bộ chất lượng.

Kết luận

Duy trì checklist định kỳ kiểm tra chất lượng văn phòng không phải là công việc thêm rườm rà, mà là yếu tố sống còn để giữ chân khách thuê, nâng cao uy tín tòa nhà và tạo ra môi trường làm việc an toàn – lành mạnh. Ba nhóm trọng điểm: ánh sáng, an toàn PCCC & an ninh, môi trường nội bộ—khi được kiểm soát nghiêm túc và ghi chép bài bản—sẽ đảm bảo văn phòng luôn ở trạng thái tốt nhất. Chủ đầu tư và quản lý tòa nhà nên xem đây như bước đầu tư cho giá trị lâu dài, tránh rủi ro gián đoạn kinh doanh và hình ảnh không mong muốn.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn