Chính sách và quy định an toàn (phòng cháy chữa cháy, an ninh) trong tòa nhà

Trong bất kỳ tòa nhà văn phòng nào, mức độ an toàn – từ phòng cháy chữa cháy đến an ninh – chính là “hàng rào sinh mệnh” bảo vệ con người và tài sản bên trong. Trước khi đi sâu vào từng quy định cụ thể, hãy hình dung tòa nhà như một “hệ sinh thái khép kín” mà chỉ cần một mắt xích an toàn lỏng lẻo cũng đủ kéo sập toàn bộ vận hành và uy tín doanh nghiệp bên trong. Bài viết này S4S sẽ cung cấp các chính sách và quy định về phòng cháy chữa cháy, an ninh giúp doanh nghiệp hiểu hơn, hạn chế rủi ro và đảm bảo văn phòng hoạt động ổn định dài lâu.

1. Khung pháp lý & tiêu chuẩn chi phối PCCC – an ninh tòa nhà

1.1. Văn bản pháp luật Việt Nam

• Luật PCCC 2001 (sửa đổi 2013) & Nghị định 136/2020/NĐ-CP – quy định bắt buộc thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC.

• QCVN 06:2022/BXD – Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn cháy cho nhà và công trình.

• Thông tư 149/2020/TT-BCA – Hướng dẫn kiểm định phương tiện PCCC.

• Nghị định 167/2013/NĐ-CP – Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự.

Trong trường hợp các tòa nhà văn phòng xảy ra sự cố, việc có hệ thống PCCC tiêu chuẩn là vô cùng cần thiết và quan trọng để đảm bảo sự an toàn cho con người và tài sản. Đặc biệt, với những tòa nhà có quy mô lớn, công tác quản lý PCCC tại tòa nhà là một điều tiên quyết để các doanh nghiệp sở hữu và các doanh nghiệp thuê văn phòng có đủ điều kiện xin giấy phép kinh doanh hợp pháp. 

1.2. Tiêu chuẩn quốc tế tham chiếu

Lưu ý: QCVN 06 yêu cầu tối thiểu, doanh nghiệp áp dụng NFPA sẽ gia tăng “điểm” CSR & giảm phí bảo hiểm.

2. Hạng mục PCCC bắt buộc trong tòa nhà

2.1. Hệ thống báo cháy tự động

• Đầu dò khói, nhiệt bố trí ≤ 9 m²/đầu (theo QCVN 06).

• Trung tâm báo cháy đặt tại phòng trực 24/7; kết nối âm thanh + đèn flash.

2.2. Hệ thống chữa cháy cố định

• Sprinkler: lưu lượng thiết kế 5 l/min/m², phạm vi đầu phun ≤ 3 m.

• Bình chữa cháy xách tay: bố trí 1 bình bột 4 kg/50 m².

• Bơm PCCC: 2 bơm điện + 1 bơm diesel dự phòng; test áp lực ≥ 7 bar/tuần.

2.3. Lối thoát hiểm & chiếu sáng khẩn cấp

• Chiều rộng thang bộ ≥ 1 m; cửa mở dọc chiều thoát.

• Đèn EXIT tự sáng ≥ 60 phút khi mất điện.

2.4. Nguồn điện dự phòng

• ATS < 15 s; cấp 100 % tải cho báo cháy, thang thoát hiểm, bơm sprinkler.

3. Chính sách an ninh – bốn lớp bảo vệ

KPI đề xuất: 100 % khách lạ khai báo; 99,9 % camera hoạt động; 100 % sự cố an ninh phản hồi < 5 phút.

4. Quy trình vận hành PCCC & an ninh hiệu quả

4.1. Hồ sơ & phân công nhiệm vụ

• Sổ trực PCCC: ghi nhận nhiệt độ, áp lực bơm, báo cháy giả.

• Mô tả công việc: phân rõ Chỉ huy PCCC, An ninh trưởng, Kỹ sư M&E.

4.2. Kiểm tra định kỳ

4.3. Đào tạo & diễn tập

• Fire Drill có khói nhân tạo + mô phỏng người bị nạn.

• Table-Top Exercise cho tình huống đánh bom, trộm cắp dữ liệu.

• E-Learning bắt buộc nhân viên mới hoàn thành 100 % khóa PCCC trong vòng 1 tuần onboard.

5. Công nghệ hỗ trợ – chuyển quản lý “giấy bút” sang nền tảng số

1. BMS tích hợp PCCC: Cảnh báo trễ 3 s khi đầu dò kích hoạt, tự động gửi SMS cho chỉ huy.

2. AI camera: Nhận diện hành vi bất thường (tụ tập, vẫy lửa), kích hoạt loa cảnh báo.

3. App nội bộ: Cho phép cư dân báo cháy giả, sự cố an ninh, đặt thẻ khách – giảm 40 % thời gian phản hồi.

6. Chi phí & ROI khi đầu tư hệ thống an toàn chuẩn

7. Bẫy thường gặp & mẹo khắc phục

1. Lắp sprinkler nhưng không Test & Balance ➜ nước phun không đồng đều → luôn commissioning với tư vấn độc lập.

2. Phân quyền thẻ từ quá rộng ➜ rủi ro rò rỉ tài liệu bí mật → áp dụng least-privilege; review access 6 tháng/lần.

3. Camera đẹp nhưng mạng LAN yếu ➜ hình giật, không ghi → dùng PoE switch riêng, lưu cloud redundancy.

8. Case study: Cao ốc XYZ đạt NFPA + ISO 27001, ROI sau 18 tháng

• Thực trạng cũ: PCCC theo QCVN, camera analog.

• Nâng cấp: Sprinkler NFPA 13, báo cháy địa chỉ, camera AI 4K + access QR.

• Chi phí: 2,5 triệu đ/m² (CAPEX) + 10 000 đ/m² (OPEX).

• Kết quả:

  • Phí bảo hiểm giảm 27 %.

  • Sự cố an ninh giảm 85 %.

  • Giá thuê tăng 12 % nhờ chứng chỉ NFPA hiếm tại khu vực.

9. Kế hoạch 5 bước triển khai cho chủ đầu tư

1. Đánh giá GAP giữa hiện trạng – QCVN – NFPA/WELL: Khâu đầu tiên giống như chụp “CT-Scan” cho tòa nhà: đội kỹ sư PCCC, an ninh và tư vấn WELL đo lường mọi chi tiết – từ mật độ đầu phun sprinkler, lưu lượng gió tươi đến độ phủ camera. Báo cáo GAP chỉ ra điểm nào đã đạt, điểm nào “thiếu chuẩn” (ví dụ cửa thoát hiểm rộng 0,9 m nhưng QCVN yêu cầu ≥ 1 m; lượng không khí tươi mới chỉ 15 m³/h/người trong khi WELL đòi 25 m³). Kết quả là bản đồ rủi ro định lượng giúp chủ đầu tư ưu tiên hạng mục khẩn cấp trước, hạng mục “nâng tầm” sau – tránh chi tiền dàn trải mà không chạm trọng tâm.

2. Lập ngân sách & timeline theo mô hình CAPEX-for-Rent (chia nhỏ chi phí): Thay vì chi 100 % vốn ngay, chủ đầu tư chuyển một phần chi phí nâng cấp (CAPEX) thành “tiền thuê cải tiến” thu hằng tháng từ khách (OPEX). Ví dụ: thay toàn bộ sprinkler NFPA 13 tốn 3 tỷ đồng, chia đều vào service charge trong 36 tháng – mức tăng chỉ 12 000 đ/m², thấp hơn chi phí chuyển văn phòng nên khách chấp nhận. Timeline bám sát chu trình tài chính: Q1 sửa hệ thống bơm; Q2 – Q3 lắp camera AI; Q4 hoàn tất đào tạo WELL – tránh dồn thi công, giảm downtime.

3. Thiết kế chi tiết & thẩm duyệt mời tư vấn NFPA, an ninh ISO 18788: Hồ sơ được soạn dưới hai góc độ: bản vẽ MEP tuân NFPA 13/72 nộp Cảnh sát PCCC; mô tả hệ thống an ninh nộp Sở Công thương, kèm quy trình ISO 18788. Việc mời tư vấn NFPA cấp II và chuyên gia ISO giúp rút ngắn vòng phản biện, giảm rủi ro “trả hồ sơ” – tiết kiệm 4–6 tuần so với chủ đầu tư tự lo. Đồng thời, hồ sơ chi tiết hỗ trợ nhà thầu thi công đúng thông số ngay từ đầu, hạn chế phát sinh.

4. Thi công – commissioning song song đào tạo CBNV: Thiết bị lắp đến đâu, kỹ thuật CBNV học đến đó: thợ lắp sprinkler hướng dẫn bảo trì đầu phun; đơn vị camera AI huấn luyện đội an ninh tag hành vi bất thường trên dashboard. Khi hoàn thành, commissioning (test & balance) chạy toàn hệ thống trong trạng thái mô phỏng hỏa hoạn – cúp điện – đột nhập để chắc chắn các lớp an toàn “ăn khớp” như bánh răng. Nhờ đào tạo đồng thời, tòa nhà không rơi vào cảnh “hệ thống mới toanh nhưng nhân sự không biết vận hành”.

5. Giám sát & audit hàng năm lập KPI, cập nhật tiêu chuẩn mới: Sau khi đưa vào sử dụng, ban quản lý lập KPI an toàn sống: 99 % sprinkler hoạt động; thang thoát hiểm không chứa vật cản; camera uptime ≥ 99,9 %. Mỗi năm, audit nội bộ đối chiếu KPI với tiêu chuẩn NFPA/WELL phiên bản mới – ví dụ WELL v2 cập nhật giới hạn PM2.5 từ 15 xuống 12 µg/m³. Những chỗ lệch chuẩn sẽ quay lại chu trình GAP–Budget–Design ở đầu vòng đời tiếp theo, đảm bảo tòa nhà luôn đứng đầu “chuẩn an toàn” chứ không chỉ đạt chuẩn vào ngày nhận chứng chỉ.

10. Kết luận – An toàn không phải chi phí, mà là đầu tư sinh lời

Một tòa nhà đạt chuẩn PCCC – an ninh:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý (tránh phạt 50–100 triệu/vi phạm).

• Tiết kiệm phí bảo hiểm & tăng giá thuê nhờ uy tín “tòa nhà an toàn”.

• Bảo vệ con người & tài sản, duy trì hình ảnh thương hiệu.

Doanh nghiệp chỉ cần ghi nhớ công thức 3T: Tuân thủ (luật QCVN), Tăng cấp (NFPA, ISO), Tối ưu (BMS, AI) để biến an toàn thành lợi thế cạnh tranh – “dòng tiền” bền vững trong suốt vòng đời tòa nhà.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn