Chủ tòa nhà cần lưu ý gì khi thuê công ty quản lý vận hành?

Chủ tòa nhà cần lưu ý gì khi thuê công ty quản lý vận hành?

Quản lý vận hành tòa nhà là một phần không thể thiếu để đảm bảo giá trị bất động sản, duy trì dịch vụ chất lượng và tạo sự hài lòng cho khách thuê. Với sự bùng nổ của thị trường bất động sản, nhiều chủ đầu tư và ban quản trị đã lựa chọn công ty quản lý vận hành chuyên nghiệp, thay vì tự gánh trách nhiệm này. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa và tránh rủi ro, chủ tòa nhà cần hiểu rõ những lưu ý quan trọng trước, trong và sau quá trình hợp tác. Dưới đây là chia sẻ chi tiết của S4S, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi thuê công ty quản lý vận hành.

1. Tầm quan trọng của công ty quản lý vận hành tòa nhà

1.1. Đảm bảo chất lượng dịch vụ và hình ảnh thương hiệu

Công ty quản lý vận hành đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chất lượng dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, lễ tân, bảo trì cơ sở hạ tầng…) cũng như giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp cho tòa nhà. Một tòa nhà được vận hành tốt không chỉ cung cấp trải nghiệm thoải mái, an toàn cho khách thuê, mà còn nâng cao giá trị bất động sản. Ngược lại, dịch vụ kém dẫn đến nhiều khiếu nại, doanh thu sụt giảm và đánh mất uy tín.

1.2. Giảm áp lực cho chủ tòa nhà

Thay vì phải lo lắng từng hạng mục như tuyển nhân sự bảo vệ, bảo trì hệ thống điện nước, theo dõi hóa đơn điện, nước, rác thải, vv., chủ tòa nhà có thể ủy quyền cho công ty quản lý vận hành chuyên nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện theo quy trình rõ ràng. Chủ tòa nhà chỉ cần giám sát kết quả và kiểm tra định kỳ, thay vì “chạy” khắp nơi để xử lý vấn đề.

2. Các tiêu chí lựa chọn công ty quản lý vận hành

2.1. Uy tín và kinh nghiệm thực tế

Trong lĩnh vực bất động sản, kinh nghiệm thực tế chiếm vai trò vô cùng quan trọng. Hãy ưu tiên những công ty đã từng quản lý các dự án tương tự về quy mô, mục đích (chẳng hạn tòa nhà văn phòng, chung cư, trung tâm thương mại…). Ngoài ra, kiểm tra uy tín thị trường qua đánh giá của khách hàng cũ, các giải thưởng chuyên ngành hay phản hồi trên các diễn đàn, mạng xã hội bất động sản.

2.2. Đội ngũ chuyên môn và quy trình quản lý

Một công ty quản lý vận hành chất lượng không chỉ có đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm (kỹ sư, chuyên viên bảo trì, kỹ thuật viên, quản lý an ninh…) mà còn sở hữu quy trình làm việc bài bản, tuân thủ tiêu chuẩn ngành. Việc nắm rõ các tiêu chuẩn về PCCC (Phòng cháy chữa cháy), quy định an toàn lao động, vệ sinh môi trường… cho thấy tính chuyên nghiệp. Chủ tòa nhà nên yêu cầu công ty cung cấp tài liệu quy trình, cách triển khai để đánh giá mức độ đồng bộ.

2.3. Khả năng ứng dụng công nghệ

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ (phần mềm quản lý tòa nhà, hệ thống camera giám sát, thẻ từ thông minh, cổng ra vào tự động…) giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Một công ty quản lý vận hành tiên phong ứng dụng công nghệ sẽ tự động hóa nhiều khâu như theo dõi bảo trì, giám sát an ninh, thu phí… hạn chế sai sót do con người. Đây là điểm cộng lớn khi cân nhắc lựa chọn đối tác.

2.4. Khả năng phản ứng và xử lý sự cố

Vận hành tòa nhà luôn phát sinh những tình huống khẩn cấp: hỏa hoạn, ngập nước, mất điện đột xuất… Đội quản lý vận hành phải có phản ứng nhanh và quy trình xử lý chuyên nghiệp để giảm thiểu thiệt hại. Hãy tìm hiểu công ty dự định thuê đã từng giải quyết các sự cố tương tự chưa, kết quả ra sao. Khả năng phòng ngừa và khắc phục nhanh chóng chính là “chìa khóa” giảm rủi ro cho tòa nhà.

3. Hợp đồng quản lý vận hành: Những điều khoản không thể bỏ qua

3.1. Phạm vi công việc và trách nhiệm đôi bên

Trước khi ký hợp đồng, xác định rõ phạm vi dịch vụ và trách nhiệm:

• Công ty quản lý vận hành chịu trách nhiệm những hạng mục nào (an ninh, vệ sinh, bảo trì, thu phí…)

• Chủ tòa nhà cung cấp tài nguyên nào (văn phòng làm việc cho đội vận hành, ngân sách bảo dưỡng định kỳ…)

• Quy trình báo cáo định kỳ, kênh liên lạc chính thức…

Việc “càng chi tiết, càng tốt” giúp tránh hiểu lầm, hạn chế tranh chấp sau này.

3.2. Thời hạn và chi phí quản lý

Thời hạn hợp đồng thường từ 1-3 năm (hoặc lâu hơn), kèm điều khoản gia hạn. Với tòa nhà mới, có thể ký ngắn hạn để đánh giá chất lượng dịch vụ trước.

Chi phí có thể tính cố định hàng tháng (dựa trên diện tích, quy mô) hoặc theo tỷ lệ phần trăm doanh thu (nếu tòa nhà khai thác mô hình cho thuê thương mại). Chủ tòa nhà cần so sánh nhiều báo giá, đàm phán điều khoản “miễn giảm” nếu có rủi ro hoặc thay đổi quy mô.

3.3. Cơ chế thưởng – phạt và điều khoản chấm dứt hợp đồng

Khi tòa nhà vận hành dưới sự quản lý của một công ty chuyên nghiệp, cơ chế thưởng – phạt thường được thiết lập giữa chủ tòa nhà và đơn vị quản lý nhằm bảo đảm chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, khách thuê hay doanh nghiệp – cũng sẽ chịu tác động nhất định, nhất là khi có tình huống bất thường xảy ra. Dưới đây là những khía cạnh mà khách thuê cần nắm rõ:

• Thưởng khi dịch vụ tốt

  • Nhiều hợp đồng quy định các chỉ số hiệu suất (Key Performance Indicators – KPIs) như mức độ hài lòng của khách thuê, tỉ lệ sự cố được xử lý kịp thời, chỉ số tiết kiệm năng lượng…

  • Khi công ty quản lý đáp ứng hoặc vượt chỉ tiêu, họ sẽ nhận khoản thưởng (thường do chủ tòa nhà chi trả). Điều này thúc đẩy đội vận hành nâng cao chất lượng phục vụ, từ đó khách thuê cũng được hưởng lợi: an ninh, vệ sinh, bảo trì… tốt hơn.

• Phạt hoặc chấm dứt hợp đồng nếu vi phạm

  • Nếu công ty quản lý không hoàn thành quy trình PCCC, gây thiệt hại tài sản, hoặc bỏ bê dịch vụ (thang máy hỏng nhiều ngày không sửa, rác thải ùn ứ…), họ có thể bị phạt tài chính hoặc bị chấm dứt hợp đồng.

  • Đối với khách thuê, khi dịch vụ kém chất lượng, bạn có quyền khiếu nại lên chủ tòa nhà hoặc ban quản trị, yêu cầu áp dụng cơ chế phạt. Hình phạt đó không chỉ trừng phạt đơn vị vận hành mà còn buộc họ phải cải thiện chất lượng, bảo vệ quyền lợi khách thuê.

• Điều khoản chấm dứt hợp đồng và vai trò của khách thuê

  • Minh bạch về thời gian báo trước

    • Hợp đồng quản lý tòa nhà giữa chủ tòa nhà và công ty vận hành thường quy định thời gian báo trước (30 ngày, 45 ngày…) khi chấm dứt.

    • Khách thuê nên biết khoảng thời gian này, để dự phòng trường hợp tòa nhà thay đổi đơn vị quản lý đột ngột, tránh xáo trộn cuộc sống hoặc hoạt động kinh doanh.

  • Chi phí bồi thường nếu hợp đồng chấm dứt sớm

    • Có những trường hợp chủ tòa nhà chấm dứt hợp đồng sớm với công ty quản lý do không đạt chỉ tiêu hoặc vi phạm nặng. Phí bồi thường (nếu có) sẽ do chủ tòa nhà chi trả, nhưng khách thuê cần nắm được để đảm bảo không phát sinh thêm phí liên quan đến mình (ví dụ, phí dịch vụ tạm thời tăng cao để bù đắp chi phí bồi thường).

    • Nếu chi phí dịch vụ tăng đột biến mà không có lý do minh bạch, khách thuê có quyền yêu cầu giải thích.

  • Tình huống tòa nhà thay đổi đơn vị vận hành

    • Khi chấm dứt hợp đồng với công ty cũ và ký với đơn vị quản lý mới, trong thời gian chuyển giao, dịch vụ đôi khi gián đoạn (chẳng hạn bảo vệ thay ca, lễ tân chưa nắm hệ thống…). Khách thuê nên chủ động cập nhật từ chủ tòa nhà, theo dõi để báo ngay nếu có sự cố.

    • Đồng thời, khách thuê hãy nắm thông tin liên hệ của đơn vị mới, để tiếp tục sử dụng các dịch vụ (vệ sinh, bảo trì) mà không bị “mắc kẹt” do sự chậm trễ chuyển giao.

4. Giám sát và đánh giá hiệu quả quản lý vận hành

4.1. Báo cáo định kỳ và giao tiếp liên tục

Một công ty quản lý vận hành chuyên nghiệp sẽ cung cấp báo cáo định kỳ về các hạng mục: an ninh, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật, thu – chi… Chủ tòa nhà nên yêu cầu họ sử dụng báo cáo rõ ràng, có thể định lượng (số liệu chi phí, tần suất kiểm tra…) kết hợp hình ảnh, video (nếu cần). Bên cạnh đó, kênh giao tiếp (email, điện thoại, cuộc họp định kỳ) phải luôn mở để xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.

4.2. Chỉ số hài lòng của khách thuê

Hài lòng của khách thuê là “thước đo” sát thực nhất về chất lượng vận hành. Hãy tổ chức các buổi lấy ý kiến, khảo sát định kỳ hoặc hộp góp ý online để lắng nghe phản hồi. Từ đó, chủ tòa nhà và công ty quản lý vận hành có thể điều chỉnh và cải tiến dịch vụ. Đôi khi, chỉ một sự cố nhỏ (mất nước, mất điện liên tục) cũng ảnh hưởng nặng nề đến hình ảnh tòa nhà nếu không khắc phục triệt để.

4.3. So sánh chi phí vận hành với ngân sách dự kiến

Để tránh tình trạng chi phí “phình to” theo thời gian, nên đặt mục tiêu ngân sách cụ thể (điện, nước, bảo trì…) ngay từ đầu. Định kỳ hàng quý, hai bên đối chiếu và thảo luận về chênh lệch. Nếu công ty quản lý vận hành giúp tiết kiệm đáng kể (nhờ kiểm soát rò rỉ nước, tối ưu hệ thống đèn…), đó là dấu hiệu họ làm tốt. Ngược lại, nếu chi phí liên tục vượt kế hoạch mà không có lý do hợp lý, cần rà soát năng lực và quy trình.

5. Rủi ro và cách phòng ngừa

5.1. Chọn công ty không đủ năng lực

Rủi ro lớn nhất là chọn một đơn vị quản lý vận hành kém kinh nghiệm, không kiểm soát được nhân sự và quy trình. Để phòng ngừa:

• Tham khảo dự án họ đang quản lý: Chất lượng dịch vụ, mức độ hài lòng khách thuê ra sao?

• Kiểm tra năng lực tài chính, số năm hoạt động, hồ sơ năng lực (portfolio).

• Yêu cầu giấy chứng nhận, chứng chỉ chuyên môn liên quan (chẳng hạn quản lý an ninh, PCCC…).

5.2. Mâu thuẫn giữa khách thuê và nhà quản lý

Nếu công ty quản lý vận hành không đủ khéo léo trong ứng xử, xử lý khiếu nại, rất dễ xảy ra mâu thuẫn. Để phòng tránh, hãy thống nhất quy trình giải quyết khiếu nại: thời gian phản hồi, cấp người giải quyết, kênh liên lạc. Ngoài ra, cần văn bản hóa nội quy tòa nhà, quy định phí dịch vụ… để khách thuê hiểu rõ quyền và nghĩa vụ.

5.3. Vấn đề tài chính không minh bạch

Việc sử dụng quỹ vận hành, quỹ bảo trì thường gây tranh cãi nếu không có giám sát tài chính minh bạch. Chủ tòa nhà nên yêu cầu công ty quản lý mở tài khoản riêng, có sổ sách kế toán chi tiết, và báo cáo định kỳ. Mọi khoản thu – chi phải được công khai để tránh nghi ngờ, tạo niềm tin giữa các bên liên quan.

6. Kết luận

Việc thuê một công ty quản lý vận hành chuyên nghiệp chính là giải pháp tối ưu, giúp chủ tòa nhà giảm bớt gánh nặng quản lý, đảm bảo chất lượng dịch vụ và duy trì giá trị bất động sản. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi thận trọng từ khâu chọn lựa, đàm phán hợp đồng, theo dõi hiệu quả đến phản hồi kịp thời với khách thuê. Những điểm cần lưu ý gồm:

1. Chọn đối tác có uy tín, kinh nghiệm thực tế và đội ngũ chuyên môn tốt.

2. Quy định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và chi phí trong hợp đồng, kèm cơ chế thưởng – phạt minh bạch.

3. Giám sát thường xuyên qua báo cáo định kỳ, chỉ số hài lòng, và so sánh chi phí thực tế so với ngân sách.

4. Xử lý rủi ro bằng quy trình chặt chẽ, phản ứng nhanh trước sự cố khẩn cấp.

5. Ưu tiên ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất, giảm sai sót và tạo giá trị gia tăng cho khách thuê.

Khi nắm vững những lưu ý trên, chủ tòa nhà sẽ tối ưu được chi phí, nâng tầm uy tín dự án, đồng thời tạo nên môi trường sống và làm việc lý tưởng cho tất cả mọi người. Hãy lựa chọn công ty quản lý vận hành một cách thông minh và triển khai hợp tác dựa trên sự minh bạch, chia sẻ lợi ích để cùng phát triển bền vững.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê, quản lý tòa nhà.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn