Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng trọn gói tại Tp.HCM có thể bạn chưa biết

Gần đây, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng ngày càng được nhiều người biết đến rộng rãi. Lĩnh vực này không chỉ phát triển ở trên thế giới mà còn được nhân rộng sang thị trường Việt Nam ở những năm gần đây. Vậy tại sao cần phải có dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà? Những tiện ích tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà? Địa chỉ nào uy tín về việc cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà ở TPHCM? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết của công ty quản lý tòa nhà S4S dưới đây.

Khái niệm quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà là gì? Nó có thể định nghĩa là vận hành tòa nhà. Đó là một trong những lĩnh vực kinh doanh cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành ở nhiều hoạt động trong tòa nhà. Các hoạt động có thể kể đến từ dịch vụ vệ sinh, kỹ thuật đến quản lý nhân sự và dịch vụ chăm sóc khách hàng được tốt nhất. Nhằm đảm bảo mọi hoạt hoạt động được trơn tru, an toàn và tiện nghi nhất cho chủ đầu tư và nhiều khách thuê. Mặt khác, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí trong việc quản lý, vận hành và hoạt động kinh doanh.

*Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là gì?*

Công việc quản lý, vận hành tòa nhà là trách nhiệm của những ai?

Ai là người chịu trách nhiệm quản lý, vận hành tòa nhà có thể bạn chưa biết?

Các dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ có bộ phận phụ trách cho từng mảng, lĩnh vực riêng của toàn hệ thống tòa nhà. Tức là, mỗi khu vực đều có một quản lý tương ứng với từng bộ phận đó. Và người quản lý chung và chịu trách nhiệm cho tất cả bộ phận đó là người có chức vụ cao nhất chính là Giám đốc Ban quản lý tòa nhà.

Mỗi cá nhân, tổ chức quản lý vận hành tòa nhà có nhiệm vụ gì?

Để quản lý tòa nhà trơn chu và vận hành an toàn thì mỗi cá nhân và các đơn vị dịch vụ phải phối hợp cùng nhau để hoàn thành các nhiệm vụ được kể đến như sau:

Thực hiện giám sát, bảo vệ an ninh, PCCC và các hệ thống bảo vệ an toàn khác.
Lên kế hoạch bảo trì tòa nhà định kỳ
Luôn đảm bảo và duy trì tiện ích đầy đủ cho khách thuê
Kiểm tra ngân sách bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà.
Theo dõi nhà thầu và giám sát công việc đã hoàn thành.
Khắc phục nhanh chóng tình trạng bảo trì, sửa chữa khi gặp vấn đề
Đào tạo đội ngũ nhân viên định kỳ hàng tháng và bài bản
Đánh giá kết quả cũng như hiệu suất làm việc cho từng nhân viên. Đồng thời, đưa ra phương án dự phòng và điều chỉnh hợp lý về nhân sự
Luôn lắng nghe, chia sẻ và giải quyết các khiếu nại đến từ khách thuê.
Tiến hành lưu giữ hồ sơ của khách thuê.
Theo dõi và giám sát tòa nhà thường xuyên để tìm dấu hiệu hư hỏng và khắc phục nhanh chóng.

*Nhiệm vụ của mỗi cá nhân, tổ chức quản lý vận hành tòa nhà*

Người quản lý vận hành tòa nhà phải có kiến thức, năng lực gì?

Quản lý, vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, bài bản là một công việc không hề dễ dàng. Bởi chúng luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và thận trọng. Do đó, người quản lý cũng như các cá nhân tham gia vào công tác này cần hiểu rõ kiến thức, năng lực, được liệt kê cụ thể như sau:

Đối với kiến thức: để giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến vận hành, quản lý tòa nhà. Bắt buộc người quản lý vận hành tòa nhà phải trang bị đầy đủ kiến thức về hành chính nhân sự, bảo vệ an ninh, quy trình vệ sinh, thông tin liên hệ và kèm một số nghiệp vụ liên quan khác. Bởi đây là nền tảng để người quản lý đưa ra quyết định chuẩn xác nhất đối với tòa nhà. Đồng thời, giúp cho tòa nhà luôn hoạt động hiệu quả và chất lượng nhất.
Đối với năng lực chuyên môn: Điều tất yếu nhất đối với người quản lý vận hành tòa nhà là phải có kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề liên quan đến quá trình vận hành kỹ thuật, thực hiện công tác an ninh, dịch vụ lau chùi vệ sinh, quản lý hệ thống tài chính và con người. Bên cạnh đó, người quản lý vận hành phải có tố chất minh bạch, trung thực và công bằng.

*Kiến thức và năng lực người quản lý vận hành tòa nhà*

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những hoạt động gì?

Dịch vụ làm vệ sinh

Hoạt động vệ sinh luôn là luôn là vấn đề được quan tâm nhiều nhất bởi đây là bộ mặt của toàn dự án hoặc tòa nhà. Chính vì vậy, vấn đề vệ sinh luôn được các đơn vị dịch vụ quản lý chú ý và quan tâm. Cho nên, để cân bằng và có lợi cả đôi bên, ban quản lý nhất định phải thuê đơn vị vệ sinh chuyên nghiệp. Nhằm đảm bảo các công tác vệ sinh được nhanh chóng và tối ưu nhất. Bởi công việc này đòi hỏi phải thường xuyên và tỉ mỉ.

Dịch vụ bảo vệ an ninh

Dịch vụ bảo vệ an ninh bao gồm các hoạt động kiểm tra người ra, người vào, bãi đỗ xe và hệ thống an ninh cho toàn tòa nhà. Đồng thời, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn, tranh chấp khi xảy ra xung đột… Đây là nhiệm vụ cần có của một bộ phận an ninh. Tuy nhiên, công nghệ ngày càng phát triển, nhiệm vụ bảo vệ an ninh cũng được giám sát dễ dàng hơn nhờ hệ thống camera và chuông báo động cùng với nhiều kỹ thuật tiên tiến khác.

Hoạt động quản lý tài chính tòa nhà

Các nhà quản lý tòa nhà văn phòng phải có trách nhiệm trong quá trình quản lý tài chính bao gồm quản lý các khoản chi & thu cho toàn hệ thống tòa nhà. Nhằm đảm bảo mọi khoản chi phí minh bạch, chi tiết và rõ ràng. Bởi có rất nhiều khoản chi định kỳ hàng tháng như tiền điện, tiền nước, tiền vệ sinh, tiền làm cỏ,…; và chi phí không cố định như phí bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị máy móc cho hệ thống tòa nhà.

Hoạt động vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà

Quá trình bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà là bộ phận không thể thiếu. Bởi trong toà nhà có rất nhiều hệ thống kỹ thuật cần phải kiểm tra như hệ thống thông gió, hệ thống ống nước, hệ thống điện, hệ thống PCCC, hệ thống thang máy, hệ thống điều hòa…Vì vậy, để không bị vấn đề và trì hoãn, thì các hệ thống này cần được kiểm tra liên tục để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của toàn hệ thống của tòa nhà.

Hoạt động quản lý nhân sự tòa nhà

Ở mỗi vị trí của tòa nhà bắt buộc phải có nhân viên đầy đủ. Nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà hiệu quả cao. Vì thế, việc tuyển dụng và đưa ra chính sách thưởng, phạt cũng phải thật phù hợp và thu hút. Bên cạnh đó, các quản lý phải kiểm tra và giám sát nhân sự của mình chặt chẽ, đảm bảo đúng người, đúng việc và đúng nhiệm vụ.

Hoạt động quản lý khách hàng cho tòa nhà

Quá trình khách hàng đến tòa nhà cũng được quản lý chặt chẽ và theo đúng quy định. Cụ thể, khi khách hàng đến nơi; chính sách chăm sóc khách hàng; giải quyết khiếu nại của khách hàng; và lắng nghe cẩn thận yêu cầu của khách hàng. Điều này, nhằm mục đích giữ chân khách hàng, mang đến trải nghiệm tốt nhất khi khách hàng đến với dịch vụ của mình.

Tại sao nên thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng?

Không phải ai cũng có thể quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Bởi đây là công việc không phải đơn giản và khó thực hiện. Mọi hoạt động kiểm soát trong tòa nhà phải tuân theo quy trình quản lý tòa nhà cụ thể. Bên cạnh đó, cần có sự hợp tác giữa các bộ phận với nhau thông qua hệ thống hiện đại lẫn hành động của con người. Cho nên, không phải bất kỳ đơn vụ cung cấp dịch vụ nào cũng có thể triển khai và thực hiện đúng. Chính vì vậy, việc lựa chọn dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ tốt hơn là chủ đầu tư tự quản lý và vận hành. Sau đây là một số lợi ích mà chủ đầu tư cần phải thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà:

Đảm bảo quá trình quản lý và vận hành tòa nhà hiệu quả cao

Hệ thống tòa nhà văn phòng thường ít nhất cũng 5 – 20 tầng nên việc quản lý vận hành tòa nhà yêu cầu phải có cái nhìn tổng quan và cũng không thể bỏ qua các chi tiết nhỏ để giữ chân khách hàng. Trong tòa nhà có rất nhiều vấn đề, mà chỉ có một mình bạn thì khó mà có thể quản lý và vận hành tòa nhà. Vì vậy, bạn nên thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng để mọi hoạt động đều thực hiện theo quy trình, tiêu chuẩn khoa học. Nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý đạt được hiểu cao và còn nâng cao năng suất làm việc.

Nâng cao chất lượng và giá trị tòa nhà văn phòng

Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cũng chính là xây dựng bộ mặt cho chủ đầu tư cũng như doanh nghiệp của bạn. Tất cả quá trình hoặc hoạt động đều thực hiện theo quy trình bài bản, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đây cũng là công cụ trực tiếp giữ chân và làm hài lòng với khách hàng.

Tiết kiệm tối đa chi phí, hiệu suất làm việc

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà trọn gói sẽ bao gồm vấn đề về nhân sự và quản lý. Nên chủ đầu tư không phải mất quá nhiều thời gian để tuyển nhân sự. Bên cạnh đó, chủ đầu tư còn tiết kiệm tối đa chi phí về việc thuê nhân công và nhân sự để quản lý riêng. Có lẽ, đây cũng là lý do chính mà đơn vị làm dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng để biết đến rộng rãi.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà mới nhất năm 2023

Quản lý hợp đồng vận hành tòa nhà

Các đơn vị dịch vụ quản lý vận hành được Chủ đầu tư/Ban quản trị tòa nhà tiến hành ký hợp đồng quản lý tòa nhà để thực hiện công việc vận hành thì hoạt động quản lý hợp đồng cụ thể như sau:

Tiến hành ký hợp đồng và thực thi hợp đồng đối với các nhà thầu như đơn vị dịch vụ vệ sinh, an ninh, cây xanh, làm cỏ côn trùng.
Thực hiện, đo lường, theo dõi chất lượng công việc của các nhà thầu theo đúng hợp đồng ký kết.
Giám sát quá trình thanh lý hợp đồng với các nhà thầu sau khi hoàn tất hợp đồng.

Quy trình quản lý vệ sinh trong tòa nhà

Như đã đề cập ở trên, vấn đề vệ sinh luôn được chú ý nhiều nhất. Vì vậy các hoạt động vệ sinh được triển khai thường xuyên và liên tục. Nhằm giữ gìn vệ sinh được sạch sẽ, không khí trong lành cho tất cả mọi người trong tòa nhà.

Lên kế hoạch vệ sinh cho từng khu vực.
Thực hiện công tác vệ sinh của mỗi bộ phận, khu vực.
Tuân thủ quy định vệ sinh và xử lý rác thải ở khu vực trong và ngoài tòa nhà.
Phân công rõ ràng về nhân sự, ca làm việc

Quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà

Quy trình triển khai công tác an ninh theo quy trình chuẩn xác nhất như sau:

Tuân thủ quy định PCCC.
Có quy định rõ ràng về thời gian lịch giám sát của bộ phận an ninh.
Định kỳ hàng tháng sẽ có đào tạo về kiến thức PCCC.
Giám sát hàng hóa, tài sản ra vào tòa nhà.
Giám sát khách tham quan, khách hàng
Trông giữ xe trong bãi đỗ xe

Quy trình giám sát, vận hành và quản lý hệ thống kỹ thuật

Quản lý vận hành tòa nhà muốn hoạt động chất lượng, an toàn thì quá trình theo dõi, giám sát hệ thống kỹ thuật được diễn ra định kỳ như:

Tiến hành bảo trì hệ thống kỹ thuật định kỳ.
Sửa chữa, bảo trì kỹ thuật tòa nhà khi gặp vấn đề.
Bảo trì định kỳ thang máy, máy điều hòa, máy sưởi ấm… tại từng bộ phận của tòa nhà.

Quy trình thực hiện công tác quản lý tài chính

Để tiến hành thực hiện hoạt động quản lý tài chính, ban quản lý cần tiến hành các quy trình như:

Tài chính minh bạch, rõ ràng
Báo cáo định kỳ với chủ đầu tư và khách thuê.
Hoạt động thu chi rõ ràng các loại phí dịch vụ.
Chi quỹ tiền mặt với những mục đích minh bạch, cụ thể và chi tiết.

Quy trình triển khai quản lý khách hàng

Thường các tòa nhà lớn đều có một lượng khách thuê khá lớn, vì thế việc quản lý khách hàng là điều vô cùng quan trọng.

Lưu giữ danh sách khách hàng để thuận tiện trong quá trình quản lý.
Luôn lắng nghe, chia sẻ với khách hàng. Nhằm mang đến chất lượng, trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Đón tiếp và hướng dẫn chi tiết khách hàng một cách tốt nhất và lịch sự nhất.

Quy trình triển khai thực hiện công tác nhân sự

Con người chính là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của quản lý tòa nhà. Vì vậy, công tác nhân sự phải được đào tạo bài bản và đầy đủ. Cùng S4S điểm qua quy trình như sau:

Lên kế hoạch tuyển dụng, training nhân sự theo quy trình bài bản và chuyên sâu.
Phân phối nhân sự hợp lý và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho từng bộ phận.
Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan để thực hiện công việc được trơn tru.

Quy trình triển khai thực hiện quản lý các nhà thầu

Quy trình triển khai thực hiện quản lý các nhà thầu được triển khai như sau:

Tiếp thu, lắng nghe ý kiến chung của khách thuê để đề xuất phát triển đối với nhà thầu.
Lên kế hoạch mời thầu chi tiết.
Đề xuất quản lý các nhà thầu.
Lên kế hoạch thu phí các nhà thầu.

Quy trình tiến hành lập báo cáo

Mỗi bộ phận và nhân viên trong từng bộ phận phải có trách nhiệm báo cáo định kỳ cho ban quản lý tòa nhà hoặc khách thuê trong khu vực đó. Nhờ vậy, ban quản lý có thể lấy báo cáo để làm cơ sở để giám sát, theo dõi để hoàn thành công việc tốt nhất. Nên quá trình báo cáo bao gồm báo cáo hằng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo hàng năm.

Những lưu ý cần biết để quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Để quá trình quản lý toà nhà được diễn ra ổn định, chất lượng, ban quản lý cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lên đề xuất và thực thi kế hoạch một cách bài bản, khoa học và chuyên nghiệp. Nhằm đảm bảo chất lượng tòa nhà được đáp ứng chất lượng nhất và hiệu quả nhất.
Đưa ra giải pháp tối ưu nhất để hỗ trợ công việc quản lý, vận hành tòa nhà được giải quyết nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Phối hợp và liên kết các bộ phận, khu vực, phòng ban, giúp công việc quản lý tòa nhà được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.
Ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý vào trong quá trình quản lý giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho khách thuê.
Theo điều 105 của Luật nhà ở 2014, thực hiện quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật.
Tìm hiểu và lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, chất lượng.

Vì sao S4S là đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng được nhiều chủ đầu tư tin tưởng nhất tại Tp.HCM?

Nếu bạn đang tìm dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng tại tphcm, bạn có thể tham khảo các dịch vụ quản lý mà S4S đang cung cấp được kể đến là:

Lĩnh vực quản lý tòa nhà văn phòng: Hệ thống quản lý tòa nhà bao gồm quản lý về tài chính, nhân sự, chăm sóc khách hàng và kỹ thuật.
Lĩnh vực cung cấp dịch vụ phù hợp với từng bộ phận văn phòng: Mỗi tòa nhà hoặc văn phòng đều có tính chất và yêu cầu khác nhau. Chính vì vậy, S4S sẽ hướng dẫn và trao đổi với quý khách hàng phương án tốt nhất và phù hợp nhất cho tòa nhà.
Cung cấp chi phí tối ưu nhất: Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà S4S luôn cam kết chất lượng với giá thành tốt nhất dành cho quý khách hàng.

*S4S tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà uy tín tại TP.HCM*

Quy trình làm việc bài bản, chuyên nghiệp: Định kỳ hàng tháng, tại S4S đều có buổi đào tạo về kỹ năng chuyên môn lẫn nghiệp vụ cho toàn thể nhân viên. Ngoài ra, còn thường xuyên tổ chức nhiều buổi chia sẻ cùng lãnh đạo để nâng cao hiệu quả cho dịch vụ. Tất cả quy trình tại S4S đều đạt chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Qua đó, mọi hoạt động và quản lý vận hành của tòa nhà đều được ghi chép cẩn thận bằng văn bản lẫn hệ thống hiện đại.
Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, tận tâm: Con người là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, tại S4S đều được trang bị đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm, được đào tạo chuyên môn và đào tạo định kỳ. Bên cạnh đó, tất cả nhân viên đều làm việc với 100% năng lượng và trách nhiệm tối đa trong công việc. Nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà văn phòng đều được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Lời kết

Thông qua bài viết trên, nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ quản lý vận hành tại tphcm. Vui lòng liên lạc với S4S – System For Success theo những thông tin liên hệ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn tận tình cho bạn.

Thông tin liên hệ

Hotline: 0941611945 (Gặp Mr. Hưng)
Facebook: https://www.facebook.com/newerareal
Youtube: https://bit.ly/quanlytoanhas4s