Flex Office & Coworking làm chủ xu hướng thay đổi không gian làm việc

Trong vòng một thập kỷ qua, văn phòng truyền thống với những bức tường cố định, bàn làm việc cứng nhắc và giờ giấc hành chính đã dần nhường chỗ cho những khái niệm mới hơn, hiện đại hơn. Trong đó, Flex Office và Coworking chính là hai xu hướng nổi bật nhất, tái định nghĩa hoàn toàn cách doanh nghiệp và người lao động nhìn nhận về môi trường làm việc. Vậy, điều gì khiến Flex Office và Coworking trở thành lựa chọn hàng đầu trong kỷ nguyên làm việc linh hoạt? Và làm thế nào để doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nhất xu hướng này?

1. Flex Office và Coworking: Khái niệm rõ ràng nhưng hay bị nhầm lẫn

Trước khi đi sâu vào lợi ích và cách tận dụng xu hướng này, bạn cần hiểu rõ định nghĩa:

• Flex Office (Văn phòng linh hoạt) là mô hình văn phòng cho phép doanh nghiệp thuê diện tích làm việc theo nhu cầu thực tế, thay đổi linh hoạt diện tích, thời gian thuê mà không bị ràng buộc bởi các hợp đồng dài hạn. Flex Office thường cung cấp đầy đủ tiện nghi như nội thất, phòng họp, không gian chung, và dịch vụ quản lý văn phòng.

• Coworking (Văn phòng chia sẻ) là hình thức văn phòng mở, nơi nhiều cá nhân, startup, freelancer và các doanh nghiệp nhỏ cùng làm việc trong không gian chung. Coworking nhấn mạnh vào cộng đồng, sự kết nối, và tinh thần hợp tác giữa các thành viên.

Điểm chung là cả hai đều phá bỏ khái niệm văn phòng truyền thống, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, tăng sự linh hoạt và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên.

2. Tại sao Flex Office và Coworking trở thành xu hướng tất yếu?

Tiết kiệm chi phí – lý do cốt lõi đầu tiên

Trong khảo sát của CBRE năm 2023, doanh nghiệp sử dụng Flex Office có thể tiết kiệm từ 20-30% chi phí văn phòng hàng tháng so với thuê văn phòng truyền thống. Điều này đạt được nhờ vào khả năng thay đổi diện tích sử dụng dễ dàng, không tốn chi phí đầu tư nội thất ban đầu và giảm tối đa các chi phí vận hành cố định như điện nước, internet, bảo trì.

Ví dụ, startup A ở TP.HCM ban đầu thuê văn phòng truyền thống diện tích 200m². Khi giảm nhân sự từ 30 xuống còn 20, diện tích dư thừa trở thành gánh nặng tài chính. Sau khi chuyển sang mô hình Flex Office, họ có thể dễ dàng điều chỉnh không gian từ 200m² xuống còn 120m² mà không mất thêm phí phạt.

Gia tăng tính linh hoạt – chìa khóa cho sự bền vững

Trong bối cảnh kinh tế luôn biến động, khả năng điều chỉnh nhanh chóng là chìa khóa sống còn của doanh nghiệp. Flex Office và Coworking cung cấp sự linh hoạt cao nhất về hợp đồng thuê và khả năng mở rộng, thu hẹp văn phòng nhanh chóng theo biến động thị trường.

Chẳng hạn, sau đại dịch Covid-19, một công ty công nghệ tại Hà Nội đã nhanh chóng chuyển đổi 80% nhân viên sang mô hình làm việc Hybrid, chỉ giữ lại văn phòng chia sẻ làm “hub” trung tâm, giúp tiết kiệm tới 40% ngân sách thuê văn phòng mỗi tháng.

Thúc đẩy sáng tạo và tương tác xã hội

Các văn phòng Coworking nổi tiếng như WeWork, Dreamplex, Toong hay UP thường chú trọng thiết kế mở, tạo nên không gian kích thích sự sáng tạo và giao lưu giữa các thành viên. Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy, người làm việc tại Coworking có tỷ lệ hài lòng và năng suất cao hơn 35% so với người làm việc tại văn phòng truyền thống.

Ví dụ cụ thể, Toong Coworking Space tại TP.HCM thường xuyên tổ chức sự kiện networking, workshop, giúp các startup tìm kiếm đối tác, nhà đầu tư, đồng thời nâng cao thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp một cách tự nhiên.

3. Làm thế nào để tận dụng Flex Office và Coworking hiệu quả?

Xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp trước khi chuyển đổi

Mặc dù xu hướng Flex Office và Coworking hấp dẫn, nhưng không phải mọi doanh nghiệp đều phù hợp. Startup, doanh nghiệp nhỏ, nhóm dự án độc lập hoặc các công ty công nghệ, agency sáng tạo thường dễ tận dụng ưu thế này. Ngược lại, các tập đoàn lớn cần sự riêng tư, bảo mật cao hơn có thể cân nhắc kỹ hoặc chọn Flex Office dạng phòng riêng (Private Office).

Lựa chọn vị trí chiến lược

Để tận dụng hiệu quả Flex Office và Coworking, việc lựa chọn vị trí vô cùng quan trọng. Các địa điểm gần trung tâm hoặc ga metro luôn hấp dẫn, thuận tiện di chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho nhân viên. Một khảo sát của JLL cho thấy, văn phòng đặt gần trung tâm hoặc ga metro giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 10-15% thời gian di chuyển, tăng trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên lên tới 25%.

Tối ưu hóa văn hóa làm việc Hybrid

Khi chuyển sang Flex Office và Coworking, doanh nghiệp nên xem xét áp dụng mô hình làm việc Hybrid (kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa). Với sự hỗ trợ của các công cụ số như Zoom, GG Meets, Teams, Asana, không gian làm việc linh hoạt giúp nhân viên tự do lựa chọn môi trường làm việc phù hợp nhất cho bản thân.

Ví dụ, công ty Shopee tại Việt Nam áp dụng thành công mô hình Hybrid tại văn phòng Flex Office, kết quả là giảm 30% diện tích thuê mà không ảnh hưởng tới năng suất hay tinh thần làm việc chung của đội ngũ.

Xây dựng văn hóa làm việc và cộng đồng tại Coworking

Đối với doanh nghiệp sử dụng Coworking, việc tận dụng cộng đồng là yếu tố quyết định thành công. Tham gia vào các sự kiện định kỳ, networking, workshop chia sẻ chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng quan hệ, tạo cơ hội hợp tác mới.

Một startup về AI tại WeWork TP.HCM kể rằng, họ đã kết nối được với một đối tác chiến lược thông qua một sự kiện networking nội bộ. Chỉ sau 2 tháng, họ nhận được đầu tư vòng Seed trị giá hàng trăm nghìn USD.

4. Những lưu ý quan trọng trước khi chọn Flex Office và Coworking

Dù sở hữu rất nhiều ưu điểm, Flex Office và Coworking vẫn tồn tại một số hạn chế như thiếu riêng tư, bảo mật dữ liệu hay phí dịch vụ phát sinh ngoài dự tính. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xem kỹ điều khoản hợp đồng (sub-lease, downsizing, tăng phí dịch vụ…)

• Tính toán các chi phí ẩn (OT điều hòa, phí phòng họp, gửi xe…)

• Kiểm tra hạ tầng kỹ thuật (internet tốc độ cao, phòng họp cách âm, hệ thống bảo mật…)

• Cân nhắc gói dịch vụ phù hợp (private office, dedicated desk hay hot desk…)

Kết luận

Flex Office và Coworking không chỉ đơn thuần là xu hướng nhất thời, mà đang trở thành một tiêu chuẩn mới trong việc vận hành doanh nghiệp. Khi được áp dụng một cách chiến lược, hai mô hình này giúp tối ưu ngân sách, nâng cao hiệu suất, cải thiện trải nghiệm làm việc và mở ra vô số cơ hội kết nối cộng đồng.

Đã đến lúc doanh nghiệp Việt Nam cần thay đổi tư duy, mạnh dạn tiếp cận Flex Office & Coworking, làm chủ xu hướng để tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trong tương lai.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn