Hợp đồng quản lý tòa nhà có điểm quan trọng nào cần lưu ý?

Sau khi được hoàn công và đưa vào khai thác sử dụng, nhiều đơn vị chủ đầu tư không còn muốn trực tiếp tham gia vào các quy trình quản lý vận hành bất động sản mà mình sở hữu bởi có nhiều lý do, có thể xuất phát từ việc mong muốn tập trung vào mở rộng các dự án mới trong tương lai hoặc không có đủ nhân lực, chuyên môn để thực hiện việc quản lý lâu dài, muốn khai thác tối đa lợi nhuận các dịch vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Bởi chính những lẽ đó, chủ đầu tư mong muốn tìm kiếm và ký kết hợp đồng quản lý tòa nhà với các đơn vị quản lý có chuyên môn cao, kinh nghiệm chuyên biệt riêng trong lĩnh vực này. Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành của chung cư gồm những điều khoản và nội dung như nào, cần lưu ý những điểm gì. Mời các bạn tham khảo cơ bản về nội dung này qua bài viết dưới đây.

Hợp đồng quản lý tòa nhà có ý nghĩa gì?

Hợp đồng quản lý chung cư, tòa nhà, văn phòng là hợp đồng được ký kết giữa đơn vị phụ trách quản lý vận hành và chủ đầu tư/ ban quản trị nhằm bảo đảm trách nhiệm của các bên khi hợp tác cùng với nhau. Chủ đầu tư/ Ban quản trị cùng đơn vị quản lý tòa nhà phải cam kết rằng sẽ thực hiện đẩy đủ các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu bên nào vi phạm hợp đồng trước thì sẽ phải bồi thường tổn thất cho bên còn lại.

Hợp đồng quản lý tòa nhà bao gồm nội dung gì?

Trong hợp đồng quản lý tòa nhà cần có đầy đủ các nội dung sau dưới đây:

Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý của hợp đồng quản lý tòa nhà thường bao gồm các thông tư,bộ luật, điều luật,… Cơ sở pháp lý là nền tảng để xây dựng nên các điều khoản, quy định trong hợp đồng quản lý vận hành của tòa nhà nhằm mục đích đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia. 

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Thông tin của các bên tham gia chính là phần nội dung không thể thiếu trong một hợp đồng. Thông tin cơ bản sẽ gồm có các nội dung như:

• Tên giao dịch/tên đơn vị 
• Tên người đại diện
• Địa chỉ
• Điện thoại liên lạc
• Số tài khoản ngân hàng 
• Email/ Fax
• Mã số thuế
• Một số thông tin cần thiết khác như website, chi nhánh,…

Các nội dung thỏa thuận

Nội dung của thỏa thuận là phần  các yêu cầu được nêu ra của dịch vụ quản lý đối với các bên cùng tham gia hợp đồng. Về phần nội dung thỏa thuận của hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà văn phòng thường  bao gồm:

• Ban quản trị tòa nhà chung cư, văn phòng (Gọi tắc Bên A) đề  ra các yêu cầu công việc cho bên đơn vị quản lý vận hành tòa nhà.
• Ban quản lý tòa nhà (Gọi tắc Bên B) sẽ bảo đảm quản lý tốt các công việc và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của ban quản trị.
• Ban quản lý thực hiện những công việc đồng thời tuân theo sự ủy quyền của ban quản trị.

Chi phí, phương thức thanh toán

Phần này là một trong những nội dung rất quan trọng trong hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà. Chi phí quản lý tòa nhà sẽ được tính dựa theo đơn vị đồng/m2 và sẽ thay đổi tùy thuộc vào đơn vị quản lý. Ngoài ra, mức phí này còn bao gồm thêm phí của các dịch vụ khác như là dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo vệ tòa nhà, dịch vụ chăm sóc cây cảnh,… Đơn vị quản lý tòa nhà sẽ chịu trách nhiệm thu chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà mỗi  tháng bằng tiền mặt hoặc theo hình thức chuyển khoản.

Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

Phần nội dung này sẽ nêu rõ lên quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên tham gia hợp đồng. Ngoài những quyền lợi và nghĩa vụ đã có sẵn trong hợp đồng mẫu, các bên có thể thỏa thuận với nhau để bổ sung thêm những quyền và nghĩa vụ tùy thuộc theo mong muốn của mình 

Thời gian thực hiện 

Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc việc thực hiện dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ được ghi rõ ràng trên hợp đồng. Ban quản lý tòa nhà sẽ gửi văn bản nhằm đề xuất gia hạn trước khi hợp đồng kết thúc là 30 ngày. Nếu Chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà (Bên A) không gửi lại  văn bản phản hồi ý kiến cho ban quản lý vận hành tòa nhà (Bên B) sau 15 ngày thì bản hợp đồng sẽ tự động gia hạn bằng với thời gian của hợp đồng cũ.

Nội dung về thời gian chấm dứt hợp đồng, điều khoản chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà văn phòng có quy định rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng cụ thể như sau:

• Thời hạn của hợp đồng đã kết thúc và tất cả các bên đều nhất trí không gia hạn hợp đồng.
• Các bên thỏa thuận với nhau và đều đồng ý chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một trong hai bên tham gia hợp đồng ngừng hoạt độngp hoặc bị phá sản theo quy định của pháp luật.
• Các sự kiện bất khả kháng.

Bên cạnh đó, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trước so với thời hạn cũng có thể xảy ra. Tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên mà các quy định về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trước so với thời hạn cũng sẽ khác nhau.

Điều khoản về việc bồi thường khi vi phạm hợp đồng

Bên nào vi phạm hợp đồng thì sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại đầy đủ cho bên còn lại theo như những thỏa thuận đã ghi rõ trong hợp đồng. Đặc biệt, không bên nào được quyền sử dụng các dữ liệu và tài sản của đối phương trong khi hợp đồng kết thúc. 

Các thỏa thuận khác 

Những nội dung khác nằm trong hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà, văn phòng sẽ do các bên tham gia tự thỏa thuận với nhau. Tuy nhiên, các thỏa thuận này phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật, phải hợp lý và thống nhất với những nội dung đã có sẵn trong hợp đồng.

Tranh chấp và giải quyết

Trong trường hợp có xảy ra sự tranh chấp về nội dung hợp đồng, các bên phải tự thương lượng với nhau nhằm giải quyết vấn đề. Đối với các tranh chấp về phần kinh phí quản lý, nếu các bên không thể thương lượng được thì có thể gửi đơn lên để Ủy ban nhân dân tỉnh để nhờ giải quyết. Đối với các tranh chấp về vấn đề thực hiện hợp đồng, các bên có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân hỗ trợ để giải quyết. 

Hiệu lực của hợp đồng

Hiệu lực của hợp đồng quản lý tòa nhà đều phải được ghi chú cụ thể. Các bên tham gia sẽ phải cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng kể từ ngày, tháng, năm bắt đầu có hiệu lực. Các bên tham gia mỗi bên sẽ giữ một bản hợp đồng. Trong trường hợp các bên có những thỏa thuận mới thì hai bên phải ký hợp đồng bổ sung hoặc lập thêm phụ lục hợp đồng.

Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư

Dưới đây là mẫu hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà chung cư mới nhất mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Quý khách hàng có thể tham khảo hoặc tải về bản hoàn chỉnh,  đầy đủ nhất theo hướng dẫn dưới đây:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH CHUNG CƯ

 

Căn cứ vào Bộ Luật dân sự số 91/2015/QH13;

Căn cứ vào Luật Nhà ở 65/2014/QH13;

Căn cứ vào Luật Xây dựng  60/2014/QH13;

Căn cứ vào Nghị định 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định và hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Nhà ở;

Căn cứ vào Thông tư  02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ Xây dựng ban hành kèm theo Quy chế quản lý; sử dụng nhà chung cư;

Căn cứ theo nhu cầu giữa các bên.

Hai bên tham gia đồng ký kết hợp đồng dưới đây bao gồm:

Bên A: Ban quản trị tòa nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý tòa  nhà chung cư (sau đây được gọi tắt là Bên A)

Tên của giao dịch: 

Bên đại diện: 

Địa chỉ  (Address): 

Số tài khoản (Account number):     Tại (Beneficiary’s bank) : 

Fax: 

Bên B: Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư (sau đây được gọi tắt là Bên B)

Tên của giao dịch: 

Đại diện: 

Địa chỉ (Address) 

Số điện thoại (phone number): 

Số tài khoản (Account number) :   Tại (Beneficiary’s bank) : 

Mã số thuế (Tax Code):

Fax: 

Website (nếu có): 

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư cùng với các điều, khoản sau đây:

Kết luận

Hợp đồng quản lý tòa nhà chung cư là bản giao kết về quyền và nghĩa vụ cũng như trách nhiệm của các bên nên cần được soạn thảo một cách kỹ càng, có cơ sở pháp lý rõ ràng, đầy đủ. Trước khi ký kết mỗi bên nên cần đọc kỹ tránh việc tranh chấp về sau do hợp đồng không giống với thỏa thuận nhất trí từ trước. Theo đó, các chủ tòa nhà hay chủ đầu tư nên tìm các đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, uy tín để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ  một cách rõ ràng, minh bạch.