Tạo kế hoạch bảo trì tòa nhà hiệu quả trong vòng 7 bước đơn giản

Bảo trì tòa nhà thường xuyên là một yếu tố quan trọng để tạo nên sự chuyên nghiệp của ban quản lý toà nhà đó. Với mục đích xây dựng, cho thuê thì mỗi toà nhà sẽ cần một kế hoạch bảo trì riêng biệt. Tuỳ thuộc vào đối tượng và chức năng của toà nhà đó mà có bảo trì thường xuyên, bảo trì định kỳ tại các khu vực. Hãy cùng S4S tìm hiểu chi tiết hơn về các mô hình, kế hoạch bảo trì tòa nhà trong bài viết sau đây nhé.

Tổng quan về kế hoạch bảo trì tòa nhà

Tòa nhà dù được đầu tư trang thiết bị, được xây dựng kiên cố đến đâu thì cũng cần phải có thời gian bảo trì. Việc bảo trì tòa nhà sẽ giúp kiểm tra cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất trong tòa nhà. Phát hiện kịp thời các vấn đề, rủi ro, hư hỏng và có biện pháp sửa chữa, ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra.

Việc bảo trì tòa nhà thực tế có vai trò vô cùng quan trọng. Vậy nên, hiện nay khi khách hàng cần thuê toà nhà, thuê nhà ở, văn phòng thì đều quan tâm đến kế hoạch bảo trì tòa nhà. Với bảng kế hoạch bảo trì rõ ràng thì sẽ càng chiếm ưu thế hơn trong thị trường cho thuê toà nhà, văn phòng, nhà ở.

Điều kiện tiên quyết khi lên kế hoạch bảo trì tòa nhà không thể thiếu

Tuỳ vào hoạt động của ban quản lý mà sẽ có những kế hoạch bảo trì khác nhau cho tòa nhà. Tuy nhiên, để lên một kế hoạch bảo trì toà nhà thì ít nhất phải đạt được các tiêu chí, điều kiện tiên quyết sau đây.

• • Lập danh mục thiết bị, máy móc cần bảo trì: Bộ phận kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đề xuất các danh mục thiết bị, máy móc cần bảo trì, bảo dưỡng. Trường hợp máy móc hư hỏng nặng thì cần có danh sách sửa chữa và đề xuất lên trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận sẽ tổng hợp và bàn giao cho đơn vị bảo trì tòa nhà.
  • Lập kế hoạch, tiến độ và thời gian để bảo trì tòa nhà: Tuỳ thuộc vào đặc điểm và đối tượng sử dụng tòa nhà mà sẽ có kế hoạch, tiến độ cùng với thời gian bảo trì phù hợp. Việc lên kế hoạch trước sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh làm ảnh hưởng đến khách hàng đang sử dụng dịch vụ tại tòa nhà.
  • Lập kế hoạch tài chính và dự kiến chi phí: Ban quản nên có kế hoạch tài chính, các chi phí để bảo dưỡng, bảo trì thiết bị, cơ sở vật chất của toà nhà. Điều này sẽ giúp tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình bảo dưỡng. Ban quản lý cũng có thể dự trù được khoảng kinh phí phát sinh và giải quyết nhanh chóng hơn.

• Lập hồ sơ quản lý, bảo trì tòa nhà: Hồ sơ quản lý bảo trì sẽ là phương tiện để ban quản lý theo sát quá trình bảo trì toà nhà của đơn vị được thuê. Từ đó có thể quản lý và kiểm soát quá trình bảo trì tốt hơn.

7 bước lập kế hoạch bảo trì tòa nhà, chung cư, văn phòng đơn giản

Kế hoạch bảo trì chung cư, văn phòng, tòa nhà cơ bản sẽ cần 7 bước sau.

Bước 1- Xác định mục tiêu

Quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch bảo trì tòa nhà đó là xác định mục tiêu. Có rất nhiều nguyên nhân cần bảo trì tòa nhà, như là tăng năng suất làm việc của thiết bị, bảo dưỡng, sửa chữa,… Hoặc để nâng cấp các thiết bị, máy móc trong tòa nhà, đổi mới hoặc thêm thiết bị vận hành cho toà nhà đó.

Khi xác định được mục tiêu cụ thể thì các bước về sau cũng sẽ dễ hơn. Kế hoạch bảo trì cũng được thực hiện đúng mục tiêu dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bước 2- Lập ngân sách

Dựa trên mục tiêu ban đầu, ban quản lý sẽ lập quỹ ngân sách cho việc bảo trì. Ngân sách này sẽ bao gồm các chi phí thuê đơn vị bảo trì, sửa chữa hoặc bảo dưỡng các thiết bị. Ngân sách cho mỗi lần bảo trì toà nhà sẽ khác nhau tùy vào mục tiêu và số lượng thiết bị, máy móc.

Bước 3- Kiểm kê tài sản tòa nhà

Trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng thì ban quản lý cần đề cử đơn vị kỹ thuật kiểm kê tài sản, thiết bị, máy móc của tòa nhà. Ghi nhận lại tình trạng trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng để có thể kiểm tra kết quả tốt hơn. Ngoài ra, bước này còn giúp ban quản lý tính toán các chi phí và thời gian bảo trì dự kiến chính xác hơn cho kế hoạch bảo trì toà nhà.

Bước 4- Kiểm tra nguyên vật liệu trước khi bảo trì

Trong quá trình bảo trì thì sẽ cần sử dụng các nguyên vật liệu, các loại dầu hoặc keo cho thiết bị, máy móc. Ban quản lý cần đề cử bộ phận kiểm tra các nguyên vật liệu này về cách sử dụng, thời hạn sử dụng,… Điều này sẽ giúp việc bảo trì hiệu quả hơn, đảm bảo máy móc, thiết bị sẽ được bảo dưỡng tốt hơn.

Bước 5- Quản lý đơn vị bảo trì tòa nhà

Tuỳ vào kế hoạch bảo trì toà nhà mà sẽ có đơn vị bảo trì, bảo dưỡng khác nhau. Cần xem xét các hạng mục trong kế hoạch bảo trì bao gồm những gì. Qua đó thuê đơn vị phù hợp để thực hiện hoạt động bảo trì. Ban quản lý cần nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của các đơn vị đó để đảm bảo họ sẽ thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.

Ngoài ra, cần phải xác định thời gian đơn vị làm việc để có thể quản lý, kiểm soát ra vào tốt hơn. Đây là một yếu tố khá quan trọng, giúp việc bảo trì tòa nhà tránh gặp trục trặc hay rắc rối.

Bước 6- Tiến hành bảo trì và đánh giá kết quả

Sau khi hoàn thành các bước trên thì chỉ cần tiến hành bảo trì theo đúng kế hoạch bảo trì toà nhà. Ban quản lý có thể kiểm tra và đánh giá kết quá trong từng giai đoạn bảo trì. Nếu có sự cố, vấn đề gì xảy ra thì cần liên hệ với trưởng đơn vị bảo trì để được xử lý kịp thời.

Ngoài ra, ban quản lý sẽ đánh giá kết quả bảo trì, bảo dưỡng có thực hiện đúng như kế hoạch ban đầu không. Từ đó rút ra nhận xét, kinh nghiệm cho những lần xây dựng kế hoạch bảo trì sau.

Các hạng mục cần kiểm tra trong việc bảo dưỡng, bảo trì tòa nhà

Trừ các trường hợp bảo trì, bảo dưỡng đột xuất thì việc bảo trì định kỳ theo thời hạn cũng hướng đến các hạng mục rõ ràng hơn. Sau đây là những hạng mục cần kiểm tra trong bảo trì tòa nhà:

• Hệ thống làm mát, điều hoà của tòa nhà.
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy của tòa nhà, cần phải bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy trên từng tầng để đảm bảo an toàn cho cư dân.
• Hệ thống máy thông gió.
• Hệ thống cấp và thoát nước của toà nhà.
• Bảo trì hệ thống thang máy.
• Kiểm tra, bảo trì hệ thống nước thải.
• Hệ thống thông báo, hệ thống mạng.
• Bảo trì cơ sở hạ tầng.

Thành phần trong việc lập kế hoạch bảo trì tòa nhà văn phòng chung cư không thể thiếu

Để lập kế hoạch thật chỉnh chu và chuyên nghiệp cho quá trình bảo trì tòa nhà văn phòng thì không thể thiếu các thành phần sau:

• Người lập kế hoạch bảo trì toà nhà: Theo quy định của Bộ Xây Dựng thì chủ đầu tư sẽ người lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa tòa nhà, văn phòng. Bản kế hoạch sẽ được thông qua tại hội nghị toà nhà, chung cư và được chủ đầu tư triển khai thực hiện.
• Người thông qua kế hoạch: Đối với từng phần sở hữu tại tòa nhà chung cư thì sẽ có người thông qua kế hoạch khác nhau. Với các hạng mục bảo trì thuộc khu vực chung, khu vực sinh sống, thương mại, nhà ở thì sẽ thông qua bởi hội nghị toà nhà. Còn với hạng mục bảo trì khu vực chung như là sảnh, khuôn viên, công viên,.. sẽ thông qua bởi hội nghị toà nhà và quy định bảo trì toà nhà được lập.

Điều gì làm cho kế hoạch bảo trì tòa nhà đạt hiệu quả tốt nhất

Nhìn sơ qua thì quá trình bảo trì tòa nhà khá đơn giản, nhưng để đạt hiệu quả tốt thì cần phải có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết. Đối với chủ đầu tư đang xây dựng kế hoạch bảo trì thì cần đáp ứng vài yếu tố sau:

• Khảo sát thường xuyên: Ban quản lý cần phải khảo sát tòa nhà thường xuyên, nhằm nắm rõ tình hình tòa nhà. Qua đó sẽ xác định được mục tiêu của mỗi kế hoạch bảo trì toà nhà và có kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
• Giám sát kỹ thuật: Đơn vị kỹ thuật cũng cần phải giám sát các thiết bị máy móc định kỳ. Nắm được tình trạng máy để có thể xác định thiết bị nào, hạng mục nào cần ưu tiên bảo trì. Giúp tối ưu chi phí bảo trì tốt hơn, tránh lãng phí cho các hạng mục chưa cần thiết.
• Ứng dụng công nghệ hiệu quả: Hiện nay có khá nhiều ứng dụng, phần mềm hỗ trợ tính toán, lên kế hoạch chính xác. Chủ đầu tư nên ứng dụng công nghệ để lập kế hoạch được chi tiết và tiết kiệm thời gian hơn.
• Lựa chọn đơn vị bảo trì: Yếu tố quan trọng nhất là lựa chọn đơn vị bảo trì uy tín, chuyên nghiệp. Có thể thuê đơn vị bảo trì trọn gói hoặc theo từng hạng mục tùy vào nhu cầu của chủ đầu tư và tòa nhà.

Cần lưu ý gì khi lập kế hoạch bảo trì tòa nhà?

Lập một kế hoạch bảo trì thì cần đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau. Nhất là phù hợp với nhu cầu, hiện trạng của tòa nhà cần bảo trì đó. Để việc lập kế hoạch đến lúc thực thi được hiệu quả hơn thì khách hàng cũng nên lưu ý vài vấn đề như sau.

• Liệt kê từng công việc, hạng mục cần làm trong kế hoạch bảo trì tòa nhà.
• Liệt kê các thiết bị, máy móc và vấn đề cần bảo trì hoặc sửa chữa.
• Chọn và thuê đơn vị bảo trì tòa nhà uy tín, chuyên nghiệp.
• Thực hiện kế hoạch bảo trì toà nhà theo đúng quy định.
• Có kế hoạch dự trù kinh phí phù hợp.

Ngoài ra, ban quản lý/chủ đầu tư cũng cần giám sát tòa nhà từng hạng mục. Qua đó mới có thể lập kế hoạch đúng mục tiêu và hiệu quả cao. 

Kết luận

Việc lập kế hoạch bảo trì toà nhà sẽ cần có thời gian, đòi hỏi chủ đầu tư phải kiểm tra kỹ từng hạng mục. Nếu khách hàng cũng đang cần lập kế hoạch bảo trì nhưng biết bắt đầu từ đâu thì hãy liên hệ S4S. Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết, giúp khách hàng có thể lên kế hoạch và lựa chọn đơn vị bảo trì tòa nhà chuyên nghiệp, chất lượng hơn.