Khi nào nên giữ lại văn phòng cũ, khi nào nên chuyển hẳn sang không gian mới?

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, quyết định giữ lại văn phòng hiện tại hay chuyển sang không gian mới luôn là bước ngoặt quan trọng. Một mặt, tiếp tục ở lại giúp tận dụng hạ tầng sẵn có, tiết kiệm chi phí di dời. Mặt khác, chuyển đến văn phòng mới hẳn mang lại cơ hội nâng tầm thương hiệu, đáp ứng nhu cầu mở rộng hay tối ưu trải nghiệm nhân viên. Vậy đâu là dấu hiệu để bạn biết đã đến lúc “xách vali” hay vẫn nên gắn bó với “ngôi nhà cũ”? Bài viết dưới đây S4S chia thành 5 tiêu chí quan trọng, kèm ví dụ thực tiễn và lời khuyên chuyên sâu giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

1. Chi phí tổng sở hữu (TCO) – Không chỉ là giá thuê

Khi đánh giá giữ hay chuyển, đừng chỉ nhìn vào giá thuê/m². Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) bao gồm:

• Giá thuê và phí dịch vụ.

• Chi phí di dời: chuyển văn phòng, thiết kế lại layout, lắp đặt nội thất.

• Chi phí gián đoạn: mất doanh thu, giảm năng suất trong giai đoạn chuyển đổi.

• Chi phí vận hành: điện, nước, bảo trì hạ tầng.

Ví dụ: Startup A (150 nhân sự) đang thuê 500 m² ở Quận 3 với giá 20 USD/m², service charge 5 USD/m². Tổng TCO = 25 USD/m². Họ cân nhắc chuyển sang Flex Office gần Metro với giá 27 USD/m² bao gồm service, OT HVAC và bãi xe miễn phí. Nhưng chi phí di dời và downtime 4 tuần ước tính 80.000 USD khiến TCO thực tế lên tới 32 USD/m² năm đầu. Kết luận: ở lại hiệu quả hơn ít nhất một năm.

Khi nên giữ lại? Nếu TCO ở văn phòng cũ thấp hơn TCO năm đầu tiên ở chỗ mới (kể cả di dời và downtime).

2. Tiêu chuẩn hạ tầng & tình trạng tòa nhà

Một văn phòng cũ có hạ tầng xuống cấp, lỗi thời (đèn flicker, điều hòa yếu, mạng chập chờn, PCCC không đạt chuẩn…) sẽ kéo năng suất nhân viên và phát sinh chi phí sửa chữa. Ngược lại, tòa nhà mới với hệ thống HVAC inverter, smart metering, an ninh thẻ từ, camera AI và chứng nhận LEED/WELL giúp vận hành trơn tru, tiết kiệm 20–30% điện nước.

Ví dụ: Tòa nhà X (10 năm tuổi) phải tạm ngừng 2 ngày để thay bơm PCCC và đại tu điều hòa, khiến khách thuê mất 1.000 USD/ngày phí downtime. Nếu tòa nhà Y (hang mới) có bảo trì định kỳ, downtime gần như bằng 0.

Khi nên chuyển? Hạ tầng tòa cũ xuống mức không thể khắc phục bằng bảo trì chi phí hợp lý, hoặc downtime liên tục ảnh hưởng nghiêm trọng.

3. Chiến lược tăng trưởng & mô hình làm việc

Nếu công ty bạn nằm trong giai đoạn mở rộng nhân sự, kèm theo nhu cầu thêm phòng họp, phòng nghe gọi, hoặc chuyển sang mô hình hybrid/hot desk, một văn phòng cố định có diện tích giới hạn sẽ trở thành gánh nặng. Flex Office, Coworking hay Private Office trong tòa nhà mới cho phép tăng/giảm không gian theo nhu cầu, hỗ trợ work-from-home và work-from-office linh hoạt.

Ví dụ: Doanh nghiệp B tăng từ 50 lên 120 nhân sự trong 12 tháng. Họ tận dụng phòng họp và hot-desk tại Coworking Space để mở rộng 80 chỗ mà không phải ký hợp đồng thuê 600 m² cố định. Giảm 40% chi phí năm đầu so với mở rộng diện tích truyền thống.

Khi nên chuyển? Khi dự báo nhân sự tăng giảm trên 20% trong 6–12 tháng tới, hoặc khi cần hỗ trợ công nghệ cho hybrid work mà tòa cũ không đáp ứng.

4. Trải nghiệm nhân viên & văn hoá doanh nghiệp

Văn phòng cũ có thể đã “lỗi thời” với thế hệ Millennials và Gen Z – thiếu ánh sáng tự nhiên, không gian “chill”, pantry, khu thể dục hay phòng giãn cơ. Một không gian làm việc tươi mới, nhiều tiện ích wellness (yoga, ghế massage), lounge sáng tạo và cây xanh tăng mức độ hài lòng, giúp giảm turnover 25% theo báo cáo Human Spaces.

Ví dụ: Công ty C tổ chức khảo sát nội bộ và ghi nhận NPS (Net Promoter Score) chỉ 10 điểm trong tòa nhà cũ. Sau khi chuyển sang tòa mới có cây xanh, ánh sáng và pantry hiện đại, NPS tăng lên 45 điểm – đồng thời giảm 30% đơn xin nghỉ việc trong 6 tháng.

Khi nên chuyển? Khi khảo sát nhân viên cho thấy culture mismatch cao, turnover > 15%/năm, hoặc không gian làm việc cản trở sáng tạo, gắn kết.

5. Hiệu ứng thương hiệu & PR miễn phí

Vị trí văn phòng có thể mang lại giá trị PR đáng kể: đặt tại Landmark 81, Bitexco, Deutsches Haus hay khu Thủ Thiêm giúp doanh nghiệp hưởng lợi từ lợi thế “check-in” miễn phí, nâng tầm hình ảnh và thu hút khách hàng, đối tác “nhìn vào địa chỉ biết ngay quy mô”. Giá trị vô hình này không dễ định giá nhưng có thể tăng 10–15% mức độ nhận diện so với văn phòng khu lân cận.

Ví dụ: Tập đoàn D công bố mở chi nhánh tại Landmark 81, nhanh chóng xuất hiện trên 20 trang báo uy tín và hàng trăm bài đăng mạng xã hội, mang lại hơn 1.000 lượt đăng ký quan tâm sản phẩm trong tuần đầu.

Khi nên chuyển? Khi doanh nghiệp cần tăng cường PR, đánh dấu bước ngoặt mở rộng hoặc thu hút sự chú ý của thị trường; hoặc khi văn phòng cũ không hỗ trợ truyền thông.

6. Công tác pháp lý & chi phí ẩn

Văn phòng cũ thường chứa các điều khoản hợp đồng cũ kỹ: escalation CPI + 3%, phạt phóng chừng khi downsizing, phí OT điều hòa cao. Mua một hợp đồng mới tại tòa mới giúp thương lượng lại từ đầu: reset escalation 0% 2 năm, dine-out period miễn phí 30 ngày, phí dịch vụ minh bạch.

Ví dụ: Công ty E chốt hợp đồng mới tại Flex Office giá 27 USD/m² bao gồm OT và gửi xe, so với 22 USD/m² ở tòa cũ nhưng sau cộng phí OT 15 USD/h và phí gửi xe 50 USD/ng/tháng thực ra lên 35 USD/m².

Khi nên chuyển? Khi chi phí ẩn (OT HVAC, gửi xe, phí rác) tại văn phòng cũ đội lên > 20% TCO và điều khoản “bẫy” không thể tái đàm phán.

Kết luận

Quyết định giữ lại văn phòng cũ hay chuyển sang không gian mới phải dựa trên 6 tiêu chí:

1. TCO – so sánh toàn bộ chi phí, bao gồm di dời và downtime.

2. Hạ tầng – ổn định hay xuống cấp không thể khắc phục.

3. Chiến lược tăng trưởng – mở rộng/thu gọn không gian linh hoạt.

4. Trải nghiệm nhân viên – culture fit, sáng tạo, wellness.

5. Chiến lược thương hiệu – PR, nhận diện, check-in miễn phí.

6. Pháp lý & chi phí ẩn – điều khoản hợp đồng, OT, phí dịch vụ.

Khi đáp ứng “giữ lại” ở ít nhất 3 trong 6 tiêu chí, doanh nghiệp có thể tiếp tục ở văn phòng cũ. Ngược lại, chuyển hẳn sang không gian mới sẽ mở ra cơ hội tăng giá trị vận hành, cạnh tranh và phát triển bền vững.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn