Kinh nghiệm khảo sát văn phòng: Những “điểm mù” dễ bỏ qua

Trước khi đặt bút ký hợp đồng, khảo sát thực địa là bước “check-up tổng quát” quyết định doanh nghiệp có tiết kiệm hay “đốt” ngân sách trong suốt vòng đời thuê. Tuy nhiên, khảo sát vội vàng thường bỏ sót các “điểm mù”: hạng mục ẩn nhưng gây phát sinh chi phí, gián đoạn vận hành, thậm chí rủi ro an toàn. Bài viết của S4S chia thành 9 điểm mù hay bị bỏ qua kèm checklist khắc phục – giúp bạn tự tin đánh giá văn phòng, thương lượng điều khoản và tránh “tiền mất tật mang”.

1. Chất lượng thang máy giờ cao điểm

Điểm mù: Nhiều tòa nhà quảng cáo “6 thang máy tốc độ cao”, nhưng giờ cao điểm phải chờ 5–7 phút.

Cách tốt nhất để kiểm chứng là đứng tại sảnh vào lúc 8 h và 17 h 30 phút—hai mốc di chuyển dày đặc nhất. Khi bạn phải chờ quá 45 giây cho một lượt đi lên (hạng B) hoặc 30 giây (hạng A), nghĩa là tòa nhà đã cắt giảm thang hoặc chưa bảo trì tối ưu. Sự chậm trễ ấy, nhân lên mỗi ngày, tiêu tốn hàng trăm giờ công mỗi quý.

Giải pháp khảo sát:

Mẹo: Quay video toàn bộ lần “đợi thang”; là bằng chứng thương lượng giảm giá nếu thang quá tải.

2. Diện tích NET “hao hụt” so với quảng cáo

Điểm mù: Số liệu trên brochure thường là GROSS (gồm hành lang & cột).

Cách kiểm tra:

• Dùng thước laser đo cạnh dài, cạnh rộng – tính diện tích thực.

• Đối chiếu bản vẽ layout; yêu cầu gạch màu phần không sử dụng.

• Nếu diện tích NET < 90 % GROSS → đàm phán giảm đơn giá/m².

3. Nguồn điện dự phòng & thời gian chuyển mạch

Điểm mù: Máy phát điện “có” nhưng… chuyển mạch 2 phút hoặc chỉ cấp 50 % tải.

Checklist:

1. Chạy thử máy phát vào khung 11 h30 (công suất cao nhất).

2. Đo thời gian chuyển ATS (tự động sang nguồn dự phòng) – mục tiêu ≤ 15 giây.

3. Hỏi công suất (kVA) và % tải ưu tiên: server, đèn thoát hiểm, thang máy.

Kiểm tra sổ bảo trì và công suất kVA của máy phát để chắc chắn văn phòng của bạn không trở thành “ốc đảo” mất điện giữa giờ cao điểm.

4. Chất lượng không khí & nhiệt độ “vùng sâu vùng xa”

Điểm mù: Góc cuối sàn thường CO₂ > 1 200 ppm, điều hòa thổi không tới.

Cách test:

• Mang máy đo CO₂ cầm tay (hoặc app iPhone + cảm biến).

• Đo 3 vị trí: sát cửa sổ, trung tâm, góc xa. Các giá trị chênh lệch ≤ 250 ppm.

• Nhiệt độ duy trì 23–25 °C; nếu lệch > 2 °C → yêu cầu lắp thêm đầu gió VAV.

5. Băng thông internet & cổng ISP dự phòng

Điểm mù: Tòa nhà chỉ có 1 nhà mạng độc quyền; khi đứt cáp biển hoặc sự cố, văn phòng “trở về thời offline”.

Khảo sát:

• Speedtest 3 lần (sáng – trưa – chiều) ⇒ tốc độ ≥ 90 % cam kết.

• Hỏi cổng quang dự phòng: ít nhất 2 ISP (VNPT + Viettel hoặc FPT).

• Xem phòng MDF/IDF: cáp đi trunk riêng, bảo vệ ống PCCC?

6. Tiếng ồn & độ rung “ẩn mình” dưới trần

Điểm mù: Máy AHU, chiller đặt sát sàn gây độ ồn > 55 dB; nhân viên đau đầu, giảm tập trung.

Giải pháp:

• Sử dụng db meter đo khi AHU chạy full tải.

• Tiêu chuẩn ≤ 45 dB cho khu làm việc tập trung.

• Nếu > mức chuẩn, yêu cầu thêm tấm cách âm hoặc box AHU.

Khi phát hiện điểm nóng, bạn có thể yêu cầu chủ đầu tư bọc tiêu âm, treo box cho máy lạnh hoặc giảm lưu lượng gió ban đêm. Đây không phải “ý thích cầu kỳ” mà là giải pháp bảo vệ năng suất và hạn chế bệnh nghề nghiệp—đặc biệt với đội ngũ cần sự tập trung cao.

7. Phí điều hòa ngoài giờ (OT HVAC) “âm thầm” đội chi phí

Điểm mù: Tòa nhà báo giá 15 USD/h cho 1 zone 100 m²; team OT 3 đêm/tuần → hóa đơn tăng 10 %.

Khắc phục:

• Hỏi phí OT cụ thể tính theo khu hay theo số đầu lạnh.

• Đàm phán miễn phí 1–2 giờ/ ngày hoặc giảm 30 % khi OT ngoài giờ hành chính.

• Yêu cầu lắp công tơ riêng để đo đúng mức tiêu thụ.

8. Bãi đỗ xe “vẽ” trên giấy

Điểm mù: Tòa nhà hứa “đủ chỗ xe máy và ô tô”, thực tế phải gửi ngoài giá gấp đôi.

Cách xem:

• Kiểm tra số slot hiện có vs tỷ lệ lấp đầy.

• Đọc kỹ hợp đồng: bao nhiêu thẻ miễn phí, bao nhiêu phí phát sinh.

• Nếu thiếu chỗ, yêu cầu chủ đầu tư hỗ trợ bãi ngoài giá ưu đãi.

9. Quy trình PCCC và lối thoát hiểm “tắc” khi đông người

Điểm mù: Chỉ duyệt PCCC… trên giấy! Khi 200 người sơ tán, thang thoát hiểm quá hẹp.

• Thử diễn tập nhỏ: 10 người chạy xuống 2 tầng, đo thời gian & quan sát độ dốc, đèn exit.

• Yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp biên bản nghiệm thu PCCC và lịch diễn tập tối thiểu 2 lần/năm.

Checklist in-hand khi khảo sát (in ra và mang theo)

Kết luận: “Thấy được điểm mù – tránh được chi phí mù”

Khảo sát văn phòng không chỉ là “ngắm view & hỏi giá”. Hãy đo – test – ghi hình để phơi bày 9 điểm mù dễ bỏ qua:

1. Thang máy.

2. Diện tích NET.

3. Nguồn điện dự phòng.

4. Chất lượng không khí.

5. Internet dự phòng.

6. Độ ồn.

7. Phí OT HVAC.

8. Bãi đỗ xe.

9. Lối thoát hiểm & PCCC.

Khi có dữ liệu trong tay, bạn:

• Đàm phán giá tốt hoặc yêu cầu chủ đầu tư khắc phục,

• Lên ngân sách chính xác (không “sốc” chi phí ẩn),

• Bảo vệ trải nghiệm nhân viên & an toàn vận hành về lâu dài.

Hãy biến buổi khảo sát thành cuộc “khám tổng quát” nghiêm ngặt, tránh để văn phòng mới trở thành “bệnh nhân nặng” ngay sau ngày khai trương!

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn