KINH NGHIỆM QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG HIỆU QUẢ

Kinh nghiệm quản lý toà nhà văn phòng hiệu quả

Những cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả sau đây của S4S – System for Success (Nền tảng để thành công), sẽ giúp bạn quản lý và vận hành toà nhà của mình thành công và tối ưu chi phí kinh doanh. Cùng tìm hiểu thêm về những cách quản lý toà nhà tối ưu nhất hiện nay, để trang bị thêm nhiều kiến thức và kỹ năng hữu ích nhé.

1. Bổ sung thêm kiến thức quản lý tòa nhà văn phòng.

Để thành công trong việc quản lý tòa nhà, ban quản lý cần tham gia các khóa học chuyên nghiệp hoặc tự tìm hiểu, học hỏi thêm các kiến thức về cách quản lý tòa nhà văn phòng để có thể quản lý tòa nhà sát sao, hiệu quả nhất. Điều này, giúp chủ đầu tư, chủ toà nhà hiểu được thị trường, đúc kết được cách quản lý với từng loại tòa nhà văn phòng.

Nếu không trang bị các kiến thức phù hợp về quản lý toà nhà, chủ đầu tư có thể cảm thấy bị quá sức và ôm đồm quá nhiều việc nằm ngoài tầm hiểu biết của mình. Dẫn đến việc quản lý tòa nhà kém hiệu quả, không chỉ làm đời sống cư dân, khách hàng bị ảnh hưởng, gây hại trực tiếp đến hình ảnh toà nhà mà còn dễ gây ra nhiều rủi ro như cháy nổ, mất điện… khiến người thuê văn phòng lo lắng, bất an.

2. Học cách giao tiếp cùng người thuê

Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng được nhiều chuyên gia nhấn mạnh hiện nay là mối quan hệ win – win giữa bên cho thuê và bên thuê mặt bằng.

Theo đó, ban quản lý hãy giữ kênh liên lạc thường xuyên với bên thuê, kịp thời nhận đóng góp và đề xuất của bên thuê để có cách đáp ứng hoặc giải thích cho phù hợp làm hài lòng khách thuê.

Bất cứ việc tu bổ, cải tạo gì liên quan tới tòa nhà, dù ở không gian chung hay riêng từng mặt bằng, ban quản lý cũng nên thông báo cho các doanh nghiệp làm việc tại tòa nhà. Để cẩn thận, ngoài thông báo trực tiếp, điện thoại thì có thể thông báo bằng văn bản gửi qua email để đảm bảo mọi người, mọi công ty đều nắm được. Hạn chế các hoạt động của ban quản lý ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên.

Khi bên thuê có điều gì chưa hài lòng, cần nhiệt tình tiếp thu và xem xét, không gay gắt với bên thuê để làm rạn nứt mối quan hệ.

3. Đầu tư vào các phần mềm quản lý thông minh

Phần mềm quản lý thông minh là phương pháp quản lý tất cả dữ liệu, công việc của quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thông qua phần mềm, mang lại hiệu quả quản lý cao cho chủ đầu tư.

Cách quản lý tòa nhà văn phòng bằng phần mềm thông minh này có các ưu điểm:

• Quản lý thông tin khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ, khoa học, giúp chủ đầu tư dễ dàng thực hiện các hoạt động ký kết, hợp tác, thu chi… và góp phần lớn để đảm bảo an ninh tòa nhà.
• Quản lý tài chính, báo cáo thu chi: Trình bày cụ thể, trực quan cho chủ đầu tư cũng như khách hàng các khoản thu chi khi cần thiết. Lập quy trình và các giấy tờ thu chi liên quan.
• Quản lý báo cáo hóa đơn, hợp đồng: Giúp chủ đầu tư quản lý việc ký kết với các đơn vị liên quan. Biên soạn hợp đồng, hoá đơn, chứng từ nhanh gọn, đầy đủ, đúng pháp luật.
• Quản lý trang thiết bị, các danh mục sửa chữa của tòa nhà văn phòng: Cài đặt theo dõi, quản lý các phần chung của tòa nhà. Góp phần kịp thời kiểm tra, rà soát để phát hiện các mục cần sửa chữa trước khi có biểu hiện hư hỏng.
• Quản lý số điện – nước,  chi phí dịch vụ: Thực hiện quản lý số điện nước các hoá đơn dịch vụ phát sinh trong tòa nhà văn phòng một cách chính xác, nhanh chóng. Báo cáo thu chi của từng khách hàng, chủ đầu tư có thể nắm rõ chi tiết về tình hình thu chi các chi phí từ xa.

Việc sử dụng phần mềm giúp mọi công việc quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các thao tác và thủ tục không còn phức tạp như quản lý bằng các phương pháp thủ công, dễ dàng tra cứu khi cần thiết, giảm thiểu chi phí nhân sự, giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành tòa nhà văn phòng …

4. Xây dựng kế hoạch bảo trì tòa nhà văn phòng

Việc thường xuyên kiểm tra tài sản, các hạng mục chung của tòa nhà văn phòng sẽ giúp bạn phát hiện sớm các hư hại. Nhờ đó, bạn sẽ chỉ cần xử lý các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn hơn và tiết kiệm thêm các khoản chi phí sửa chữa…

Bên cạnh đó, bạn cần xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản, đảm bảo các hạng mục trong tòa nhà luôn hoạt động tốt. Đồng thời, việc bảo trì sẽ gia tăng tuổi thọ của toà nhà và giá trị của tài sản:

• Thực hiện bảo trì định kỳ (theo tháng, năm, mùa…): Thực hiện các hoạt động như bảo trì các thiết bị PCCC, diệt côn trùng, sâu bệnh, kiểm tra các phần chung của tòa nhà, cắt tỉa cây xanh, vệ sinh hệ thống lọc khí, vệ sinh bồn chứa nước…
• Xử lý trường hợp khẩn cấp một cách kịp thời: Một số trường hợp sửa chữa cần xử lý khẩn cấp nhằm đảm bảo quyền lợi người thuê. Chính vì vậy, bạn cần xây dựng kế hoạch cụ thể, hệ thống để giải quyết các sự cố một cách nhanh nhất: hệ thống ống nước, điện, thông gió, đường truyền Internet…

Ngoài ra, việc bảo trì thường xuyên sẽ giữ tình trạng của tòa nhà văn phòng luôn hiện đại và sạch đẹp. Từ đó, giúp chủ đầu tư nâng cao giá trị tài sản về lâu dài, có thể tăng phí thuê vì chất lượng dịch vụ tốt hơn, tạo được sự hài lòng từ khách hàng.

5. Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp

Việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp, có kiến thức và kinh nghiệm trong quản lý tòa nhà văn phòng là một cách làm tiết kiệm và hiệu quả.

Qua đó, chủ toà nhà sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn, đồng thời tối ưu hoá lợi nhuận của toàn nhà. Bên cạnh đó, chủ đầu tư sẽ đảm bảo được chất lượng của từng văn phòng và cả tòa nhà cũng như các hạng mục: cơ sở hạ tầng, vệ sinh, an ninh, an toàn…

Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp được coi là cách quản lý tòa nhà văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay. Lý do là vì nếu tự quản lý và thuê dịch vụ lẻ, quy trình làm việc sẽ cồng kềnh và tốn kém chi phí hơn. Ngược lại với điều đó, một đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có một quy trình làm việc bài bản, giảm thiểu sai sót và hạn chế các chi phí phát sinh không mong muốn.

Tuy nhiên, để tìm được một đơn vị quản lý chất lượng trên thị trường hiện nay đang là một nỗi băn khoăn của các chủ đầu tư và khách hàng. Điều này rất quan trọng vì đơn vị quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng làm việc và hoạt động của cả tòa nhà văn phòng.

S4S – System for Success (Nền tảng để thành công) chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tòa nhà văn phòng hạng trung. Chúng tôi tiên phong về giải pháp quản lý tòa nhà tập trung nhằm duy trì sự kết nối và tối ưu các nguồn lực. Bằng giải pháp này, S4S giúp chủ đầu tư tiết kiệm 30% chi phí quản lý vận hành và tăng 20% giá cho thuê. Đồng thời giúp khách thuê tiết kiệm tới 30% chi phí thuê văn phòng hàng tháng. Bạn nên sử dụng dịch vụ quản lý khai thác tòa nhà của chúng tôi vì 06 lý do sau đây:

• Thứ nhất, S4S giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí vận hành tới 30%, cải thiện giá cho thuê tới 20%.
• Thứ 2, Tài sản của Quý vị được quản lý bài bản, chuyên nghiệp, không lo hư hỏng xuống cấp.
• Thứ 3, Hoạt động thăm khám định kỳ giúp tòa nhà hoạt động ổn định liên tục, khắc phục kịp thời các hỏng hóc, xuống cấp.
• Thứ 4, Được cung cấp dịch vụ bảo vệ và lễ chuẩn mực tòa nhà hạng A giúp khách thuê luôn hài lòng và gắn bó lâu dài.
• Thứ 5, Thường lấp đầy khách thuê văn phòng trong vòng 06 tháng quản lý, tỷ lệ khách hàng tái ký lên tới 90% và hoàn toàn không mất phí.
• Thứ 6, Khách thuê ký trực tiếp với chủ đầu tư, chủ đầu tư nhận tiền cọc và tiền thuê văn phòng hàng tháng từ khách thuê. Nếu một vài khách khó khăn về tài chính thì vẫn còn nhiều khách khác thanh toán đều đặn, đảm bảo nguồn thu ổn định liên tục. 

Dịch vụ tận tâm, chi phí tối ưu, lợi nhuận tối đa, tha hồ hưởng thụ cuộc sống. Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không giao tòa nhà văn phòng của mình cho S4S quản lý, vận hành và khai thác?

_____________________________

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ S4S

🌏 www.s4s.com.vn

📱 Hotline tư vấn 24/7: 0941611945