Làm sao để chọn được văn phòng phù hợp với văn hoá và chiến lược công ty?

Trong bối cảnh thị trường văn phòng ngày càng đa dạng từ vị trí, diện tích, giá thuê đến loại hình (truyền thống, flex office, coworking…), việc chọn lựa một không gian làm việc phù hợp không còn chỉ xoay quanh yếu tố chi phí hay địa điểm. Với các doanh nghiệp hiện đại, văn phòng còn là nơi phản chiếu giá trị cốt lõi, phong cách quản trị và chiến lược tăng trưởng. Một lựa chọn đúng đắn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trong tuyển dụng, giữ chân nhân sự, và phát triển thương hiệu. Vậy, làm sao để chọn được văn phòng thực sự “ăn khớp” với văn hoá và chiến lược công ty? Hãy cùng S4S khám phá thông qua bài viết này nhé!

1. Hiểu rõ bản sắc văn hoá doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu đi tìm văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ bản sắc văn hoá tổ chức của mình thuộc kiểu nào:

• Truyền thống – Kỷ luật: Thường ưu tiên không gian riêng tư, phòng ban rõ ràng, môi trường yên tĩnh. Phù hợp với các doanh nghiệp tài chính, pháp lý, kế toán.

• Sáng tạo – Đổi mới: Cần môi trường mở, linh hoạt, có nhiều không gian làm việc nhóm, góc chill, phòng brainstorming. Phù hợp với công ty công nghệ, startup, marketing agency.

• Kết nối – Cộng đồng: Ưu tiên không gian chia sẻ, coworking, tiện ích cộng đồng như khu sự kiện, café, khu thể thao. Phù hợp với doanh nghiệp hướng đến trải nghiệm nhân viên.

Việc hiểu rõ giá trị cốt lõi sẽ giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm và tránh đầu tư vào những không gian không phù hợp.

Ví dụ: Một công ty công nghệ theo mô hình Agile nên chọn văn phòng dạng không gian mở (open plan), dễ thay đổi layout và có khu vực dành cho họp nhóm linh hoạt thay vì văn phòng kín truyền thống.

2. Đồng bộ với chiến lược tăng trởng trong 3–5 năm

Không gian văn phòng không chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại mà còn phải hỗ trợ chiến lược mở rộng hoặc tái cấu trúc trong tương lai:

• Có kế hoạch tăng trưởng nhân sự: Cần chọn toà nhà có khả năng mở rộng diện tích thuê hoặc mô hình Flex Office dễ nâng – giảm chỗ ngồi linh hoạt.

• Chuyển đổi số mạnh mẽ: Ưu tiên toà nhà có hạ tầng công nghệ tốt: đường truyền internet ổn định, tích hợp IoT, hỗ trợ làm việc hybrid.

• Tăng nhận diện thương hiệu: Lựa chọn toà nhà có tính biểu tượng, thiết kế nổi bật, vị trí trung tâm hoặc khu phát triển mới (Thủ Thiêm, Phú Mỹ Hưng…).

Ví dụ: Một công ty fintech đặt mục tiêu IPO trong 3 năm nên chọn văn phòng tại tòa nhà hạng A hoặc đạt chuẩn LEED/WELL, vừa tăng uy tín, vừa thu hút nhà đầu tư và nhân sự cấp cao.

3. Đánh giá trải nghiệm nhân viên và ứng viên

Một văn phòng lý tưởng nên đồng thời là nơi truyền cảm hứng làm việc và là điểm cộng trong mắt ứng viên:

• Có ánh sáng tự nhiên, cây xanh, khu vực thư giãn, pantry tiện nghi.

• Không gian linh hoạt: vừa có booth tập trung, vừa có không gian sáng tạo.

• Giao thông thuận tiện: gần Metro, xe buýt, dễ gọi xe công nghệ.

Theo khảo sát của Gensler 2023, 81% nhân viên cho biết thiết kế văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc và quyết định gắn bó lâu dài.

Một không gian chỉn chu cũng tạo ấn tượng mạnh mẽ với ứng viên, giúp doanh nghiệp “ghi điểm” ngay từ vòng phỏng vấn.

4. Cân nhắc giữa chi phí và giá trị lâu dài

Đừng chỉ nhìn vào giá thuê/m². Một văn phòng đắt hơn có thể mang lại ROI cao hơn nếu:

• Tiết kiệm chi phí vận hành nhờ hệ thống HVAC, đèn LED, cách nhiệt tốt

• Miễn phí sử dụng phòng họp, OT HVAC, gửi xe, hoặc có hỗ trợ setup ban đầu

• Giúp giữ chân nhân sự, giảm chi phí tuyển dụng lại

Ví dụ: Một văn phòng ở Quận 1 có giá 28 USD/m² nhưng bao gồm toàn bộ tiện ích có thể rẻ hơn so với toà nhà 22 USD/m² nhưng phí dịch vụ, điều hòa ngoài giờ và gửi xe đội lên thêm 6–8 USD/m².

5. Tận dụng sự tư vấn từ đơn vị môi giới chuyên nghiệp

Việc hợp tác với các công ty môi giới bất động sản thương mại giúp tiết kiệm thời gian khảo sát, so sánh chi tiết và đàm phán hợp đồng hiệu quả hơn:

• Có access vào inventory ẩn, giá tốt hơn niêm yết

• Hiểu rõ tình trạng vận hành tòa nhà, rủi ro pháp lý

• Hỗ trợ trong giai đoạn fit-out, bàn giao, vận hành ban đầu

S4S – đơn vị môi giới văn phòng chuyên nghiệp với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực từng giúp một công ty logistics tiết kiệm 12% chi phí thuê năm đầu tiên nhờ đàm phán được 2 tháng miễn phí tiền thuê và phí điều hòa ngoài giờ.

6. Thử nghiệm và đo lường trước khi cam kết dài hạn

Thay vì ký hợp đồng thuê dài hạn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Thuê thử văn phòng dạng short-term (3–6 tháng)

• Trải nghiệm mô hình Coworking hoặc Flex Office trước khi đầu tư dài hạn

• Tổ chức khảo sát nội bộ nhân sự sau 1–2 tháng sử dụng văn phòng mới

Việc thử nghiệm này giúp đánh giá mức độ phù hợp thực tế giữa không gian và hành vi làm việc nội bộ, từ đó điều chỉnh kịp thời trước khi cam kết lâu dài.

Kết luận

Lựa chọn văn phòng không chỉ là quyết định vận hành, mà là chiến lược dài hạn về nhân sự, thương hiệu và tài chính. Khi một không gian làm việc phản chiếu đúng tinh thần văn hoá và chiến lược doanh nghiệp, nó trở thành bệ phóng để đội ngũ phát huy tối đa năng lực và đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường tăng trưởng.

Trước khi ký hợp đồng thuê, hãy tự hỏi: Văn phòng này có giúp tôi giữ chân nhân sự, thu hút ứng viên, nâng tầm thương hiệu và hỗ trợ chiến lược 5 năm tới không? Nếu câu trả lời là “chưa chắc chắn”, bạn cần xem lại.

Bạn có thể tham khảo bài viết về cách tránh các lỗi phổ biến khi đi thuê VP tại đây.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn