Mẹo đàm phán và gia hạn hợp đồng thuê văn phòng

Thuê văn phòng giống như ký bản hôn ước kéo dài 3–5 năm: điều khoản “lệch pha” sẽ ngấm dần thành chi phí đội trần, còn đàm phán khôn ngoan giúp doanh nghiệp ổn định dòng tiền, linh hoạt mở rộng. Bài viết này S4S sẽ tổng hợp 10 mẹo đàm phán khi ký mới và 5 chiến thuật gia hạn sát thời điểm hết hạn, giúp bạn giữ lợi thế ngay cả khi thị trường biến động.

1. Nghiên cứu thị trường – biến dữ liệu thành đòn bẩy đàm phán

Báo cáo CBRE, Savills, JLL: tải về giá thuê trung bình, tỷ lệ trống khu vực quanh bán kính 2 km.
Đi săn “for lease”: gọi trực tiếp 2–3 môi giới khác nhau, xác thực mức giá brochure.
Theo dõi tỷ lệ lấp đầy: nếu < 80 %, chủ tòa nhà sẵn sàng giảm 5–10 % để giữ khách lâu năm.

Mở rộng: Thay vì chỉ tải báo cáo CBRE hay Savills, hãy:

So sánh theo bán kính: tạo bảng Excel liệt kê giá GROSS của 5 tòa nhà nằm trong 1 km, 3 km và 5 km. Bạn sẽ thấy “vành đai” nào cạnh tranh nhất.
Theo dõi tỷ lệ hấp thụ (absorption rate) từng quý; nếu khu vực đang dư cung, chủ nhà sẵn sàng gia tăng ưu đãi.
Lập biểu đồ xu hướng giá 8 quý gần nhất: điều này chứng minh bạn hiểu thị trường, chủ nhà khó “hét” cao.

Khi bạn đưa ra con số cụ thể (ví dụ: “tòa B cạnh đây chỉ 22 USD/m² GROSS, service charge 5 USD”), bạn chuyển thế bị động thành chủ động.

2. Xây dựng BATNA – đừng bước vào phòng họp khi chưa có “đường lui”

Khái niệm BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) giúp bạn vạch rõ: “Nếu giá vượt 25 USD/m², chúng tôi chuyển sang tòa C đã giữ chỗ”. Nhờ vậy, mọi nhượng bộ đều có ranh giới, tránh “trượt giá” phút cuối.

Làm thế nào:

Giữ chỗ sơ bộ (soft hold) tại tòa nhà B với email xác nhận giá.
Tính chi phí di dời (moving cost); chỉ khi tổng chi thấp hơn mức chủ nhà A đưa, BATNA mới đủ mạnh.
Viết ra “đường lui phi tài chính”: Cải thiện well-being, cắt quãng đường di chuyển nhân viên… để so sánh lợi ích tổng hợp, không đơn thuần giá thuê.

Khi đàm phán, hãy nhắc subtle: “Chúng tôi đã có đề nghị 23 USD/m² tại tòa B, nhưng muốn ở lại vì vị trí này phù hợp – nếu giá hợp lý.”

3. Kịch bản thương lượng 3 pha – bảo vệ biên độ, tối đa ưu đãi

Pha 1 – Giá thăm dò: Gửi Letter of Intent với giá thấp hơn 12–15 %, kết hợp lập luận thị trường & mô tả BATNA.

Pha 2 – Nhượng bộ có điều kiện: Khi chủ nhà “gật gù” giảm một nửa khoảng cách, nhảy ngay sang điều khoản giá trị: miễn phí fit-out, nâng cấp sảnh, slot xe miễn phí. Nhấn mạnh “chúng tôi đầu tư dài hạn nên cần dịch vụ xứng tầm”.

Pha 3 – Khóa deal: Gói mọi nhượng bộ thành phụ lục không tách rời hợp đồng chính. Như vậy, sau khi ký, ưu đãi thành quyền lợi ràng buộc pháp lý.

Đi sâu thêm: Xác định “walk-away point” (giá tối đa, escalation tối đa). Khi đạt ngưỡng đó mà chủ nhà không giảm, rút lui về BATNA để giữ vị thế.

4. Năm điều khoản “đắt tiền” bị bỏ quên – phân tích từng chi tiết

4.1 – Service Charge & cơ chế tăng

Phân tầng chi phí: an ninh, điện lạnh khu chung, xử lý rác. Đòi báo cáo tài chính hàng năm của ban quản lý, tránh phí “ổn định” nhưng số nhân viên tòa nhà giảm mà bạn vẫn trả đều.
Trần tăng phí: gắn CPI + 1 % là mức “chịu đau” hợp lý; cao hơn, chi phí dịch vụ vượt kiểm soát.

4.2 – Escalation Rate

Chiến thuật “bậc thang” (0 % – 3 % – 5 %) giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách năm đầu, khi dòng tiền mở rộng văn phòng còn hạn hẹp.

4.3 – OT HVAC

Yêu cầu bảng cấu trúc tính phí: mỗi VAV? mỗi floor? Thêm điều khoản free cooling (tắt chiller, dùng quạt tươi) nếu nhiệt độ ngoài trời < 24 °C.

4.4 – Sub-lease & Downsizing

Thêm mục “First Right of Refusal” – nếu bạn downsizing, chủ nhà được quyền tìm khách mới trong 30 ngày; quá hạn, bạn được sub-lease. Tránh xung đột lợi ích.

4.5 – Exit Clause

Liên quan ESG: nếu tòa nhà xuống hạng an toàn PCCC hoặc vi phạm môi trường, doanh nghiệp được rời đi + hoàn tiền cọc.

5. Fit-out period – chuyển chi phí CAPEX thành OPEX “0 đồng lãi suất”

Phân tích ROI: 30 ngày miễn phí = 1/12 tiền thuê năm đầu → tương đương giảm giá 8,3 %. Nếu ngân sách cải tạo 1,5 triệu đ/m², tiết kiệm 15 % chi phí thực. Đưa con số này lên bàn, chủ nhà dễ hiểu lợi ích đôi bên: giảm chi phí cho bạn, giữ khách dài lâu cho họ.

6. Phí gửi xe – “khoản chi hằng ngày” leo thang âm thầm

Xe máy: tăng 5 000 đ/ngày = 100 000 đ/tháng/người; 100 nhân viên → +10 triệu/tháng = 120 triệu/năm.
Ô tô: mỗi slot miễn phí tương đương 30 m² diện tích thuê. Nhấn điểm này để đòi thêm slot, hoặc giảm giá/cross-subsidy.

7. Chiến lược gia hạn – bắt đầu khi nào, chuẩn bị gì?

Bước vào giai đoạn t-9 tháng (trướcngày hết hạn 9 tháng), bạn đã đủ sớm để:

So sánh giá mới toàn khu vực.
Cho chủ tòa nhà thời gian “nghĩ” ưu đãi giữ khách.
Đề xuất cải tạo (sơn lại lobby, bổ sung cây xanh) thay cho tăng giá.

t-12 đến t-9 tháng: rà soát thị trường, update All-in Cost.

t-9 đến t-6: trình bày nhu cầu cải tạo, quỹ xe, OT HVAC, đề xuất “win-win”.

t-6 đến t-3: chốt deal. Nếu thất bại, vẫn còn 3 tháng rút giấy phép, tìm địa điểm mới.

Đưa báo cáo chi phí di dời (moving, downtime, branding) cho chủ nhà để chứng minh “chúng tôi rời đi cũng tốn, nhưng sẽ rời nếu lợi ích không đủ”.

8. Gia hạn sáng tạo – 5 mô hình “thắng đôi”

Chiến thuật	Lợi ích	Cách triển khai
Early-bird	Giảm 5 % giá thuê khi gia hạn ≥ 3 năm	Đàm phán trước 6–9 tháng
Revenue Share OT	Miễn phí OT, trả theo % doanh thu OT nếu vượt ngưỡng	Phù hợp agency làm đêm
Capex-for-Rent	Chủ đầu tư chi 50 % chi phí nâng cấp tầng, đổi lại cam kết ở ≥ 5 năm	Trả góp cải tạo
Ladder Escalation	0 % năm 1, 3 % năm 2, 5 % năm 3	Giảm “sốc” chi phí đầu
Hybrid Clause	Cho phép giảm 20 % diện tích nếu hybrid > 50 %	Linh hoạt mô hình làm việc

Early-bird Discount: ký sớm – giảm giá ngay, giúp chủ nhà chốt lấp đầy, bạn giảm áp lực ngân sách.
Revenue Share OT: chủ nhà thu phí OT theo % vượt benchmark, khuyến khích hai bên cùng tiết kiệm năng lượng.
Capex-for-Rent: chủ đầu tư tài trợ nâng cấp nội thất, doanh nghiệp commit 5 năm; biến chi phí một lần thành “trả góp”.
Ladder Escalation: giảm gánh hai năm đầu (0 %, 3 %), sau đó tăng 5 % – phù hợp startup scale-up.
Hybrid Clause: doanh nghiệp được giảm tối đa 20 % diện tích nếu 50 % nhân viên làm hybrid 2 ngày/tuần, giảm phí “bàn trống”.

9. Lập bảng đánh giá gia hạn – ba chỉ số “chốt hạ”

All-in Cost /m² so với benchmark: nếu > 110 %, phải đàm phán lại.
eNPS văn phòng: nếu < 60, cần nâng cấp không gian hoặc đổi chỗ.
ROI di dời: chi phí move ≤ tiền thuê tiết kiệm 3 năm → cân nhắc chuyển.

10. Case study chi tiết – Công ty A “nâng cấp bằng ưu đãi”

Sau 3 năm, chủ nhà đề xuất tăng 8%. Công ty A phản đòn:

Chứng minh tỷ lệ trống tòa = 22%.
Đưa bảng move cost 1,8 tỷ (di dời + downtime).
Đề xuất cam kết 5 năm – lấy 2 tháng free rent + miễn phí OT 1 h/ngày + sơn mới lobby.

Kết quả: giảm 17 % effective rent; chủ nhà đồng ý nâng cấp hình ảnh – win-win.

Kết luận – Công thức “3 D”

Data – Số liệu giá thị trường, tỷ lệ trống, All-in Cost.
Design swap – Đổi giảm giá sang miễn phí fit-out, slot xe, OT HVAC để tối ưu CAPEX & OPEX.
Deadline – Chủ động mốc t-9, t-6, t-3 để gia hạn dễ thở – nếu thất bại vẫn đủ thời gian di dời.

Áp dụng 3 D + 10 mẹo đàm phán & 5 chiến thuật gia hạn, doanh nghiệp tiết kiệm 15–20 % chi phí thuê, duy trì vị trí & hình ảnh, đồng thời tạo không gian làm việc khiến nhân viên “yêu từ ghế ngồi”.

Bạn có thể tham khảo thêm về cách tránh các lỗi phổ biến khi đi thuê VP tại đây.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0965024191
Mail: info@s4s.com.vn