Những sai lầm phổ biến khi lần đầu thuê văn phòng

Thuê văn phòng là một trong những quyết định tiêu tốn nhiều ngân sách và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh lẫn hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Đáng tiếc, rất nhiều công ty lần đầu “ra riêng” lại mắc phải những lỗi cơ bản, khiến tiền mất – tật mang: chi phí đội lên, nhân viên kêu ca, còn khách hàng ngần ngại hợp tác. Bài viết dưới đây tổng hợp 9 sai lầm phổ biến nhất cùng giải pháp khắc phục, giúp bạn tự tin ký hợp đồng và biến văn phòng mới thành bệ phóng tăng trưởng.

1. Chọn địa điểm “hào nhoáng” nhưng… xa đối tác và nhân viên

Vấn đề: Săn tìm tòa nhà sang trọng hạng A ở trung tâm đắt đỏ, trong khi phần lớn khách hàng, chuỗi cung ứng hay nhân viên sống ở khu ven. Di chuyển khó khăn, phí gửi xe cao, giao hàng chậm.

Hậu quả:

• Lãng phí thời gian & chi phí đi lại mỗi ngày.

• Nhân viên mệt mỏi, năng suất giảm.

• Khó thu hút ứng viên ở xa hoặc ngoại thành.

Giải pháp:

• Vẽ bản đồ heatmap: đặt ghim nơi cư trú của 10 khách hàng lớn & 70 % nhân viên để xác định “vùng tối ưu”.

• Nếu cần vị thế, hãy cân nhắc văn phòng hạng B+ gần Metro hoặc trục giao thông, vừa tiết kiệm, vừa tiện kết nối.

2. Nhìn “giá thuê/m²” mà quên tính All‑in Cost

Sai lầm huyền thoại: Thấy giá thuê 15 USD/m² “quá hời” nhưng không cộng: phí dịch vụ, OT điều hòa, gửi xe, rác thải, biển hiệu…

Kết quả: Tổng chi phí ­> 20 USD/m², vượt ngân sách 25 %.

Cách khắc phục:

1. Yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp bảng All‑in Cost (base rent + service charge + phụ phí).

2. Lập file Excel “So sánh 3 tòa nhà” – tính tiền hằng tháng & hằng năm, chọn phương án tối ưu.

3. Nhận mặt bằng nhưng không đo diện tích NET

Thực trạng: Quảng cáo 200 m², nhưng 30 m² là hành lang & cột – chỉ còn 170 m² sử dụng.

Hệ lụy:

• Bố trí chỗ ngồi thiếu, phải thuê thêm.

• Trả tiền cho diện tích không dùng đến.

Lời khuyên:

• Đo bằng thước laser & đối chiếu bản vẽ, chỉ chốt khi diện tích NET (thông thủy) đủ nhu cầu.

• Nếu bị tính GROSS, đàm phán giảm đơn giá/m² tương ứng.

4. Bỏ qua điều khoản tăng giá (Escalation) & thời hạn hợp đồng

Kịch bản xấu: Hợp đồng quy định tăng 10 %/năm, sau 2 năm giá thuê “nhảy vọt”; hoặc thời hạn chỉ 1 năm, hết hạn bị chủ nhà ép giá.

Giải pháp:

• Khóa Escalation Rate ≤ 5 %/năm hoặc cố định 2 năm đầu.

• Chọn hợp đồng 3–5 năm kèm quyền gia hạn, bảo đảm ổn định.

5. Không kiểm tra hạ tầng kỹ thuật & PCCC

Nguy cơ: Thang máy cũ, internet chập chờn, điều hòa yếu, sprinkler lắp sai vị trí.

Rủi ro: Gián đoạn công việc, nguy hiểm an toàn, tốn phí sửa chữa.

Checklist cần test:

• Thang máy giờ cao điểm (≤ 45 s chờ).

• Tốc độ internet, cổng ISP dự phòng.

• Hồ sơ nghiệm thu PCCC, lối thoát hiểm thông thoáng.

• Máy phát điện dự phòng (RTO < 15 s).

6. Thiếu điều khoản linh hoạt cho mô hình Hybrid

Tình huống: Doanh nghiệp chuyển sang làm việc kết hợp, diện tích dư nhưng hợp đồng cấm sub‑lease hoặc chia sàn.

Cách phòng tránh:

• Thương lượng điều khoản sub‑lease / chuyển nhượng và chia sàn modul ngay từ đầu.

• Quy định thời gian báo trước downsizing 1–2 tháng để tránh phạt.

7. Quên dự phòng ngân sách fit‑out & thời gian miễn phí

Sai lầm đắt giá:

Chủ tòa nhà chỉ “hào phóng” đúng 7 ngày thi công. Nội thất chưa kịp hoàn thiện, đồng hồ tiền thuê đã chạy → bạn phải trả hàng chục triệu cho mặt bằng vẫn phủ bụi công trình.

Cách “gỡ bom” ngay trên bàn đàm phán:

1. Yêu cầu fit‑out period miễn phí 15–30 ngày

   • Lý lẽ thuyết phục: thi công đạt chuẩn PCCC & M&E cũng giúp tòa nhà giữ uy tín.

   • Cộng thêm điều khoản: nếu chủ đầu tư bàn giao muộn, fit‑out period tự động kéo dài tương ứng.

2. Chuẩn bị timeline & hồ sơ thi công cực chi tiết

   • Hoàn thiện bản vẽ 2D/3D, sơ đồ điện‑điều hòa, danh mục vật liệu trước ngày nhận mặt bằng.

   • Nộp cho ban quản lý ngay khi ký hợp đồng để rút ngắn vòng duyệt xuống còn 24–48 h.

8. Không gắn KPI dịch vụ & SLA với nhà thầu

Hệ quả: Nhà vệ sinh bốc mùi, sàn trơn trượt – điểm trừ nặng nề trong mắt nhân viên và khách. Bảo vệ thiếu cảnh giác, ra vào không kiểm soát – rủi ro mất mát tài sản. Ticket IT ùn ứ, máy in “đơ” cả buổi – deadline trễ, tinh thần làm việc xuống dốc.

Quy tắc vàng để tình trạng ấy không lặp lại:

1. Ký SLA (Service Level Agreement) minh bạch

   • Vệ sinh: “Sàn luôn khô ráo, không mùi” – đo bằng máy đo độ ẩm, chỉ số phải ≤ 10 %.

   • IT Helpdesk: 95 % ticket cấp 1 phải xử lý trong < 4 giờ.

   • Bảo vệ: 100 % khách ra vào cần quét mã/đăng ký trước.

2. Cơ chế thưởng – phạt rõ ràng

   • Thưởng +5 % giá trị hợp đồng khi SLA đạt > 95 % liên tiếp trong tháng.

   • Phạt 10 % (kèm cảnh báo “theo dõi đặc biệt”) nếu SLA tụt < 85 % – buộc nhà thầu tăng nhân sự hoặc cải thiện quy trình ngay lập tức.

9. Bỏ quên “chất lượng sống” – thiếu well‑being & Kaizen

Biểu hiện: Văn phòng bí, ồn; nhân viên đau vai gáy, rời bỏ công ty.

Cách cải thiện:

• Focus pod chống ồn, Recharge zone ghế massage.

• Chu kỳ PDCA tiết kiệm điện, stretch break 2 giờ/lần.

• Theo dõi eNPS hằng quý, đặt KPI “hạnh phúc” song song KPI doanh thu.

Tóm tắt “bí kíp” chống sai lầm

Kết luận

Lần đầu thuê văn phòng giống như đặt viên gạch nền cho hành trình phát triển dài hạn. Tránh 9 sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm hàng trăm triệu chi phí phát sinh.

• Đảm bảo hạ tầng & dịch vụ ổn định, không gián đoạn kinh doanh.

• Tạo môi trường thân thiện, linh hoạt, thu hút & giữ chân nhân tài.

Hãy kiểm tra kỹ lưỡng, đàm phán thông minh và luôn đặt câu hỏi: “Khoản chi này có xứng đáng góp phần vào sản phẩm & con người của chúng ta hay không?” Nếu câu trả lời là Có, bạn đang trên đường xây dựng một văn phòng đúng nhu cầu, đúng ngân sách và sẵn sàng làm bệ phóng cho mọi đột phá tương lai.

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn