Quản lý bất động sản

NHỮNG ĐIỀU CHƯA BIẾT VỀ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN

Quản lý vận hành bất động sản bao gồm quản lý tòa nhà văn phòng và quản lý tòa nhà chung cư. Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực sẽ có cơ chế hoạt động khác nhau. Nếu quản lý tòa nhà văn phòng hay tòa nhà chung cư không tốt thì sẽ dẫn đến sự đánh giá không khách quan cho giá trị của toà nhà.

Chính vì vậy, công việc của những đơn vị quản lý là giúp đảm mọi hoạt động của tòa nhà nói chung và chung cư, văn phòng nói riêng được vận hành trơn tru, ổn định và chất lượng tốt nhất.

Tổng quan về quản lý vận hành bất động sản

Quản lý vận hành bất động sản là quá trình thực hiện các công việc: quản lý, duy trì, vận hành và giám sát các hệ thống, dịch vụ trong tòa nhà, chung cư, văn phòng, trung tâm thương mại, trường học,… Mục đích bảo đảm cho bất động sản được vận hành ổn định và đạt hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, chất lượng dịch vụ quản lý còn giúp góp phần tăng giảm giá trị bất động sản cho đơn vị sở hữu.

Các loại hình quản lý bất động sản trên thị trường hiện nay

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý tòa nhà. Giúp cho mọi hoạt động liên quan trong tòa nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi, an toàn và nhanh chóng nhất. Đồng thời, giúp cho mọi đối tượng khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà có cảm giác thoải mái và mang đến hiệu quả công việc cao.

Việc vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng tốt sẽ mang đến giá trị cao cho tòa nhà. Đồng thời, cũng mang đến lợi nhuận cao mà dịch vụ cho thuê văn phòng đem lại. Chất lượng của quản lý tòa nhà văn phòng ảnh hưởng rất lớn tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác đến thuê.

Quản lý tòa nhà chung cư là gì?

Quản lý tòa nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến tòa nhà. Nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống trong chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh và an toàn.

Một chung cư bao gồm rất nhiều căn hộ, và số người sinh sống trong chung cư sẽ lên đến hàng trăm nghìn người. Chính vì vậy, việc quản lý tòa nhà chung cư sẽ đòi hỏi một đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp. Để có thể nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu và khắc phục những lỗi kỹ thuật phát sinh để mang đến sự hài lòng cho toàn bộ cư dân sống trong chung cư.

Quản lý vận hành bất động sản chung cư mục đích cốt lõi là mang lại môi trường sống an toàn, đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu thiết yếu của cư dân sống trong tòa nhà.

Những hệ thống cơ bản như: hệ thống điện, nước, thang máy – đây là những hệ thống cốt lõi của tòa nhà giúp cho sinh hoạt hàng ngày diễn ra bình thường. Tiếp đó là vấn đề đảm bảo an ninh, môi trường sạch sẽ.

Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh của cư dân sẽ giúp quản lý vận hành tòa nhà tốt hơn. Đặc biệt, phải quan tâm và chú ý đến các nhu cầu thiết yếu của cư dân (sinh hoạt cộng đồng, vui chơi giải trí,…).

Quản lý trung tâm thương mại

Dịch vụ quản lý trung tâm thương mại là một dịch vụ được cung cấp để phục vụ cho việc quản lý và vận hành trung tâm thương mại một cách trôi chảy.
Đội ngũ quản lý vận hành bất động sản phải đảm bảo hệ thống công nghệ (chiếu sáng, điện – nước, thang máy, điều hòa,…) Cơ sở vật chất cần được bảo trì thường xuyên để giữ vẻ sang trọng cho trung tâm thương mại.
Hàng ngàn người đến và đi mỗi ngày tại khu phức hợp mua sắm. Do đó, ban quản lý trung tâm mua sắm cần chú ý đến thái độ và ngoại hình của nhân viên.
Hơn nữa, ủy ban quản lý phải hỗ trợ các công ty cho thuê trong việc kiểm soát hành động của các nhà thầu sửa chữa.

Quản lý vận hành trường học

Quản lý vận hành trường học là dịch vụ đặc thù bởi loại bất động sản này về cơ bản giống như các dịch vụ quản lý căn hộ hay chung cư. Các công việc quản lý, vận hành nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, mang lại trải nghiệm tốt nhất, phù hợp nhất.

Ví dụ, nếu người quản lý vận hành làm việc trong trường học, điều quan trọng là phải chú ý đến các hoạt động công nghệ ( camera, đèn điện, điều hòa không khí, máy chiếu, internet, v.v.), vệ sinh trường học và an toàn thực phẩm trong nhà bếp, thực phẩm, an toàn trong lớp học… Bước quan trọng nhất là thiết lập một bầu không khí học tập an toàn và hiệu quả cho cả giáo viên và học sinh.

Quản lý vận hành khách sạn

Thường xuyên giám sát, theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ bảo trì hệ thống quản lý và bảo trì hệ thống kỹ thuật. Cảnh quan và diện tích của khách sạn có thể được ban quản lý duy trì bằng cách thuê các nhà thầu (vệ sinh, môi trường, cây xanh…). Do đó, hiệu quả và giá trị kinh doanh của tòa nhà khách sạn sẽ tăng lên.

Tùy theo nhu cầu của chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành bất động sản mà cung cấp dịch vụ và hệ thống nhân sự phù hợp. Bộ phận quản lý vận hành khách sạn có thể bao gồm nhân viên (lễ tân, nhân viên bể bơi, chăm sóc khách hàng, bar, nhà hàng,…)

Quản lý vận hành Resort

Sự hợp tác tốt giữa các bộ phận là điều cần thiết để quản lý các hoạt động của khu nghỉ dưỡng. Đặc biệt, dịch vụ phải mang đến cho du khách một kỳ nghỉ trọn vẹn nhất có thể, đồng thời sử dụng hiệu quả giá trị bất động sản.

Nhiều nguồn nhân lực trong các lĩnh vực công nghệ, vệ sinh, vệ sinh và an ninh sẽ được yêu cầu để quản lý và điều hành khu nghỉ dưỡng.

Khu nghỉ dưỡng có nhiều tiện nghi hỗ trợ môi trường, vì vậy ban quản lý sẽ cần chú ý hơn đến những thứ như lọc nước, dịch vụ diệt côn trùng và bảo trì cây cảnh.

Khi nào quý khách cần thuê công ty quản lý bất động sản?

Nhiều nhà đầu tư bất động sản sử dụng dịch vụ quản lý vận hành bất động sản căn hộ hiện nay để quản lý hiệu quả hệ thống nhiều căn hộ cho thuê, giải quyết các vấn đề kinh doanh và xử lý hợp đồng, thủ tục giấy tờ nhanh chóng, giấy tờ giữa chủ sở hữu và người thuê nhà phù hợp với pháp luật. Vậy, khi nào bạn nên sử dụng dịch vụ quản lý bất động sản?

• Quá bận rộn để xử lý, bảo trì căn hộ và không có nhiều thời gian rảnh.
• Chủ sở hữu căn hộ không quen với các điều khoản của hợp đồng cho thuê bất động sản và cách quản lý các tình huống như tranh chấp người thuê nhà, cùng những thứ khác.
• Kiểm soát chi phí là một thách thức, đặc biệt là khi nói đến giá bảo trì và sửa chữa các thiết bị trong mỗi căn hộ.
• Để dễ dàng quản lý tiền thuê nhà, điện, nước, phí gửi xe.
• Không thể xác minh và theo dõi các vấn đề về hệ thống phòng cháy chữa cháy và an ninh của căn hộ cho thuê
• Có quá nhiều căn hộ sẵn có nên việc thu thập thông tin người thuê nhà và thông báo cho khách hàng về tin tức tòa nhà và căn hộ là một thách thức.
• Lo ngại rằng người thuê nhà sẽ không bảo trì đồ nội thất và thiết bị của căn hộ.
• Phải mất một thời gian để liệt kê một căn hộ cho thuê, những người thuê nhà tiềm năng có thời gian để xem nó.
• Công ty đã hoạt động được một thời gian nhưng lợi nhuận chưa tối ưu, chưa có dấu hiệu thu hồi vốn.

Công việc của quản lý tòa nhà tại S4S 

Quản lý tòa nhà là một công việc đòi hỏi cần phải có sự cẩn thận, chu đáo, chi tiết và trách nhiệm nghề nghiệp cao. Vì vậy, công việc của những đơn vị quản lý toà nhà sẽ cung cấp dịch vụ kiểm soát mọi quy trình của tòa nhà. Nhằm để tòa nhà được hoạt động một cách tốt nhất và đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất có thể.

• Quản lý tài chính: 

Cần đảm bảo số tiền mà mỗi khách hàng đóng hàng tháng theo một khoản phí định kỳ. Ban quản lý tòa S4S có trách nhiệm quản lý tài chính một cách rạch ròi và minh bạch nhất, chi trả cho mọi khoản chi phí hoạt động trong tòa nhà.

• Quản lý nhân sự: 

Mỗi toà nhà sẽ có những mảng nhân sự khác nhau để phục vụ đáp ứng từng nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, ban quản lý nhân sự có nhiệm vụ giám sát các hoạt động của từng nhân viên. Nhằm đảm bảo công việc được đề ra đạt kết quả cao. Bên cạnh đó,  để có những biện pháp xử phạt và khen thưởng xứng đáng.

• Quản lý khách hàng:

Ban quản lý khách hàng S4S có nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, giải quyết những nhu cầu và thắc mắc một cách chính xác nhất đều là công việc của bộ phận quản lý khách hàng. Cần phải làm mọi cách để luôn đem đến sự hài lòng và giữ chân khách hàng bằng mọi cách.

• Bảo trì kỹ thuật:

Trong toà nhà có rất nhiều thiết bị kỹ thuật cần được phải kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi sự hoạt động thông suốt của toàn hệ thống.

Vì nhiều mảng như vậy nên công việc quản lý và vận hành tòa nhà sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Cho nên, các cán bộ và nhân viên quản lý tòa S4S đều được trang bị đầy đủ những kiến thức và kỹ năng từ cơ bản đến nâng cao. Để nhanh chóng nhận biết được những chi tiết cần sửa chữa, hay đáp ứng nhu cầu cần thiết của từng khách hàng.

Chi tiết các công việc quản lý và vận hành bất động sản

Đối với phía chủ đầu tư

Nhà đầu tư chịu trách nhiệm chính đối với tài sản. Do đó, ban quản lý vận hành bất động sản được yêu cầu cập nhật cho chủ đầu tư về các nhiệm vụ sau khi chúng đã hoàn thành:

• Phê duyệt và giám sát quá trình lắp đặt đồ nội thất phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Tình trạng hoạt động
• Tạo chiến lược để giảm chi phí và tăng thu nhập.
• Kiểm tra tình trạng của tài sản và cho nhà đầu tư biết để có thể thực hiện một thỏa thuận.
• Hỗ trợ nhà đầu tư giải quyết các xung đột liên quan đến lợi ích của mình với người tiêu dùng
• Đảm bảo rằng cấu trúc có một diện mạo chuyên nghiệp.

Đối với khách thuê bất động sản

Ban quản lý chịu trách nhiệm về những điều sau đây đối với người thuê bất động sản:

• Máy móc xây dựng cần được kiểm tra và bảo trì.
• Khuyến khích các nhà thầu kiểm tra tình trạng của tòa nhà
• Xác minh rằng các thành phần cơ bản của tòa nhà đang hoạt động tối ưu.
• Đảm bảo rằng khách hàng được thông báo đầy đủ về các quy tắc và quy định
• Khảo sát và xác định yêu cầu, mục tiêu của thị trường mục tiêu
• Hỗ trợ tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng

Đối với dân cư sinh sống

Vai trò của ban quản lý vận hành bất động sản đối với cư dân khu chung cư bao gồm:

• Thu phí theo quy định của pháp luật và nội quy chung của tòa nhà
• Bằng việc cung cấp các dịch vụ, họ có thể làm cho cuộc sống của cư dân trở nên dễ dàng và thoải mái hơn (kỹ thuật, sửa chữa và bảo trì hệ thống trong tòa nhà,..)
• Công khai các khoản đã chi và sử dụng trung thực
• Hỗ trợ cư dân sử dụng các công cụ kỹ thuật khi gặp sự cố

Các lưu ý khi chủ đầu tư lựa chọn đơn vị quản lý bất động sản

Khả năng kỹ thuật của nhà điều hành

Chuyên môn kỹ thuật của đội ngũ quản lý nên là yếu tố đầu tiên được tính đến khi lựa chọn một đơn vị quản lý vận hành bất động sản. Việc đơn vị quản lý tòa nhà đăng tài liệu trên trang web của Bộ Xây dựng/Sở Xây dựng là minh chứng cho điều này. Cục Quản lý nhà và thị trường BĐS, Bộ Xây dựng sẽ có văn bản xác nhận đối với các đơn vị đăng ký theo Thông tư 02/2016/BXD, các đơn vị đã đăng ký theo Thông tư 28/2016/BXD chỉ được đăng tin mà không có văn bản xác nhận. Ngoài ra, mỗi đơn vị đều có chứng chỉ chứng minh đã hoàn thành xuất sắc khóa học về quản lý, vận hành nhà chung cư.

Chuyên môn quản lý vận hành

Chuyên môn quản lý vận hành bất động sản được thể hiện qua những sáng kiến do chính đơn vị lên kế hoạch và điều hành. so sánh mức độ dịch vụ cư dân nhận được với chi phí bỏ ra để đánh giá hiệu quả quản lý chất lượng dịch vụ. Mức độ sử dụng và khai thác của các cơ sở hiện tại và sau khi vận hành cũng phải được tính đến. Ngoài ra, khi đánh giá các lựa chọn, điều quan trọng là phải tính đến ý kiến và phản hồi của cư dân về dịch vụ.

Đơn vị kiểm soát, quản lý hiện đại

Chủ đầu tư và quản lý vận hành bất động sản cần nhận thức rõ mô hình chuyển dịch công nghệ và vận hành các đơn vị quản lý sử dụng các phương pháp quản lý đương đại. Ban quản trị sử dụng các công cụ công nghệ như hệ thống giám sát tòa nhà (BMS), hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), hệ thống quản lý công việc (JMS), hệ thống quản lý chung cư để giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả. Ngoài việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, công tác quản lý vận hành còn giúp đảm bảo an toàn cho chung cư.

4. Quy trình quản lý tòa nhà tại S4S

Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn. Các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành. Nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng.

4.1 Quản lý hợp đồng:

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
• Quy trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quy trình thanh lý hợp đồng

4.2 Quy trình khách hàng:

• Quy trình quản lý và sử dụng phòng
• Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng
• Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
• Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng
• Quy định quản lý tài sản của khách hàng
• Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
• Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà

4.3 Quy trình an ninh

• Nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà
• Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
• Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy
• Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
• Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
• Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)

4.4 Quy trình vận hành kỹ thuật

• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
• Quy trình bảo trì các công trình xây dựng
• Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,…

4.5 Quy trình vệ sinh

• Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa nhà
• Quy định quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà
• Các quy định về quản lý tòa nhà của bộ luật nhà nước.

Các thành viên trong ban giám đốc và các cán bộ làm việc tại các phòng bộ phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc. Đồng thời cần phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của bộ xây dựng.

Đơn vị tư vấn, quản lý và vận hành bất động sản uy tín nhất hiện nay

Việc quản lý các hoạt động bất động sản là một vị trí thâm dụng lao động với các yêu cầu nghiêm ngặt. Do đó, nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí trong quá trình quản lý khi thuê một đơn vị quản lý có năng lực và uy tín. Một trong những doanh nghiệp quản lý tư vấn và quản lý bất động sản uy tín hàng đầu hiện nay là S4S. Đơn vị sở hữu một số lợi thế vượt trội như:

• Áp dụng tiêu chuẩn quản lý bất động sản hiện đại vào thực tiễn 
• Nhóm chuyên gia có chuyên môn, kiến thức, am hiểu sâu rộng
• Hệ thống đào tạo nhân viên có hệ thống, kiến thức cao và nhiệt tình

Đơn vị quản lý vận hành căn hộ dịch vụ với nhiều năm kinh nghiệm cùng hệ thống công nghệ quản lý vận hành bất động sản hiện đại sẽ trở thành cánh tay đắc lực hỗ trợ chủ đầu tư trong việc quản lý tổng thể nguồn lực của công ty, giúp doanh nghiệp tự quản lý các nguồn lực của mình. Đồng thời, S4S cũng tạo ra các chiến lược khai thác tài nguyên hợp lý và hiệu quả từ đó sử dụng các quy trình nghiệp vụ của hệ thống.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0941611945 nếu bạn cần thêm trợ giúp hoặc hướng dẫn về quản lý bất động sản.

Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0941611945

Mail: info@s4s.com.vn

Website: s4s.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/quanlytoanhaS4S