Việc quản lý một trung tâm thương mại có quy mô lớn không phải là điều dễ dàng gì. Chính vì vậy bạn cần xây dựng được một quy trình quản lý trung tâm thương mại chi tiết và cụ thể. Từ đó áp dụng theo quy trình để quản lý và các hoạt động của trung tâm thương mại được thực hiện một cách có hiệu quả.
Đặc điểm quản lý trung tâm thương mại
Việc quản lý tốt hay không tốt trung tâm thương mại sẽ ảnh hưởng nhiều đến các hoạt động bên trong của trung tâm thương mại. Và nếu chúng ta quản lý trung tâm thương mại với một quy trình cụ thể thì sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Trước khi nói về quy trình quản lý này, hãy cùng điểm qua một số đặc điểm của quy trình quản lý, vận hành trung tâm thương mại như:
– Quản lý về nguồn tài chính cho trung tâm thương mại một cách chặt chẽ.
– Tối ưu được các nhân sự cho từng bộ phận, các nhân sự đều được đào tạo.
– Quản lý được nguồn khách hàng và thông tin của khách hàng một cách khoa học và hiệu quả.
– Hệ thống kỹ thuật được vận hành tốt.
– Đảm bảo được sự an ninh, an toàn cho khách hàng.
– Đảm bảo rằng tình trạng hoạt động của trung tâm thương mại luôn trong trạng thái tốt nhất.
Quy trình quản lý trung tâm thương mại chi tiết
Việc quản lý vận hành trung tâm thương mại có hiệu quả cần phải có quy trình rõ ràng cùng các hoạt động cụ thể. Quy trình quản lý trung tâm thương mại được thể hiện với các quy trình dưới đây.
Quy trình quản lý vận hành
Một công việc thường nhật diễn ra hàng ngày trong trung tâm thương mại đó là quản lý vận hành. Chi tiết hơn đó là đơn vị quản lý trung tâm thương mại phải làm những công việc sau đây:
- Quản lý các cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị trong trung tâm thương mại như thang máy, máy lạnh, các thiết bị phát thanh, thiết bị âm thanh, điện, nước,…
- Xây dựng các cơ chế để có thể vận hành tốt trung tâm thương mại
- Lên kế hoạch, thiết kế các phương án kinh doanh để tăng doanh thu và hiệu suất cho trung tâm thương mại.
- Trong phạm vi thẩm quyền được phép của mình thì ban quản lý trung tâm thương mại sẽ tiếp nhận và xử lý những tình huống, sự cố xảy ra. Đối với những trường hợp nằm ngoài phạm vi cho phép xử lý, vượt quá thẩm quyền thì ban quản lý sẽ có trách nhiệm chuyển giao cho những bộ phận có thẩm quyền để xử lý, giải quyết vấn đề.
Quy trình quản lý hệ thống kỹ thuật và trang thiết bị
Quản lý trung tâm thương mại cần phải chú trọng hệ thống và trang thiết bị. Điều này nhằm hạn chế tối đa các sự cố liên quan đến kỹ thuật trong quá trình hoạt động của trung tâm. Quy trình quản lý hệ thống kỹ thuật và trang thiết bị bao gồm các công việc sau:
- Tiến hành việc kiểm tra và sửa chữa đối với những sự cố phát sinh
- Bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị bơm và lọc nước
- Kiểm tra các thiết bị điều hòa, máy lạnh
- Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy theo định kỳ, bảo trì tòa nhà
- Bảo trì thang máy của trung tâm thương mại
- Bảo trì tòa nhà trung tâm thương mại theo định kỳ hoặc theo yêu cầu
- Kiểm tra các hệ thống chiếu sáng
Quy trình tiếp thị và cho thuê
Hoạt động tiếp thị và cho thuê nhằm mục đích nâng tầm hình ảnh thương hiệu, nâng cao giá trị của trung tâm thương mại trên thị trường và tiếp cận đến khách hàng. Mặt khác, hoạt động này còn giúp cho doanh nghiệp khai thác được các giá trị của trung tâm thương mại một cách triệt để thông qua các công việc như:
- Tìm kiếm các khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức đang có nhu cầu, mong muốn thuê mặt bằng tại trung tâm thương mại.
- Hợp tác, phối hợp với bộ phần truyền thông Marketing để xây dựng, triển khai, đánh giá các kế hoạch quảng cáo thương hiệu, tiếp thị, truyền thông hình ảnh của trung tâm thương mại rộng rãi hơn.
- Giám sát các tình trạng cũng như thông tin của các mặt bằng tại trung tâm thương mại.
- Hỗ trợ các quá trình về mảng tư vấn cho khách hàng, hướng dẫn sử dụng và bàn giao mặt bằng trong trung tâm thương mại cho khách hàng.
- Hỗ trợ cho khách hàng các vấn đề về thủ tục hành chính, pháp lý, hồ sơ có liên quan đến việc ký kết, sử dụng khai thác mặt bằng.
Quy trình quản lý an toàn, an ninh
Việc đảm bảo sự an ninh và an toàn cho khách hàng sử dụng dịch vụ trong trung tâm thương mại là một trong những điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Chính vì vậy, ban quản lý trung tâm thương mại cần phải triển khai những hoạt động sau đây nhằm đảm bảo sự an toàn, an ninh:
- Giám sát các hoạt động ra vào của khách hàng tại trung tâm thương mại.
- Triển khai hệ thống các biển báo khu vực, chỉ dẫn cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ hoặc mua sắm.
- Quản lý các hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera an ninh,…và thường xuyên kiểm tra về tình trạng hoạt động của chúng.
- Thường xuyên triển khai các công tác tuyển dụng và các hoạt động đào tạo đội ngũ nhân sự về các quy trình. Đảm bảo rằng nhân sự có đủ khả năng xử lý kịp thời các trường hợp có tình huống phát sinh.
Quy trình quản lý tài chính
Đây là được coi là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết của quy trình quản lý trung tâm thương mại. Hoạt động này được thực hiện với mục đích chính là thông báo cho chủ đầu tư nắm về tình hình kinh doanh và hỗ trợ xây dựng các kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả hơn thông qua các công việc sau đây:
- Kiểm tra, thống kê các chi phí thuê mặt bằng, chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà, phí điện nước,…
- Các khoản thu từ khách hàng được hoàn thành một cách nhanh chóng, lịch sự, hiệu quả
- Thông báo tình hình tài chính cho chủ đầu tư theo từng kỳ
- Xây dựng các kế hoạch để có sự điều chỉnh nguồn thu ngân sách hàng năm một cách hợp lý.
- Xây dựng các chính sách mới để nâng cao doanh thu từ công việc kinh doanh cho thuê mặt bằng trung tâm thương mại.
Quy trình quản lý nhân sự
Để có thể duy trì các hoạt động quản lý trung tâm thương mại luôn trong trạng thái ổn định thì nhân sự là một yếu tố cốt lõi không thể thiếu. Ban quản lý tòa nhà phải giảm sát, quản lý năng suất làm việc cũng như những hiệu quả trong kinh doanh mà nhiên viên đem lại. Ngoài ra, chủ đầu tư cũng cần phải xây dựng các chính sách thưởng, phạt nhân viên rõ ràng và hợp lý.
Quy trình chăm sóc khách hàng
Nhằm mục đích hướng đến mối quan hệ win – win giữa đôi bên, ban quản lý của trung tâm thương mại cần phải đưa ra các chính sách, chương trình chăm sóc, ưu đãi cho khách hàng phù hợp và phải cụ thể. Điều đó được thực hiện qua các công việc sau:
- Xây dựng các chính sách cho các cửa hàng kinh doanh tại trung tâm thương mại với mục đích là hỗ trợ họ trong việc kinh doanh
- Tạo sự tín nhiệm, tin cậy, củng cố niềm tin của các khách hàng thuê gian hàng, mặt bằng kinh doanh tại trung tâm thương mại bằng cách tiếp nhận và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động.
- Thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng, rõ ràng về các khoản chi phí và các thông tin quan trọng
- Kịp thời xử lý và phản hồi nhanh các khiếu nại đến từ khách hàng (nếu có)
Quy trình quản lý vệ sinh
Ngoài các quy trình quản lý trung tâm thương mại đã nêu trên thì còn một công việc cũng không kém phần quan trọng khi vận hành trung tâm thương mại đó là giữ vệ sinh cho không gian và môi trường của trung tâm thương mại luôn được xanh – sạch – đẹp. Quy trình này bao gồm các công việc:
- Tiến hành triển khai các hoạt động giữ gìn vệ sinh chung ở các khu vực như là thang máy, lối đi, sảnh, hành lang,…
- Giám sát, kiểm tra các công tác thu gom và xử lý rác thải.
- Thường xuyên tổ chức những hoạt động dọn rác khu vực, chăm sóc và cải tạo cảnh quan khuôn viên của trung tâm thương mại.
Kết luận
Qua bài viết này chắc hẳn các bạn cũng đã nhận thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý và quy trình quản lý của trung tâm thương mại. Các quy trình đều chức năng nhiệm vụ riêng của nó và nếu bạn đang khó khăn trong việc quản lý trung tâm thương mại có thể áp dụng ngay quy trình này nhé. Chúc các bạn thành công !