Quy trình bàn giao mặt bằng và kiểm tra chất lượng văn phòng

Bàn giao mặt bằng là cột mốc quan trọng trước khi doanh nghiệp tiến hành thi công nội thất và chính thức “an cư” tại trụ sở mới. Nếu bỏ qua khâu kiểm tra chất lượng tòa nhà, bạn có thể phải đối mặt với hàng loạt rắc rối: trần rò nước, tường nứt, hệ thống điện yếu, phát sinh chi phí khắc phục hoặc chậm tiến độ khai trương. Bài viết này S4S sẽ cung cấp quy trình bàn giao mặt bằng chuẩn cùng checklist kiểm tra chất lượng chi tiết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo văn phòng hoạt động ổn định dài lâu.

1. Chuẩn bị hồ sơ và lịch bàn giao

1.1. Hồ sơ cần có

• Hợp đồng thuê & phụ lục kỹ thuật: Ghi rõ diện tích NET/GROSS, cao độ trần, tải trọng sàn, hệ thống cơ điện (M&E).

• Bản vẽ layout gốc của tòa nhà: Mặt bằng, hệ thống điện, điều hòa, PCCC.

• Biên bản bàn giao dự kiến: Thời gian, địa điểm, thành phần tham gia (đại diện chủ tòa nhà, ban quản lý, doanh nghiệp thuê, nhà thầu nội thất).

1.2. Lên lịch bàn giao

• Đặt lịch trước 5–7 ngày: Giúp chủ tòa nhà hoàn tất vệ sinh, chỉnh trang mặt sàn.

• Phân công nhân sự: Đại diện doanh nghiệp (Admin/Facility), kỹ sư M&E, chuyên viên PCCC, nhà thầu thi công nội thất cùng tham gia khảo sát.

2. Kiểm tra hiện trạng tổng quát

2.1. Diện tích & cao độ

• Đo chiều dài – rộng của mặt bằng, so sánh bản vẽ NET/GROSS.

• Xác định cao độ trần: Tối thiểu 2,6 m (văn phòng hạng B), 2,8 m (hạng A) để đảm bảo không gian thông thoáng.

2.2. Kết cấu sàn & tường

• Sàn bê tông: Kiểm tra độ phẳng (sai số ≤ 5 mm/m), tải trọng thiết kế (≥ 300 kg/m² đối với khu vực làm việc).

• Tường ngăn vách bao: Quan sát vết nứt, ẩm mốc. Dùng búa cao su gõ nhẹ để phát hiện rỗng/hộp rỗng.

2.3. Cửa – kính – lan can

• Kính mặt ngoài: Kiểm tra keo dán, ron chống thấm, bể nứt.

• Cửa, bản lề, khóa: Đóng mở trơn tru, không xộc xệch. Nếu có ban công, lan can phải đạt cao ≥ 1,1 m, chịu lực tốt.

3. Kiểm tra hệ thống cơ điện (M&E)

3.1. Điện lực

• Tủ điện: Được khóa, dán nhãn rõ ràng (CB chiếu sáng, ổ cắm, điều hòa).

• Nguồn điện dự phòng: Kiểm tra thông số UPS/máy phát; thời gian chuyển mạch ≤ 10 s.

• Điện áp ổn định: Đo bằng đồng hồ; sai số ± 5 % so với 220 V (1 pha) hoặc 380 V (3 pha).

3.2. Hệ thống điều hòa, thông gió

• Đường ống gas, nước ngưng: Không rò rỉ; ống thoát nước ngưng có độ dốc đủ.

• Lưu lượng gió: Dùng máy đo anemometer; đạt ≥ 500 CFM cho mỗi khu vực 30 m².

• Điều hòa trung tâm: Kiểm tra khả năng điều khiển độc lập từng zone; bảo đảm nhiệt độ 23–25 °C.

3.3. PCCC

• Đầu phun Sprinkler: Khoảng cách tối đa giữa hai đầu phun 3 m; không bị sơn phủ hay vật cản.

• Cảm biến khói/nhiệt: Bố trí đúng vị trí, test còi báo động.

• Thang thoát hiểm: Thông thoáng, đèn exit hoạt động, áp suất dương khi có sự cố.

• Hồ sơ nghiệm thu PCCC: Đảm bảo tòa nhà đã được cơ quan chức năng cấp phép.

3.4. Hệ thống viễn thông & Internet

• Cổng vào ISP: Xác định số core quang, băng thông tối đa.

• Tín hiệu di động: Kiểm tra độ mạnh sóng 4G/5G, đặc biệt các góc khuất.

• CCTV & Access Control: Đặt vị trí lắp camera, đầu đọc thẻ; đi dây sẵn nếu chủ đầu tư hỗ trợ.

4. Kiểm tra tiện ích và dịch vụ tòa nhà

4.1. Thang máy

• Thời gian chờ giờ cao điểm ≤ 30 s (hạng A), ≤ 45 s (hạng B).

• Tải trọng: Thang khách ≥ 1000 kg, thang hàng ≥ 1500 kg.

• Lịch bảo trì: Có bảng mô tả treo tại phòng máy hoặc sảnh chờ.

4.2. Bãi đỗ xe

• Sức chứa: Số chỗ xe máy/ô tô đáp ứng quy mô nhân sự.

• Hệ thống quẹt thẻ: Hoạt động mượt; camera đọc biển số rõ nét.

• Mức phí: Kiểm tra tính hợp đồng (bao nhiêu slot miễn phí, giá phát sinh).

4.3. Vệ sinh & bảo vệ

• Lực lượng bảo vệ 24/7, tuần tra camera, xuất trình sổ giao ca.

• Đội vệ sinh: Tần suất làm sạch khu vực chung (WC, hành lang) 2 lần/ngày; rác thải được phân loại, thu gom đúng giờ.

5. Lập biên bản bàn giao và xử lý tồn đọng

5.1. Biên bản bàn giao hiện trạng

• Chụp ảnh, quay video: Mọi hạng mục kiểm tra có vấn đề.

• Ghi rõ công việc khắc phục: Ví dụ “sửa nứt tường 0,5 m, thay CB quá tải, điều chỉnh sprinkler lệch”.

• Thời hạn khắc phục: Thường 3–5 ngày đối với lỗi nhỏ; tối đa 14 ngày với lỗi hệ thống.

5.2. Bảo lưu quyền lợi

• Giữ lại một phần tiền cọc cho đến khi chủ tòa nhà xử lý xong lỗi.

• Cam kết của chủ đầu tư/ban quản lý tòa nhà: Nếu quá hạn không khắc phục, doanh nghiệp được trừ chi phí trên tiền thuê/th thế.

6. Kiểm tra lần 2 và ký biên bản hoàn tất

• Tái kiểm tra hạng mục đã sửa; nếu đạt yêu cầu, ký biên bản hoàn tất.

• Công bố thời gian fit‑out (thi công nội thất): Đảm bảo không tính phí thuê trong khoảng miễn phí setup.

• Bảo hành: Ghi rõ trách nhiệm bảo hành kết cấu, M&E trong suốt thời gian thuê.

7. Checklist rút gọn (in ra và mang theo)

8. Lời khuyên tối ưu

1. Mang theo dụng cụ: Thước laser, thước cuộn, máy đo độ ẩm, bút thử điện, máy đo tốc độ gió.

2. Thuê đơn vị giám sát chuyên nghiệp (QS/PMC) nếu diện tích > 500 m² để đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật.

3. Bảo mật thông tin: Bản vẽ hệ thống tòa nhà là tài liệu nội bộ; ký cam kết NDA nếu chủ đầu tư yêu cầu.

4. Xây dựng timeline song song: Khi chủ tòa nhà khắc phục lỗi, nhà thầu nội thất chuẩn bị bản vẽ chi tiết để tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Quy trình bàn giao mặt bằng và kiểm tra chất lượng văn phòng là bước then chốt, quyết định tiến độ thi công, chi phí sửa chữa và hiệu quả vận hành lâu dài. Một doanh nghiệp muốn “an cư lạc nghiệp” cần:

1. Chuẩn bị hồ sơ, lịch bàn giao kỹ càng.

2. Kiểm tra hiện trạng diện tích, kết cấu, M&E, PCCC, tiện ích.

3. Lập biên bản chi tiết, yêu cầu sửa chữa, theo dõi cho đến khi hoàn tất.

4. Đảm bảo điều kiện bảo hành và thời gian fit‑out miễn phí được ghi rõ.

Khi tuân thủ đúng quy trình và checklist ở trên, bạn sẽ hạn chế tối đa rủi ro, tránh phát sinh chi phí, đồng thời sở hữu văn phòng đạt chuẩn, sẵn sàng cho bước tiếp theo: thi công nội thất, vận hành và phát triển bền vững. Hãy biến “ngày nhận chìa khóa” thành khởi đầu thuận lợi cho hành trình tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp!

Liên hệ ngay với S4S để được tư vấn miễn phí về dịch vụ văn phòng cho thuê.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn