Quy trình quản lý tòa nhà – Các hoạt động và chức năng

Sau khi đã hoàn thành việc xây dựng tòa nhà, chung cư thì chủ đầu tư bàn giao nhà cho cư dân sau đó vận hành và quản lý. Để quản lý vận hành tòa nhà, chung cư có hiệu quả và làm tốt các nghĩa vụ thì cần phải có một đơn vị quản lý tốt kèm theo đó là quản lý tòa nhà, chung cư phải theo một quy trình nhất định. Quy trình quản lý tòa nhà phải chặt chẽ, có tính hệ thống, sắp xếp các chức năng hoạt động thật tốt thì lúc đó việc quản lý vận hành tòa nhà, chung cư mới thật sự hiệu quả. 

Định nghĩa quản lý tòa nhà 

Quản lý tòa nhà, quản lý chung cư là công việc bao gồm rất nhiều hoặc toàn bộ những hoạt động liên quan đến chung cư, tòa nhà nhằm mục đích bảo đảm một môi trường sống chất lượng, lành mạnh, an ninh, đáng sống cho toàn bộ cư dân ở chung cư, tòa nhà. 

Một tòa nhà hoặc một chung cư hiện hữu có đến hàng trăm căn hộ và số người dân sinh sống trong tòa nhà là hàng ngàn thậm chí là hàng chục ngàn người. Chính vì thế việc vận hành quản lý tòa nhà văn phòng, chung cư cần phải có một đơn vị quản lý thật chuyên nghiệp, chất lượng để có thể quản lý tốt tòa nhà. Ngoài ra đơn vị quản lý sẽ bám sát được mọi hoạt động của tòa nhà để kịp thời đáp ứng các nhu cầu về việc quản lý của cư dân cũng như là nhanh chóng khắc phục được các tình huống phát sinh về sự cố kỹ thuật để người dân được sống trong một môi trường thoải mái, văn minh, an ninh và lành mạnh. 

Mục đích của việc quản lý tòa nhà 

Việc quản lý tòa nhà, chung cư là việc bảo đảm sự an ninh cho tòa nhà, an toàn cho người dân, hạn chế rủi ro và sự cố một cách tối đa. Ngoài ra nó còn giúp nâng giá trị của tòa nhà, nâng tầm thương hiệu của chủ đầu tư và tên tuổi uy tín của đơn vị quản lý.

An toàn 

Đảm bảo sự an toàn, an ninh cho tòa nhà, đem lại một môi trường sống lành mạnh, văn minh cho người dân đang sinh sống tại tòa nhà chung cư là nhiệm vụ cốt lõi của đơn vị quản lý trong việc quản lý vận hành chung cư, tòa nhà. 

Đơn vị quản lý sẽ được phân chia ra các phòng ban có các nhiệm vụ khác nhau và bộ phận đội ngũ an ninh sẽ có trách nhiệm thực hiện các hoạt động giám sát, kiểm soát an ninh tòa nhà như quản lý các khách ra vào tòa nhà, quản lý tài sản, quản lý hàng hóa ra vào tòa nhà, xử lý các sự cố an ninh,….Bên cạnh đó đội ngũ an ninh cũng hỗ trợ người dân các công tác phòng dịch bệnh nếu có trường hợp xảy ra. 

Tránh rủi ro 

Trong khi sử dụng tòa nhà chung cư thì chắc chắn không thể nào tránh khỏi các rủi ro, các sự cố xảy ra. Chính vì vậy, luôn luôn phải có một bộ phận đội ngũ đảm nhiệm công việc thường xuyên bảo trì tòa nhà, kiểm tra kĩ thuật, phát hiện sớm và có hướng xử lý ngay để ngăn chặn các rủi ro sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào làm ảnh hưởng đến cuộc sống của cư dân. 

Hệ thống kỹ thuật của chung cư, tòa nhà có rất nhiều các thiết bị máy móc khác nhau. Trong quá trình hoạt động của hệ thống thì các máy móc thiết bị có thể có khả năng gặp phải sự cố, hư hỏng trục trặc làm ảnh hưởng đến công tác quản lý của tòa nhà. Và để không xảy ra các trường hợp không mong muốn, các tình huống xấu thì bộ phận quản lý vận hành tòa nhà cần phải tìm ra nguyên do và nhanh chóng khắc phục sự cố một cách nhanh nhất có thể. 

Đơn vị quản lý, bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị cần có một kế hoạch cụ thể về thời gian và các công việc bảo trì tòa nhà, bảo dưỡng các thiết bị vận hành của hệ thống nhằm đảm bảo độ bền, tăng tuổi thọ của các thiết bị máy móc, bên cạnh đó tiết kiệm được các chi phí sửa chữa phát sinh không đáng có. 

Nâng giá trị tòa nhà 

Ngoài việc đảm bảo an toàn, sự an ninh mang lại chất sống văn minh lành mạnh và khắc phục các rủi ro về sự cố kỹ thuật tòa nhà thì công tác quản lý tòa nhà còn nâng cao giá trị của tòa nhà, thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng độ thẩm mỹ về công tác quản lý. Nâng cao sự uy tín, chất lượng cho thương hiệu của chủ đầu tư và đơn vị quản lý. 

Xem thêm: Quản lý trung tâm thương mại

Quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp 

Muốn quản lý vận hành bất động sản với hiệu quả tốt nhất thì cần phải có quy trình quản lý vận hành, tuân thủ theo quy trình để hoạt động.

Kiểm soát an ninh 

Để có thể triển khai công việc về kiểm soát an ninh được tốt nhất thì thực hiện các hạng mục về kiểm soát và giám sát như giám sát và kiểm soát chặt chẽ trong và ngoài tòa nhà, giám sát khách hàng ra vào tòa nhà, giám sát hàng hóa được vận chuyển ra vào tòa nhà, giám sát bảo đảm các tài sản và phương tiện, các hệ thống quản lý an ninh như bố trí đầy đủ camera an ninh quan sát mọi góc.

Quy trình kiểm soát an ninh được triển khai như sau:

• Khảo sát các vấn đề về an ninh khu vực kết hợp với việc khảo sát tổng thể trong và ngoài tòa nhà. Sau đó đơn vị quản lý tòa nhà sẽ nghiên cứu chi tiết các thực trạng, vấn đề và lên kế hoạch triển khai chi tiết, cụ thể về công tác đảm bảo sự an ninh cho tòa nhà, đưa ra kế hoạch tối ưu nhất để kiểm soát và giám sát toàn bộ các lối ra vào của tòa nhà.
• Đánh giá về thực trạng an ninh của chung cư, tòa nhà
• Đưa ra các phương án, đề xuất các công việc cần làm và sắp xếp bố trí đội ngũ an ninh
• Lên kế hoạch triển khai một cách cụ thể về các nhiệm vụ của các chốt an ninh 
• Đưa ra các phương án dự phòng khi phát sinh các rủi ro, sự cố

Quản lý vệ sinh tòa nhà 

Do nhu cầu hoạt động hằng ngày và có rất nhiều người sinh hoạt ra vào nên việc dọn vệ sinh cần được tiến hành dọn dẹp mỗi ngày. Cần thực hiện các công việc dưới đây trước khi triển khai dịch vụ:

• Toàn bộ các hạng mục của tòa nhà cần được khảo sát thực tế và tính toán diện tích bề mặt của các hạng mục. 
• Xem xét lại công tác vệ sinh, đánh giá lại về thực trạng vệ sinh thực tế của tòa nhà và bắt đầu lên kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục để vệ sinh
• Sau khi đã có kế hoạch cụ thể thì bắt đầu triển khai theo từng hạng mục đã được sắp xếp
• Nhằm đảm bảo tiến độ công việc thì ban quản lý cần đưa ra thêm các phương án linh động hỗ trợ lẫn nhau.

Quản lý, giám sát kỹ thuật 

Đây là công việc có sự liên quan rất cao đối với công tác quản lý, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị, máy móc trong tòa nhà như hệ thống thông tin nhận diện, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống PCCC,…Dưới đây là quy trình triển khai:

• Nhằm phục vụ thật tốt cho tòa nhà cần khảo sát toàn bộ hệ thống máy móc, trang thiết bị tòa nhà
• Xem xét, kiểm tra và đánh giá lại thực trạng của các máy móc trang thiết bị và kiểm tra hệ thống, tìm phương án khắc phục các sự cố đã xảy ra trước đó
• Lên kế hoạch và đưa ra các phương án vận hành cụ thể cho hệ thống của tòa nhà và đảm bảo được sự an toàn tối đa
• Lên các phương án cụ thể để kịp thời xử lý các tình huống có thể xảy ra.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà

Quản lý chi phí 

Công tác quản lý tài chính sẽ giúp minh bạch, rõ ràng, thể hiện được tính hợp lý, tính công khai trong cách hoạt động tài chính của tòa nhà. Quy trinh quản lý chi phí được thực hiện như sau:

• Xây dựng kế hoạch cụ thể và triển khai quy trình thu tài chính
• Xây dựng kế hoạch và triển khai quy trình chi nguồn quỹ tiền mặt
• Xây dựng kế hoạch chi tiết về công tác báo cáo tài chính thường kỳ và định kỳ
• Nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính luôn hoạt động ổn định cần có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ

Quản lý nhân sự 

Về công tác quản lý nhân sự cần cần phải được đào tạo qua các quy trình có tổ chức, bài bản khi đó công tác hoạt động quản lý vận hành tòa nhà sẽ được chuyên nghiệp, chất lượng. Chính vì vậy đơn vị quản lý cần có các phương án đào tạo, các kế hoạch training nghiệp vụ để nhân sự có kỹ năng và kiến thức đáp ứng tốt cho công việc. Quy trình được diễn ra như sau:

• Lên các phương án tuyển dụng nhân sự và lập kế hoạch đào tạo nhằm đáp ứng các yêu cầu của tòa nhà
• Xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, bố trí hợp lý nhân sự cho từng bộ phận, vị trí phòng ban
• Lên kế hoạch, phương án để có được sự hỗ trợ phối hợp giữa các bộ phận cách tốt nhất để công việc được hiệu quả.

Quản lý khách hàng 

Mỗi tòa nhà sẽ có các khu vực khối đế kinh doanh các dịch vụ cho nên lượng khách hàng vừa đông lại vừa đa dạng. Điều đó bắt buộc đơn vị quản lý tòa nhà đưa ra một phương án quản lý khách hàng phù hợp, việc quản lý sẽ hiệu quả hơn. Để quản lý tốt về mặt khách hàng thì đội ngũ quản lý cần phải có sự chuyên nghiệp, khéo léo trong quản lý và xử lý khách hàng để khách hàng có sự trải nghiệm tốt, hài lòng hơn, công tác quản lý hiệu quả hơn. Quy trình quản lý khách hàng triển khai như sau:

• Lập danh sách và sàng lọc khách hàng. Loại bỏ các khách hàng đã không còn sử dụng dịch vụ của tòa nhà từ lâu, bổ sung các khách hàng mới và chăm sóc.
• Giải quyết các vấn đề thắc mắc của khách hàng, tiếp thu, đón nhận các ý kiến đóng góp
• Hỗ trợ đón tiếp và hướng dẫn khách hàng tại tòa nhà
• Lên kế hoạch phối hợp giữa các phòng ban để hỗ trợ linh hoạt về trật tự, an ninh tòa nhà

Xem thêm: Quản lý vận hành trường học

Xử lý sự cố 

Về các sự cố xảy ra trong và ngoài tòa nhà cũng cần phải được xử lý ngay, nhanh chóng. Luôn luôn có kế hoạch và phương án dự trù để khi có sự cố xảy ra thì sẽ được xử lý kịp thời. Thường xuyên kiểm tra các hạng mục hoặc các vấn đề khác mà có thể xảy ra sự cố bất cứ lúc nào, làm ảnh hưởng đến sự an toàn, an ninh, chất lượng sống của cư dân.

Báo cáo, đánh giá quy trình và cải tiến 

Mỗi bộ phận, mỗi phòng ban và từng nhân viên trong bộ phận, phòng ban đều có nhiệm vụ báo cáo chi tiết trước ban quản lý tòa nhà, quý cư dân theo định kỳ. Ban quản lý tòa nhà sẽ dựa vào các báo cáo đó để lên kế hoạch đánh giá, kiểm tra công việc. Báo cáo có thể thực hiện hằng ngày, hằng tuần hàng tháng, hằng quý và hằng năm. Sau đó xem xét những điểm nào đã tốt, điểm nào chưa tốt để cải tiến quy trình ngày một tốt hơn. 

Lưu ý trong thiết kế quy trình quản lý tòa nhà 

Các lưu ý để thiết kế quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả:

• Xây dựng quy trình quản lý tòa nhà chặt chẽ, có trình tự khoa học
• Khi xây dựng quy trình thì thời gian thực hiện phải được thể hiện rõ ràng
• Bố trí, sắp xếp phân công nhân sự hợp lý
• Xem xét bổ sung hoặc cắt bớt các bước không cần thiết
• Cách trình bày quy trình cần phải được chú trọng
• Quy trình phải phù hợp với điều kiện, nhu cầu của tòa nhà

Xem thêm: Các công ty quản lý tòa nhà tại tphcm

Kết luận 

Qua bài viết trên chắc hẳn các bạn đã hiểu được như thế nào là quy trình quản lý tòa nhà. Bài viết cũng đã nêu ra chi tiết các phần cần có của một quy trình quản lý tòa nhà. Ngoài việc có một quy trình tốt thì chúng ta cũng cần có một đơn vị quản lý thật tốt. 

Chính vì vậy Công ty cổ phần đầu tư S4S – System For Success là một lựa chọn hết sức hợp lý cho các bạn. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này, S4S tin chắc sẽ là sự lựa chọn lý tưởng cho quý khách hàng. Ngoài ra S4S sở hữu một mô hình quản lý tiên tiến, khoa học, đội ngũ được đào tạo chuyên sâu, nghiệp vụ cao sẽ là thước đo cho công tác quản lý. Nếu bạn cần tìm đến một đơn vị quản lý tòa nhà tốt thì liên hệ ngay với Công ty cổ phần đầu tư S4S – System For Success nhé !