Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? 6 quy trình quản lý vận hành chuyên nghiệp

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quy trình quản lý tòa nhà như thế nào gọi là hiệu quả? Chắc hẳn, đây là câu hỏi có nhiều nhà đầu tư cũng như khách thuê nhà. Bởi dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng mang lại khá nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Vậy để hiểu rõ hơn về chi phí lẫn quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Mời các bạn cùng S4S tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Thế nào là quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là các hoạt động bao gồm các lĩnh vực về quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ra đời giúp cho các tòa nhà hoạt động hiệu quả và ổn định thời gian dài. Bên cạnh đó, giúp cho các chủ đầu tư tiết kiệm nguồn nhân lực cũng như tối ưu hóa chi phí cho cả tòa nhà

6 quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp

Quy trình quản lý an ninh tòa nhà văn phòng

Vấn đề an ninh là một vấn đề được nhiều người quan tâm trong việc giữ an toàn cho khách thuê và tài sản. Cho nên, việc quản lý an ninh cho tòa nhà văn phòng nhất định phải có quy trình bài bản và chuyên nghiệp.

Quá trình chuyển ca của bảo vệ

Các nhân viên bảo vệ phải luôn có mặt trước giờ chuyển cao ít nhất 10-15 phút và quy trình chuyển ca của bảo vệ phải tuân thủ các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra số lượng nhân viên có ca trực
• Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa trang phục đúng chuẩn mực. Bao gồm tóc tai được cắt ngắn, gọn gàng; không được để móng tay dài; không sử dụng các chất kích thước và có cồn trong ca trực.
• Bước 3: Đưa ra chính sách khen thưởng và xử phạt khi tuân thủ tốt quy định và vi phạm nội quy.
• Bước 4: Lên kế hoạch tuần cho ca trực
• Bước 5: Đổi trưởng có trách nhiệm phân công công việc phù hợp cho từng nhân viên. Điều này cũng đồng nghĩa, nhân viên phải thực hiện nghiêm túc nội quy chung.
• Bước 6: Xếp hàng ngay ngắn và chuẩn bị chuyển ca và công cụ cho ca trực tiếp theo.
• Bước 7: Đội trưởng thống kê số lượng và nắm bắt tình hình an ninh trước khi lên quy trình.

Quá trình giải quyết khi khách thuê báo mất thẻ xe

Mất thẻ xe là chuyện thường xảy ra nhất trong việc quản lý tòa nhà. Điều này đã tạo cơ hội cho nhiều kẻ xấu có ý định trộm cắp. Chính vì vậy, S4S có quy trình xử lý khi gặp tình huống mất thẻ xe như sau:

• Bước 1: Điều đầu tiên, khi khách hàng mất thẻ xe, S4S sẽ nhờ khách thuê xuất trình giấy tờ xe hoặc các giấy tờ liên quan để xác định đây là tài sản của mình.
• Bước 2: Nhân viên bảo vệ sẽ tiến hành quẹt thẻ lên hệ thống để xác nhận lại xem thông tin xe lúc vào có trùng với giấy tờ đã xác minh không. Nếu thẻ xe ghi bằng tay thì các nhân viên bảo vệ tiến hành kiểm tra thông tin của phương tiện có khớp với giấy tờ xe không.
• Bước 3: Quá trình xử lý diễn ra như sau: Nếu thông tin giống nhau, bảo vệ sẽ giữ người và phương tiện tại chỗ. Yêu cầu đội trưởng đến xử lý theo quy định. Ngược lại, thông tin không giống nhau và đối tượng có ý định bỏ trốn thì bảo vệ nên khống chế và tiến hành giao cho cơ quan xử lý.

Quá trình giải quyết tình trạng mất tài sản trong tòa nhà văn phòng

Khi mất tài sản trong chính tòa nhà văn phòng là điều không ai mong muốn. Và đây cũng gây ảnh hưởng đến khách thuê và sự uy tín của dịch vụ quản lý hoặc chủ đầu tư. Cho nên, cần phải quy trình bài bản và giải quyết nhanh chóng đối với trường hợp này.

• Bước 1: Kiểm tra và ghi nhận chính xác của thông tin bị đánh cấp bằng chung cứ, thông tin liên quan.
• Bước 2: Tiến hành điều tra sau khi xác nhận thông tin. Đầu tiên, giữ nguyên hiện trường; lấy thông tin tài sản bị mất bao gồm khách thuê bị mất những gì, mô tả đặc điểm; giá trị của tài sản; thời gian mất; xem xét những người liên quan.
• Bước 3: Lập biên bản gửi người quản lý. Nếu tài sản có giá trị lớn mà bên quản lý không thể giải quyết thì nhờ các cơ quan có thẩm quyền cao.
• Bước 4: Tổng hợp các kết quả đã điều tra, sau đó tiến hành báo cáo và giải trình với khách thuê.

Quá trình xử lý sự cố hỏa hoạn

Sự cố hỏa hoạn xảy ra nếu không có quy trình xử lý kịp thời và bài bản sẽ dễ gây ra thiệt hại nghiêm trọng cả tính mạng lẫn tài sản. Chính vì vậy, S4S đã xây dựng một quy trình xử lý sự cố hỏa hoạn như sau:

• Bước 1: Nhận được tiếng còi báo cháy, lập tức sơ tán mọi người trong tòa nhà. Bên cạnh đó, chủ động báo cáo cho người quản lý
• Bước 2: Bộ phận bảo vệ phối hợp với bộ kỹ thuật ngắt cầu dao điện; lập tức huy động lực lượng phương tiện PCCC tại chỗ.
• Bước 3: Tiến hành lấy bình chữa cháy, cát, nước để dập các đám cháy tại chỗ.
• Bước 4: Nếu đám cháy lớn, không thể kiểm soát thì lập tức liên hệ hệ thống số 114 để xin hỗ trợ từ đơn vị PCCC gần nhất.

Quy trình quản lý vệ sinh cho tòa nhà văn phòng

Bộ phận vệ sinh là bộ mặt trực tiếp đại diện cho doanh nghiệp, chủ đầu tư. Vì thế, quy trình quản lý vệ sinh cần được chú trọng và có quy định bài bản cụ thể. Điều này được dịch vụ quản lý tòa nhà S4S triển khai cụ thể như sau:

Quá trình làm vệ sinh văn phòng

Quy trình vệ sinh sẽ luôn triển khai ngoài giờ hành chính cụ thể như từ 6h00 – 7h30 sáng hoặc từ 18h00 – 19h00. Quá trình làm vệ sinh tại S4S như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ dụng vụ làm vệ sinh như khăn lau, chổi, hốt rác, máy hút bụi, nước tẩy rửa và cây lau nhà.
• Bước 2: Thu gom rác, chất liệu không cần thiết vào túi rác, sau đó đi xử lý và thay túi rác mới.
• Bước 3: Dùng khăn đa năng để làm sạch toàn bộ mặt bàn, ghế, thiết bị máy tính, điện thoại bàn,…
• Bước 5: Hút hoặc quét bụi ở thảm sàn, tiến hành lau chùi và lau khô sàn.
• Bước 6: Bố trí lại đồ đạc về vị trí ban đầu.
• Bước 7: Theo dõi và giám sát chất lượng công việc.

Quá trình lau sàn khô cho toàn tòa nhà văn phòng

Đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình làm sạch tòa nhà văn phòng. Nếu không có quá trình này, khách thuê dễ bị trượt ngã và trơn trượt. Quá trình lau sàn khô được thực hiện như sau:

• Bước 1: Trang bị đầy đủ công cụ làm vệ sinh như chổi quét, gầu hót rác, chổi lau khô. Sau đó, theo lịch phân công để thực hiện nhiệm vụ.
• Bước 2: Sử dụng chổi để làm sạch rác.
• Bước 3: Sử dụng chổi lau khô – dust mop đặt lên sàn và ép sát chân tường để làm sạch các góc
• Bước 4: Tiến hành lau toàn bộ sàn tòa nhà văn phòng. Lau từ trái sang phải, từ trong ra ngoài theo chu kỳ hình số 8
• Bước 5: Chú ý giũ bụi ra khỏi đầu lau, tránh làm nghẹt cây lau
• Bước 6: Thu gom công cụ, đánh giá hiệu quả công việc trước khi kết thúc ca làm.

Quá trình chăm sóc cây xanh

Trồng nhiều cây xanh giúp tòa nhà văn phòng cảm thấy sức sống và dễ chịu hơn. Tuy nhiên, phải có quy trình chăm sóc cây xanh cẩn thận nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ cho toàn văn phòng. Sau đây là quy trình quản lý tòa nhà văn phòng bằng việc chăm sóc cây xanh của S4S:

• Bước 1: Sử dụng vòi hoặc ống dẫn nước để tưới nước, chăm sóc cây xanh.
• Bước 2: Theo dõi sâu bệnh hại ở cây trồng. Để có biện pháp phòng trừ kịp thời.
• Bước 3: Thường xuyên cắt, tỉa, tạo dáng cây xanh
• Bước 4: Nhổ cỏ và làm cỏ dại xung quanh gốc cây
• Bước 5: Nhặt rác và tiến hành xử lý đúng quy định

Quy trình quản lý kỹ thuật cho toàn tòa nhà văn phòng

Bộ phận kỹ thuật nằm trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm hệ thống điện, đèn, ống dẫn nước, máy điều hòa hoặc máy sưởi ẩm và tiêu biểu là hệ thống PCCC – Phòng cháy chữa cháy. Cùng S4S tìm hiểu ngay về quy trình quản lý kỹ thuật cho tòa nhà văn phòng..

Quá trình kiểm tra, sửa chữa hệ thống kỹ thuật

Các hệ thống kỹ thuật đều phải thực hiện định kỳ hàng tuần và theo dõi liên tục hàng ngày. Nhằm dễ dàng khắc phục tình trạng hư hỏng kịp thời và nhanh chóng. Quy trình kiểm tra, sửa chữa của S4S cụ thể như sau:

• Bước 1: Bộ phận kỹ thuật quan sát và kiểm tra hàng ngày.
• Bước 2: Đánh giá hiện trạng và đề xuất phương pháp xử lý theo quy định chung của công ty.
• Bước 3: Tiến hành báo cáo và đề xuất cách khắc phục vấn đề lên quản lý
• Bước 4: Thực hiện và triển khai công tác khắc phục, sửa chữa khi được phê duyệt
• Bước 5: Giám sát quá trình thực hiện và báo cáo hiện trạng cho các bộ phận liên quan.

Quá trình bảo trì hệ thống PCCC cho tòa nhà văn phòng

Sau đây là quy trình bảo trì hệ thống PCCC đạt tiêu chuẩn tại S4S như sau:

• Bước 1: Bộ phận kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra công tác PCCC, nhằm đảm bảo chúng hoạt động ổn định.
• Bước 2: Thực hiện thao tác rà soát các van an toàn của các cột nước chữa cháy bằng tay. Nếu phát hiện tình trạng rò rỉ, phải xử lý nhanh chóng.
• Bước 3: Kiểm tra hộp vòi cứu hỏa, các tủ điện của tòa nhà văn phòng.
• Bước 4: Kiểm tra hệ thống ống bơm nước. Đồng thời, kiểm tra số đo trên đồng hồ điện áp cấp, motor, đảm bảo hoạt động ổn định.
• Bước 5: Kiểm tra điện trở cách điện của các hệ thống kxy thuật
• Bước 6: Tổng hợp và báo cáo lên quản lý. Bên cạnh đó, đưa ra phương án xử lý cần thiết.
• Bước 7: Sau khi được phê duyệt, bộ phận kỹ thuật tiến hành triển khai theo phương án đã đề ra.

Quy trình chăm sóc khách hàng cho toàn tòa nhà văn phòng

Để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất khi đến với tòa nhà văn phòng thì dịch vụ chăm sóc khách hàng phải được đảm bảo. Cùng tìm hiểu ngay quy trình chăm sóc khách hàng cho tòa nhà văn phòng như thế nào là hiệu quả. Đồng thời, khiến khách hàng hợp tác lâu dài.

Quá trình đón tiếp khách hàng

Bộ phận lễ tân sẽ tiến hành thực hiện các quy trình như sau:

TH1: Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ

• Bước 1: Đón tiếp, ghi nhận thông tin khách hàng bao gồm khách đến gặp ai, khách đến đâu.
• Bước 2: Bộ phận lễ tân xin giấy tờ liên quan và tiến hàng cấp thẻ cho khách.
• Bước 3: Sau đó, hướng dẫn hoặc đưa khách hàng tới nơi họ muốn.

TH2: Khách hàng đến trao đổi công việc

• Bước 1: Lễ tân đón tiếp khách hàng
• Bước 2: Tiến hành các thông tin về khách và người cần gặp, nơi khách cần tới
• Bước 3: Liên hệ với công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn gặp
• Bước 4: Hướng dẫn khách vào phòng chờ và báo lại với công ty, doanh nghiệp, cá nhân cần gặp.
• Bước 5: Ghi lại thông tin khách hàng vào sổ theo dõi.

>> Xem thêm: Dịch vụ lễ tân tòa nhà văn phòng, chung cư chuyên nghiệp, đạt chuẩn tại S4S

Quá trình xử lý khiếu nại của khách hàng

Khiếu nại của khách hàng là vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng và xử lý rõ ràng. Tránh gây hiểu lầm và xảy ra nhiều vấn đề không đáng có. Dưới đây là quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng tại S4S như sau:

• Bước 1: Ghi nhận thông tin khiếu nại từ khách hàng. Sau đó, mời khách hàng vào khu vực phòng chờ để trao đổi trực tiếp vấn đề.
• Bước 2: Tiếp nhận các ý kiến không hài lòng hoặc sự góp ý với thái độ tích cực, tinh tế và tôn trọng khách hàng.
• Bước 3: Cùng thảo luận và trao đổi với khách hàng để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho cả 2 bên.
• Bước 4: Thông báo với các bộ phận liên quan về vấn đề khiếu nại. Đồng thời, ghi chép vào hệ thống quản lý khách hàng.
• Bước 5: Chia sẻ và rút kinh nghiệm đối với các bộ phận trong và ngoài khu vực.
• Bước 6: Khi vấn đề được giải quyết rõ ràng, minh bạch, bộ phận tiếp nhận khiếu nại sẽ phản hồi nhanh chóng cho khách hàng.

 

Quy trình quản lý tài chính cho toàn tòa nhà văn phòng

Tài chính hoặc chi phí luôn là vấn đề mọi người quan tâm và chú ý nhất. Với S4S, các khoản chi phí luôn minh bạch và rõ ràng từ chủ đầu tư đến khách hàng.

Quá trình thu phí dịch vụ

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm nhiều khoản như tiền nước, tiền điện, tiền wifi, tiền làm vệ sinh… Tất cả đều được S4S chuẩn hóa thành một quy trình quản lý tài chính chuyên nghiệp.

• Bước 1: Lập bảng thu chi tiết theo form chuẩn quy định
• Bước 2: Chuẩn bị phiếu thu bao gồm phiếu thu tay hay phiếu thu máy.
• Bước 3: Tiến hành làm phiếu thu theo mẫu quy định
• Bước 4: Xác nhận thông tin chính xác. Sau đó, tiến hành đóng dấu xác nhận
• Bước 5: Ghi chép thông tin vào hệ thống quản lý
• Bước 6: Bên quản lý sẽ giữ 1 bản và bản còn lại đưa lại cho khách hàng

Quá trình quản lý nguồn chi cho toàn tòa nhà văn phòng

Các khoản chi của tòa nhà văn phòng chia thành 2 khoản như sau:

• Các khoản chi định kỳ bao gồm chi phí điện nước, phí bảo dưỡng, đào tạo nhân viên,..
• Các khoản chi không định kỳ bao gồm chi phí bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa khi gặp vấn đề phát sinh.

Quy trình quản lý hồ sơ khách hàng cho toàn tòa nhà văn phòng

Quản lý hồ sơ khách hàng cần được lưu giữ đầy đủ và đảm bảo được sự bảo mật là đều rất quan trọng trong quy trình quản lý tòa nhà.

• Bước 1: Lựa chọn hình thức để lưu hồ sơ khách hàng bao gồm hồ sơ cứng và hồ sơ mềm.
• Bước 2: Tiến hành phân loại hồ sơ để dễ dàng kiểm soát
• Bước 3: Đánh dấu và sắp xếp hồ sơ theo thời gian, tính chất hoặc theo bảng chữ cái.
• Bước 4: Lập danh mục, vị trí và khu vực chứa hồ sơ của khách hàng
• Bước 5: Hồ sơ lúc nào cũng phải có sao lưu dự phòng. Tránh trường hợp thất lạc, trộm cắp.

Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng S4S trọn gói, giá rẻ

Mỗi tòa nhà văn phòng đều có một quy trình quản lý tòa nhà khác nhau để đảm bảo an toàn và mang tính chuyên nghiệp. Những thông tin trên về các quy trình quản lý tòa nhà đã làm nên thương hiệu S4S và được nhiều khách hàng tin tưởng. Tuy nhiên, quy trình quản lý tòa nhà văn phòng có thể điều chỉnh linh động. Nhằm đáp ứng từng mô hình hoạt động của từng tòa nhà.

Công ty cổ phần đầu tư S4S sẽ là sự chọn hàng đầu cho chủ đầu tư chưa biết bắt đầu từ đâu. Chúng tôi có gần 7 năm kinh nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tòa nhà và mảng quản lý bất động sản với quy trình quản lý chuyên nghiệp cùng với đội ngũ nhân sự đầy tâm huyết được đào tạo bài bản và chuyên sâu.

Thông qua bài viết trên, hy vọng các chủ đầu tư/ ban quản trị sẽ yên tâm về quá trình xây dựng và thực hiện các quy trình quản lý tòa nhà văn phòng tại S4S. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ngay bây giờ.

Thông tin liên hệ

Website: https://s4s.com.vn/
Hotline: 0941611945 (Gặp Mr. Hưng)
Facebook: https://www.facebook.com/quanlytoanhaS4S
Youtube: https://bit.ly/quanlytoanhas4s