Lựa chọn diện tích thuê văn phòng để tối ưu chi phí

Lựa chọn diện tích phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách, nâng cao năng suất làm việc và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Bài viết này S4S sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết lựa chọn diện tích thuê văn phòng tối ưu, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Xác định nhu cầu thực tế:

Bao gồm các yếu tố cơ bản dễ nhận biết như sau

Số lượng nhân viên

Diện tích văn phòng cần đáp ứng đủ không gian làm việc cho tất cả nhân viên.
Mức diện tích trung bình cho mỗi nhân viên:
- Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2/người (phổ biến nhất)
- Mức tiết kiệm chi phí: 3 – 4 m2/người
- Mức cao cấp: 8 – 10 m2/người
Diện tích cho các khu vực chung như phòng họp, khu vực pantry, sảnh tiếp khách…

Loại hình văn phòng

Văn phòng truyền thống: Diện tích lớn, chi phí cao, phù hợp với doanh nghiệp lớn, cần nhiều không gian.

Văn phòng chia sẻ: Diện tích linh hoạt, chi phí hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ.

Văn phòng ảo: Không gian làm việc ảo, chi phí thấp, phù hợp với doanh nghiệp cần địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Khả năng mở rộng

Văn phòng truyền thống:

- Thường có khả năng mở rộng cao, tùy thuộc vào diện tích sàn cho phép của tòa nhà.
- Doanh nghiệp có thể thuê thêm diện tích liền kề hoặc di chuyển sang một văn phòng lớn hơn.

Văn phòng chia sẻ:

- Mức độ linh hoạt cao, có thể dễ dàng tăng hoặc giảm diện tích thuê theo nhu cầu.
- Doanh nghiệp có thể chuyển sang một khu vực khác trong cùng tòa nhà hoặc chọn một văn phòng chia sẻ khác có diện tích phù hợp hơn.

Văn phòng ảo:

- Khả năng mở rộng hạn chế, thường chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc khởi nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể nâng cấp lên gói dịch vụ cao cấp hơn với nhiều tiện ích và không gian làm việc hơn.

Tòa nhà văn phòng:

Diện tích sàn còn trống:
- Khả năng mở rộng phụ thuộc vào diện tích sàn còn trống trong tòa nhà.
- Doanh nghiệp cần liên hệ với chủ tòa nhà để kiểm tra tình trạng cho thuê và lựa chọn diện tích phù hợp.
Hạ tầng:
- Khả năng đáp ứng nhu cầu về hạ tầng của diện tích mở rộng, bao gồm hệ thống điện nước, internet, an ninh…

Thời hạn hợp đồng:

- Hợp đồng thuê dài hạn thường có điều khoản ràng buộc về khả năng mở rộng diện tích.
- Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ nhu cầu phát triển trong tương lai trước khi ký hợp đồng.

Điều khoản mở rộng:

- Cần kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến khả năng mở rộng diện tích, bao gồm:
  - Quy trình mở rộng
  - Chi phí mở rộng
  - Diện tích tối đa được phép mở rộng

Ngân sách:

Doanh nghiệp cần dự trù chi phí cho việc mở rộng diện tích, bao gồm:
- Chi phí thuê
- Chi phí sửa chữa, trang trí
- Chi phí mua sắm nội thất

Tính toán diện tích

Diện tích sử dụng:

Diện tích sử dụng văn phòng là tổng diện tích của tất cả các khu vực được sử dụng cho mục đích làm việc.

Khu vực làm việc:
- Bàn làm việc
- Ghế làm việc
- Tủ tài liệu
- Kệ sách
- Vách ngăn
Khu vực chung:
- Phòng họp
- Khu vực pantry
- Sảnh tiếp khách
- Nhà vệ sinh

Có hai phương pháp chính để tính toán diện tích sử dụng văn phòng:

Diện tích Gross (Diện tích cho thuê)

Diện tích Gross bao gồm diện tích sử dụng thực tế và diện tích chung của tòa nhà, được tính theo công thức:

Diện tích Gross = Diện tích sử dụng thực tế + Diện tích chung

Diện tích chung thường bao gồm hành lang, cầu thang, thang máy, sảnh chung, nhà vệ sinh chung…

Diện tích Net (Diện tích sử dụng)

Diện tích Net chỉ bao gồm diện tích sử dụng thực tế của văn phòng, được tính theo công thức:

Diện tích Net = Diện tích Gross – Diện tích chung

Cách lựa chọn phương pháp tính toán:

Diện tích Gross:
- Thường được sử dụng trong các hợp đồng thuê văn phòng.
- Giúp chủ nhà tính toán chi phí thuê chính xác hơn.
Diện tích Net:
- Thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả sử dụng diện tích văn phòng.

Giúp doanh nghiệp so sánh diện tích sử dụng thực tế với diện tích thuê.

Lựa chọn tòa nhà

Các yếu tố cần thiết để xem xét chọn ra phù hợp với nhu cầu đi tìm bao gồm như sau

Tỷ lệ diện tích sử dụng/diện tích chung:

Tỷ lệ này cho biết phần trăm diện tích thực tế được sử dụng cho mục đích làm việc so với tổng diện tích của tòa nhà.
Tỷ lệ cao cho thấy tòa nhà sử dụng diện tích hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Tỷ lệ này thường dao động từ 60% đến 80%, tùy thuộc vào loại hình văn phòng và thiết kế của tòa nhà.

Giá thuê theo diện tích:

Giá thuê văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Vị trí: Tòa nhà ở trung tâm thành phố thường có giá thuê cao hơn.
- Loại hình văn phòng: Văn phòng hạng A có giá thuê cao hơn văn phòng hạng B và C.
- Diện tích thuê: Diện tích thuê càng lớn, giá thuê càng cao.
- Các dịch vụ đi kèm: Tòa nhà cung cấp nhiều dịch vụ đi kèm thường có giá thuê cao hơn.

Các dịch vụ đi kèm:

Các dịch vụ đi kèm thường bao gồm:
- Phí dịch vụ: Bao gồm phí quản lý chung, an ninh, vệ sinh…
- Internet: Tòa nhà cung cấp internet cáp quang hoặc wifi.
- Điện nước: Doanh nghiệp có thể sử dụng điện nước của tòa nhà hoặc tự thanh toán theo hóa đơn.
- Các dịch vụ khác: Gửi xe, bảo vệ, dịch vụ văn phòng…

Sử dụng hiệu quả diện tích

Bố trí hợp lý các khu vực làm việc, khu vực chung và khu vực khác để tối ưu hóa diện tích sử dụng.

Tận dụng tối đa diện tích bằng cách sử dụng vách ngăn di động, kệ sách cao sát tường…

Sử dụng ánh sáng tự nhiên và nhân tạo hợp lý để tạo cảm giác thông thoáng cho văn phòng.

Sử dụng nội thất đa năng: Tiết kiệm diện tích và tăng tính linh hoạt. Sử dụng nội thất có màu sắc tươi sáng để tạo cảm giác rộng rãi cho văn phòng.

Một số lưu ý

Để lựa chọn diện tích thuê văn phòng tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố:

Tránh thuê diện tích quá lớn: Tốn kém chi phí, lãng phí không gian.

Dự trù nhu cầu phát triển: Diện tích có thể mở rộng trong tương lai.

Tham khảo ý kiến chuyên gia: Tư vấn về diện tích phù hợp, tối ưu chi phí.

Kết luận

Trên đây là tất cả các thông tin về lựa chọn diện tích thuê văn phòng phù hợp và sử dụng hiệu quả diện tích văn phòng mà bạn cần biết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí, tăng năng suất làm việc và tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Nếu bạn còn thắc mắc thì hãy liên hệ ngay S4S để được nhận tư vấn thêm.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0965024191
Mail: info@s4s.com.vn