Ban quản lý trung tâm thương mại là gì ?

Trung tâm thương mại là nơi diễn ra nhiều hoạt động với số lượng khách hàng vô cùng đông. Để mọi hoạt động được diễn ra trơn tru thì không thể nào thiếu ban quản lý trung tâm thuơng mại. Đây là bộ phận quản lý, điều hành giúp cho toàn bộ hoạt động được diễn ra theo đúng quy trình và chuyên nghiệp hơn.

Ban quản lý trung tâm thương mại là gì?

Ban quản lý vận hành trung tâm thương mại là đơn đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và vận hành toàn bộ tất cả các hoạt động của trung tâm thương mại.

Để được quản lý và hoạt động một cách minh bạch, hợp pháp thì đơn vị quản lý này cần phải có hợp đồng đã ký kết hợp tác với chủ đầu tư của dự án, được sự chấp thuận, thông qua của cục quản lý và thị trường BĐS. Bên cạnh đó các văn bản hoạt động và những văn bản mang tính chất pháp lý của ban quản lý trung tâm thương mại sẽ phải cung cấp lên Bộ Xây Dựng và đăng tải trên trang thông tin chính thức.

Vai trò, công việc của ban quản lý trung tâm thương mại

Là bộ phận mang vai trò cốt lõi trong việc quản lý vận hành, chịu trách nhiệm giám sát, quản lý các hoạt động của trung tâm thương mại. Ban quản lý đóng vai trò quan trọng giúp thúc đẩy cho các hoạt động được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả. Và với việc quản lý và vận hành tốt sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, hình ảnh của trung tâm thương mại và hình ảnh thương hiệu của chủ đầu tư. Sau đây là các công việc chính của ban quản lý.

Quản lý và vận hành

Quản lý vận hành là công việc không thể thiếu trong công tác của ban quản lý trung tâm thương mại. Công việc là quản lý những hoạt động thường ngày của trung tâm thương mại như:

• Quản lý và điều hành sự hoạt động của các trang thiết bị, các hệ thống kỹ thuật như là đèn, điện, điều hòa, máy lạnh, thang máy, các hệ thống âm thanh,…
• Phân tích các hiện trạng thực tế của trung tâm thương mại và đưa ra những phương án hoạt động sao cho phù hợp nhất với quy mô và tính chất của trung tâm thương mại.
• Đưa ra các chiến lược hỗ trợ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh
• Đối với các vấn đề hoặc các tình huống phát sinh thì ban quản lý sẽ tiếp nhận và xử lý các sự việc nằm trong phạm vi thẩm quyền cho phép. Còn với các trường hợp vượt quá phạm vi thẩm quyền của mình thì ban quản lý sẽ chuyển giao vấn đề đó cho những bộ phận có chuyên môn và đủ thẩm quyền để xử lý nhanh chóng.

Phụ trách bảo trì hệ thống, sửa chữa thiết bị

Để hạn chế các sự cố một cách tối đa thì cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các hệ thống kỹ thuật và sửa chữa nếu thiết bị gặp trục trặc. Đây là điểm giữ chân khách hàng, giúp cho trung tâm thương mại được hoạt động lâu bền hơn, mang lại hiệu quả cao. Chính vì vậy bộ phận được phân công nhiệm vụ này sẽ thực hiện các công việc sau để đảm bảo các máy móc và hệ thống hoạt động luôn được hiệu quả.

Trong quá trình sử dụng, vận hành hoạt động cần phải kiểm tra thường xuyên các thiết bị, máy móc, hệ thống kỹ thuật để có thể sửa chữa kịp thời khi xảy ra các sự cố xấu.

Hệ thống bơm và lọc nước cần được bảo trì. Các hệ thống, thiết bị liên quan đến khâu làm lạnh hoặc điều hòa không khí như máy lạnh, điều hòa cũng cần được bảo trì bảo dưỡng thường xuyên.

Đối với các cụm thang máy, thang cuốn, thang hộp cần được kiểm tra và bảo trì để có thể hoạt động xuyên suốt. Hệ thống đèn điện, hệ thống ánh sáng của trung tâm cũng phải được thực hiện kiểm tra bảo dưỡng định kỳ. Thay thế nhanh chóng các phần bị hư hỏng tránh ảnh hưởng đến các phần khác.

Tiếp thị và cho thuê

Tiếp thị và cho thuê mặt bằng kinh doanh trong trung tâm thương mại là yếu tố không hề nhỏ. Điều này giúp cho trung tâm thương mại trở nên tiện nghi hơn do có nhiều dịch vụ, nhiều hoạt động nổi bật hơn và đây là một trong các hoạt động mà làm gia tăng giá trị hình ảnh của trung tâm thương mại và chủ đầu tư.  Nhiệm vụ của ban quản lý trung tâm thương mại sẽ là:

• Tìm kiếm những khách hàng đang muốn kinh doanh mặt hàng hoặc dịch vụ trong trung tâm thương mại để cho thuê.
• Phối hợp với các phòng ban Marketing để truyền thông cho trung tâm thương mại tiếp cận đến nhiều người, tăng độ phổ biến, quảng bá thương hiệu.
• Quản lý các mặt bằng bằng các thông tin như chất lượng cơ sở vật chất, diện tích, nội thất có hay không, giá cả, thông tin người thuê, ngành hàng hoặc dịch vụ kinh doanh.
• Tư vấn và hướng dẫn cho khách hàng để có thể hoạt động thuận tiện và dễ dàng. Ngoài ra hỗ trợ cho khách hàng thêm về việc tư vấn các hồ sơ pháp lý có liên quan đến việc hợp tác cho thuê.

Chăm sóc khách thuê

Để giữ được khách hàng luôn tin tưởng và có mối quan hệ hợp tác lâu dài thì chúng ta cần có những hình thức hỗ trợ cụ thể cho khách hàng kinh doanh. Ban quản lý trung tâm thương mại sẽ có các công việc như sau:

• Luôn có các chính sách có lợi cho khách hàng, có lợi cho đôi bên để khách hàng như các ưu đãi khi thuê lâu năm, giới thiệu khách khác đến thuê,…
• Khi khách hàng phản ánh về đề gì đó cần tiếp nhận và xử lý ngay
• Không trì trệ trong các nghĩa vụ của ban quản lý, điều này sẽ giúp tăng sự uy tín với khách hàng
• Các thông tin mới hoặc các thông báo mới cần được cập nhật nhanh chóng, liên tục đến các khách hàng thuê để họ có sự chuẩn bị.

Quản lý tài chính

Đây là yếu tố vô cùng quan trọng đối với chủ đầu tư, ban quản lý. Là điều kiện để đánh giá được tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh thực tế nhất của trung tâm thương mại. Các công việc mà ban quản lý trung tâm thương mại cần phải làm như sau:

• Giám sát các hoạt động thu chi của trung tâm thương mại
• Xây dựng những chính sách với mục đích tăng thêm doanh thu
• Thống kê những hạng mục thu chi từ các mặt bằng cho thuê như chi phí điện nước, dịch vụ,…
• Làm báo cáo tài chính tháng/quý/năm
• Có các đề xuất về việc điều chỉnh ngân sách hàng năm sao cho hợp lý

Quản lý vệ sinh, an ninh

Ban quản lý trung tâm thương mại cần phải thực hiện các công tác về chăm lo cho việc vệ sinh và an ninh cả bên trong lẫn bên ngoài trung tâm thương mại.

Về vấn đề vệ sinh, ban quản lý có các nhiệm vụ phân bổ nhân sự túc trực dọn dẹp các khu vực rác, dọn dẹp các sự cố như: sàn bẩn, ướt sàn do đổ nước hoặc các chất lỏng khác, các rác thải có trên sàn,…Các lối ra vào cần được khô ráo sạch sẽ, các mặt kính phải được lau chùi sạch sẽ. Các công việc này cần phải được thực hiện hằng ngày và trong khung giờ quy định.

Về việc đảm bảo an ninh cho trung tâm thương mại, ban quản lý cần phải phân bổ lực lượng nhân viên bố trí ở các khu vực ra vào, các khu vực cần được kiểm soát. Các nhân viên phải được ban quản lý đào tạo về công việc, nhiệm vụ để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

Kết luận

Qua bài viết trên chắc hẳn các bạn cũng đã biết được các chức năng nhiệm vụ của ban quản lý trung tâm thương mại là gì rồi đúng không nào. Các công việc mà ban quản lý thực hiện đều rất quan trọng đối với hoạt động của trung tâm thương mại. Nếu bạn sử dụng dịch vụ ở trung tâm thương mại mà xảy ra các vấn đề gì thì hãy tìm gặp ban quản lý để được hỗ trợ xử lý nhé !