Cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ đơn giản nhất

Đối với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng cho thuê, phí thuê văn phòng ngoài giờ là một khoản chi phí quan trọng bên cạnh phí thuê văn phòng hàng tháng, phí quản lý, phí giữ xe, tiền điện,… Mức độ ảnh hưởng của phí ngoài giờ đến tổng chi phí vận hành văn phòng hàng tháng càng cao khi doanh nghiệp có xu hướng làm việc ngoài giờ thường xuyên. Do đó, việc cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ và lựa chọn phương án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Vậy phí ngoài giờ thuê văn phòng là gì? Tại sao phải trả loại phí này? Hãy cùng S4S tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây:

Phí thuê văn phòng ngoài giờ là gì?

Phí thuê văn phòng ngoài giờ là khoản chi phí bổ sung mà doanh nghiệp phải trả cho chủ đầu tư khi sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc quy định trong hợp đồng. Thông thường, giờ hành chính của các tòa nhà văn phòng là từ 8h – 17h30 hoặc 18h từ thứ Hai – thứ Sáu và từ 8h – 12h hoặc 13h vào thứ Bảy. Phí ngoài giờ là một phần phụ phí phát sinh khi khách thuê sử dụng văn phòng quá thời gian làm việc quy định trong hợp đồng. Phí này được áp dụng để bù đắp chi phí vận hành, bảo trì và quản lý tòa nhà ngoài giờ.

Tại sao phải trả phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?

Bù đắp chi phí vận hành tòa nhà:

• Khi bạn sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính, chủ đầu tư vẫn phải chịu chi phí cho các dịch vụ như:
  • Điện nước, an ninh, vệ sinh…
  • Nhân viên bảo trì, bảo vệ…
• Phí ngoài giờ giúp bù đắp chi phí này và đảm bảo chủ đầu tư có thể duy trì hoạt động của tòa nhà một cách hiệu quả.

Hạn chế việc sử dụng văn phòng quá mức:

• Việc áp dụng phí ngoài giờ sẽ khuyến khích doanh nghiệp sử dụng văn phòng hợp lý, tránh tình trạng làm việc quá nhiều giờ ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên và hiệu quả công việc.
• Đồng thời, nó cũng giúp đảm bảo sự công bằng cho các doanh nghiệp cùng thuê văn phòng trong tòa nhà.

Tạo nguồn thu nhập thêm cho chủ đầu tư:

• Phí ngoài giờ là một nguồn thu nhập bổ sung cho chủ đầu tư, giúp họ có thể đầu tư vào việc nâng cấp, cải thiện chất lượng tòa nhà.

Ngoài ra, mức phí ngoài giờ còn phụ thuộc vào một số yếu tố như:

• Loại hình văn phòng: Văn phòng hạng A thường có mức phí ngoài giờ cao hơn văn phòng hạng B và C.
• Vị trí tòa nhà: Tòa nhà ở khu vực trung tâm thành phố thường có mức phí ngoài giờ cao hơn khu vực ngoại thành.
• Thời gian làm ngoài giờ: Phí ngoài giờ vào ban đêm và ngày lễ thường cao hơn ban ngày.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ và tính toán chi phí hợp lý trước khi quyết định.

Những cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Cách tính phí ngoài giờ có thể khác nhau tùy theo từng tòa nhà và chủ đầu tư, nhưng phổ biến nhất là 3 cách sau:

Tính theo diện tích văn phòng:

• Đây là cách tính phổ biến nhất, được áp dụng dựa trên diện tích văn phòng mà doanh nghiệp đang thuê.
• Công thức: Phí ngoài giờ = Diện tích thuê (m²) x Đơn giá (USD/m²/giờ) x Số giờ làm thêm
• Ví dụ: Diện tích thuê 200m², đơn giá 0.03 USD/m²/giờ, làm thêm 5 giờ, phí ngoài giờ là: 200 x 0.03 x 5 = 30 USD

Tính theo văn phòng:

• Cách tính này áp dụng mức phí cố định cho mỗi văn phòng, bất kể diện tích.
• Công thức: Phí ngoài giờ = Mức phí cố định/văn phòng/giờ x Số giờ làm thêm
• Ví dụ: Mức phí cố định 250.000 VND/văn phòng/giờ, làm thêm 3 giờ, phí ngoài giờ là: 250.000 x 3 = 750.000 VND

Tính theo ca:

• Cách tính này áp dụng mức phí cố định cho mỗi ca làm thêm, thường là 4 tiếng.
• Công thức: Phí ngoài giờ = Mức phí cố định/ca x Số ca làm thêm
• Ví dụ: Mức phí cố định 500.000 VND/ca, làm thêm 2 ca, phí ngoài giờ là: 500.000 x 2 = 1.000.000 VND

Ngoài ra, một số tòa nhà có thể áp dụng các quy định khác như:

• Giới hạn số giờ làm ngoài giờ được phép
• Thu phí cao hơn cho các ngày cuối tuần và lễ tết
• Yêu cầu đặt cọc trước khi làm ngoài giờ

Doanh nghiệp nên lưu ý:

• Tham khảo kỹ hợp đồng thuê văn phòng để nắm rõ quy định về phí ngoài giờ
• Trao đổi với chủ đầu tư về nhu cầu làm ngoài giờ và thống nhất mức phí phù hợp
• Tính toán chi phí ngoài giờ vào ngân sách hoạt động của doanh nghiệp

Phí ngoài giờ tại tòa nhà hạng A, B, C

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào hạng của tòa nhà. Thông thường, phí ngoài giờ của các tòa nhà hạng A sẽ cao hơn so với các tòa nhà hạng B và C.

Điều này bởi vì các tòa nhà hạng A thường có chất lượng dịch vụ cao cấp, thiết bị hiện đại và tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, chi phí hoạt động của các tòa nhà hạng A cũng sẽ cao hơn so với các tòa nhà hạng B và C.

Mức phí ngoài giờ tham khảo theo một báo cáo của CBRE Việt Nam, mức phí ngoài giờ trung bình của các tòa nhà văn phòng ở TP HCM trong quý I/2023 là:

• Tòa nhà hạng A: 0.6 USD/m²/giờ (khoảng 13.800 VND/m²/giờ)
• Tòa nhà hạng B: 0.4 USD/m²/giờ (khoảng 9.200 VND/m²/giờ)
• Tòa nhà hạng C: 0.3 USD/m²/giờ (khoảng 6.900 VND/m²/giờ)

Tham khảo phí ngoài giờ của một số tòa nhà văn phòng tại TP HCM

Theo Báo cáo thị trường văn phòng TP HCM quý I/2023 của CBRE Việt Nam, dưới đây là một số ví dụ về mức phí ngoài giờ của một số tòa nhà văn phòng tại TP HCM:

• Bitexco Financial Tower:Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 2 Hải Triều, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
• Saigon Centre:Tòa nhà hạng A, có địa chỉ tại số 65 Lê Lợi, Quận 1. Phí ngoài giờ là 0,6 USD/m2/giờ (khoảng 13.800 đồng/m2/giờ).
• Etown Central:Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 11 Đoàn Văn Bơ, Quận 4. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
• The Flemington:Tòa nhà hạng B, có địa chỉ tại số 182 Lê Đại Hành, Quận 11. Phí ngoài giờ là 0,4 USD/m2/giờ (khoảng 9.200 đồng/m2/giờ).
• Him Lam Building: Tòa nhà hạng C, có địa chỉ tại số 234 Ngô Tất Tố, Quận Bình Thạnh. Phí ngoài giờ là miễn phí.
• Gia Thy Building:Tòa nhà hạng C, có địa chỉ tại số 158A Nguyễn Văn Thủ, Quận 1. Phí ngoài giờ là miễn phí.

Kết luận:

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng đến sự linh hoạt của bạn trong việc làm việc sau giờ hành chính. Hiểu rõ cách tính phí và các tùy chọn văn phòng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng loại văn phòng và thời gian sử dụng ngoài giờ để đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Mọi thắc mắc xin liện hệ ngay đến S4S để được giải đáp kịp thời! 

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Hotline: 0965024191
• Mail: info@s4s.com.vn