Chi phí văn phòng gồm những gì? Loại chi phí người thuê cần biết

Ngày nay các tòa nhà văn phòng và các loại hình văn phòng cho thuê rất được ưa chuộng và phổ biến. Các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hoặc các startup thường lựa chọn để làm văn phòng làm việc hoặc văn phòng đại diện. Tuy nhiên để thuê văn phòng hoạt động thì chúng ta phải cần cân đối tính toán về chi phí bỏ ra.Vậy chí phí văn phòng gồm những gì? Có những loại chi phí nào quan trọng? Hãy cùng S4S khám phá qua bài viết sau đây nhé.

Chi phí văn phòng là gì?

Trước khi tìm hiểu chi phí văn phòng gồm những gì chúng ta cần nắm sơ qua về chi phí văn phòng là gì. Chi phí văn phòng là khoản chi phí mà phía công ty, doanh nghiệp phải chi trả cho chủ sở hữu bất động sản cho thuê để được sở hữu bất động sản đó và làm văn phòng.

Đây là khoản chi phí phải trả cố định hay còn được gọi là định phí, các doanh nghiệp/công ty phải trả cho chủ thuê theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý theo như các thoả thuận và điều kiện có trong hợp đồng đã được ký kết bởi bên thuê và bên cho thuê. Đây là khoản chi phí thuộc những khoản chi không hề nhỏ vào mỗi tháng của công ty/doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì cho sự hoạt động của công ty/doanh nghiệp.

Chi phí đồ dùng văn phòng gồm những gì?

Chi phí văn phòng sẽ bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau được tổng hợp lại gọi chung là chi phí văn phòng. Bao gồm các loại sau đây.

Nhóm chi phí cố định

• Chi phí phải trả cho việc thuê văn phòng: chi phí thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng tính theo đơn vị m2. Thanh toán theo tháng, quý hoặc năm tuỳ vào hợp đồng và thoả thuận giữa bên cho thuê và bên thuê.
• Chi phí cho các dịch vụ đi kèm: là khoản chi phí mà bên thuê phải trả cho các tiện ích, dịch vụ và tòa nhà cung cấp bao gồm an ninh, lễ tân, vệ sinh, thang máy vận hành, chăm sóc khuôn viên cây xanh, nước trong các khu vực toilet, hệ thống chiếu sáng, tiền điện, phí giữ xe,…
• Thuế VAT: đây là khoản chi phí bắt buộc đi kèm với chi phí thuê văn phòng.

Nhóm chi phí biến đổi theo nhu cầu sử dụng

• Chi phí gửi xe của nhân sự: tuỳ thuộc vào mỗi một toà nhà mà chính sách các bãi đỗ xe hoặc các hầm gửi xe ô tô, xe máy sẽ có các quy định riêng. Có toà nhà sẽ miễn phí và có những toà nhà thu phí, điều này sẽ được nêu rõ trong hợp đồng thuê.
• Chi phí điều hoà bên trong văn phòng: đối với những tòa nhà văn phòng thuộc hạng A và hạng B thì chi phí về điều hoà đã được bao gồm trong khoản tiền điện nhưng những tòa nhà văn phòng hạng C thì ngược lại, chi phí điều hoà sẽ được tính riêng với chi phí điện. Chúng ta sẽ phải chi trả thêm khoản chi phí điều hoà theo chỉ số đồng hồ. Chi phí trung bình khoảng từ 1 – 1,5USD/m2/tháng và cũng tùy thuộc vào thời gian dùng điều hoà, độ hiện đại và điều hoà mới hay cũ.
• Chi phí sử dụng điện và nước: đây là chi phí bắt buộc công ty phải chi trả theo lượng điện và lượng nước đã sử dụng.

Chi phí bất thường

Là khoản chi phí làm việc ngoài giờ của doanh nghiệp: thường thì các toà nhà sẽ có giờ làm việc cố định ( có thể là từ 8h00 – 17h30 hoặc 8h30 – 18h00,..). Nếu doanh nghiệp/công ty của bạn làm việc vào các khung giờ ngoài giờ quy định chung thì những khoảng thời gian đó doanh nghiệp/công ty sẽ phải đóng thêm chi phí làm việc ngoài giờ. Chi phí này sẽ bao gồm: thang máy, điện nước, bảo vệ, điều hoà, hệ thống đèn chiếu sáng, bãi giữ xe.

Có 3 hình thức mà các tòa nhà thường áp dụng để tính ra số tiền cho khoản chi phí làm việc ngoài giờ:

• Hình thức tính thông qua không gian, số m2 mà công ty đã thuê
• Hình thức tính theo văn phòng cho thuê, có giá niêm yết mỗi giờ làm thêm
• Hình thức tính theo các thiết bị cung cấp trong văn phòng

Chi phí chi trả 1 lần cho suốt thời gian thuê

• Chi phí thi công nội thất trong văn phòng: trong thời gian công ty lắp đặt, thi công các nội thất thì toà nhà sẽ không thu phí thuê khoảng thời gian lắp đặt, thi công đó. Tuy nhiên, về chi phí sử dụng điện cho khoảng thời gian đó thì bạn vẫn phải chi trả. Thường thì các nhà hạng A và B sẽ tính từ 3 – 5 USD/m2/tháng, hạng C sẽ tính là 1 USD/m2/tháng, một số văn phòng khác còn tính theo giờ sử dụng.
• Phí hoàn trả văn phòng, mặt bằng: trong hợp đồng cho thuê có điều khoản quy định về khoản chi phí phải thanh toán khi công ty hoàn trả văn phòng/mặt bằng. Khi trả lại văn phòng hoặc mặt bằng thì bên thuê phải chịu các chi phí dọn dẹp, tháo dỡ vách ngăn, nội thất,…

Chi phí khác theo hợp đồng cho thuê

• Chi phí đo diện tích thuê: các tòa nhà văn phòng cho thuê hạng A,B,C thường tính chi phí thuê theo diện tích thực tế được khách hàng sử dụng. Có 3 cách để đo diện tích thường được áp dụng là: đo theo diện tích thông thuỷ, đo theo diện tích bên trong lòng của văn phòng, đo theo các vách bao quanh khu vực văn phòng làm việc và mép tường. Có những diện tích gọi là diện tích chết (cột trong văn phòng) vẫn được tính vào diện tích sử dụng. Chúng ta có thể thương lượng để giảm trừ sao cho phù hợp.
• Chi phí thuê văn phòng/nhà bị tác động bởi sự biến đổi của tỷ giá: nhiều tòa nhà văn phòng hoặc đơn vị cho thuê sẽ sử dụng đồng USD là đơn vị thanh toán. Và theo quy định của Nhà nước thì khung giá thuê sẽ được đổi từ đồng USD sang đồng VND theo tỷ giá hiện tại để ký kết hợp đồng cho thuê. Các tòa nhà văn phòng cho thuê sẽ có quy định được phép điều chỉnh giá cho thuê cứ mỗi 3 tháng 1 lần và dựa theo tỷ giá tại thời điểm đó.
• Đơn vị cho thuê văn phòng điều chỉnh giá cho thuê: giá cho thuê sẽ được điều chỉnh trong khoảng thời gian nhất định nào đó hoặc điều chỉnh bởi sự nâng cấp, thay đổi của tòa nhà. Ngoài ra sự biến động trên thị trường cho thuê văn phòng cũng ảnh hưởng đến việc tăng hay giảm giá cho thuê.

Kết luận

Qua bài biết chắc hẳn các bạn đã biết được chi phí cho thuê gồm những loại nào. Và đặc điểm riêng của từng loại chi phí đều được nêu rõ trong bài viết. Nếu bạn đang muốn tham khảo để thuê một văn phòng để làm nơi làm việc thì hãy tham khảo đến đơn vị S4S – System For Success nhé !