Hội nghị nhà chung cư là gì? Quy trình tổ chức như thế nào?

Trong mỗi tòa nhà chung cư thường sẽ có một hội nghị nhà chung cư để quản lý, xét duyệt những điều luật, quy định trong chung cư, đảm bảo môi trường sống văn minh, an toàn, sạch sẽ cho các hộ cư dân. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho quý khách về quy trình tổ chức hội nghị chung quy, đừng bỏ lỡ nhé.

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Hội nghị tòa chung cư là cuộc họp định kì giữa các ban quản lý vận hành tòa nhà cao cấp hoặc các chủ sở hữu và những người đại diện cho các gia đình sử dụng nhà chung cư hoặc đại diện cho người sử dụng chung cư nếu như chủ sở hữu không thể tới tham dự. Nếu chỉ có 1 chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư là cuộc họp định kì giữa các chủ sở hữu nhà chung cư và người đại diện cho người đang sở hữu tòa nhà chung cư.

Trường hợp có nhiều chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư sẽ là cuộc họp giữa các người đại diện cho chủ sở hữu hoặc những người đang sử dụng tòa nhà. Chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ có trách nhiệm ủy quyền cho người tín nhiệm tham dự phiên họp. Hội nghị chung cư sẽ có những đặc điểm sau đây:

• Có hai hình thức phổ biến trong các cuộc họp hội nghị nhà chung cư là Hội nghị của tòa nhà chung cư và Hội nghị của cụm nhà chung cư. Điều kiện cần để cuộc họp được tổ chức cũng khác biệt các loại hình.
• Cuộc họp nhà chung cư có nhiệm vụ quyết định những vấn đề thiết yếu trong việc quản lý vận hành bất động sản, các vấn đề bầu cử, bãi nhiệm các thành viên Ban quản trị và phê duyệt, đồng thời bổ sung, sửa đổi quy định quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Kết quả của cuộc họp chung cư với mục đích quyết định nội dung bằng cách thông qua biểu quyết đa số hoặc các thành viên cốt cán bỏ phiếu. Thư ký chung cư sẽ có trách nhiệm ghi chép lại kết quả cuộc họp.

Quy trình để tổ chức hội nghị nhà chung cư

Sau đây là quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư mà bạn cần lưu ý:

Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Hội nghị nhà chung cư lần đầu là những cuộc họp được tổ chức với mục đích phổ biến, đảm bảo quy định về cách ứng xử cơ bản trong tòa nhà.

• Thời hạn tổ chức hội nghị là giới hạn 1 năm kể từ khi chung cư được bàn giao, đi vào hoạt động và được ít nhất 50% căn hộ được xây và sử dụng.
• Số lượng tối thiểu căn hộ được tham gia hội nghị là tối thiểu 50% đại diện của chủ sở hữu các căn hộ chung cư. Nếu như người tham dự không đủ trong thời han 7 ngày kể từ khi tổ chức hội nghị, chủ đầu tư hoặc các đại diện phải viết đơn yêu cầu Ủy ban nhân dân xã, phường để tổ chức thêm.
• Nội dung hội nghị gồm những vấn đề cơ bản như đề ra những quy định họp hội nghị, đưa ra các quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi chung, chốt số lượng danh sách thành viên, …
• Xem xét, chỉnh sửa, điều chỉnh một số nội quy quản lý và sử dụng căn hộ chung cư.

Hội nghị nhà chung cư tổ chức thường niên

Để tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên, hãy lưu ý các điều sau:

• Hội nghị chung cư thường niên khi tổ chức phải có ít nhất 30% đại diện các chủ sở hữu căn hộ tham gia.
• Nội dung hội nghị nhà chung cư phải bao gồm kết quả hoạt động, các khoản thu, chi trong năm gần nhất.
• Tiến hành kiểm tra, phê duyệt các kinh phí bảo trì phần sở hữu chung trong chung cư.
• Yêu cầu tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ tham quyết định các vấn đề bầu cử, bãi nhiệm Ban quản trị.

Hội nghị nhà chung cư trường hợp bất thường

• Số lượng người tham gia tối thiểu 50% bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ.
• Cần tối thiểu 75% số chủ căn hộ tham gia hội nghị nhà chung cư bất thường.
• Nội dung hội nghị nhà chung bất thường sẽ bao gồm các vấn đề cơ bản như sau: thay thế Ban quản trị mới, cách chức, mất tích, …; bầu Ban quản trị mới; thay thế các đơn vị quản lý vận hành, đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ, …

Kết luận

Công ty cổ phần đầu tư S4S – System For Success là một trong những công ty uy tín chuyên hoạt động trong lĩnh vực Quản Lý bất động sản và cho thuê văn phòng hàng đầu tại TP.HCM với hơn 20 tòa nhà văn phòng nằm trên các tuyến đường có vị trí đắc địa ở các Quận như Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 4, Quận Tân Bình, Quận Bình Thạnh cùng 18 quận huyện của TP. HCM. Nếu quý khách có thắc mắc về các phương án quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi qua: 

• Điện thoại: 0941611945 – Hỗ trợ 24/7
• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Email: info@s4s.com.vn