7 phương án quản lý vận hành chung cư theo từng hạng mục

Hiện nay, chung cư là hệ thống nhà ở phù hợp cho những gia đình ở các thành phố đông đúc. Tại đó sẽ vừa tích hợp được nhiều tiện ích, vừa đảm bảo cuộc sống sinh hoạt gia đình. Bài viết sau giới thiệu 7 phương án quản lý vận hành chung cư theo từng hạng mục mà bạn nên ghi nhớ, đừng bỏ lỡ nhé.

Phương án quản lý vận hành chung cư theo hạng mục

Các phương án quản lý sẽ giúp việc quản lý và vận hành hiệu quả hơn, bao gồm các hạng mục điển hình như an ninh, vệ sinh, hành chính – nhân sự,… Mỗi phương án đều có các quy trình triển khai và các hạng mục công việc riêng biệt.

Quản lý an ninh, an toàn

Phương án quản lý an ninh chặt chẽ, an toàn sẽ mang lại sự an tâm, tin tưởng cho những cư dân đang sống trong tòa chung cư. Ngoài ra, bộ phận an ninh cần xác định rõ và nắm vững những công việc của mình:

• Xác địch rõ mục đích công tác tuần tra: Bộ phận an ninh cần giám sát khu vực sảnh và came, đảm bảo trạng thái an ninh tối đa cho những khu vực này. Bộ phận cần quan sát camera kĩ lưỡng để trong trường hợp có cháy có thể phản ứng nhanh.
• Nắm rõ sơ đồ, cấu tạo chung cư: Việc nắm rõ sơ đồ, cấu tạo mặc bằng sẽ giúp công tác an ninh xử lý các trường hợp khẩn cấp một cách nhanh chóng.
• Nắm rõ các lối thoát hiểm, lối ra, danh tính nhân viên, khu vực phòng máy, bãi giữ xe, …

Sau đây là mẫu phân công công việc của bộ phận an ninh mà bạn có thể tham khảo:

• Kiểm tra các khu vực trong chung cư và công trường: Nhân viên bảo vệ tuần tra theo phương pháp cuốn chiếu, khép kín. Bám sát các quy định được ban hành.
• Kiểm tra từng tầng của tòa nhà, các khu vực được giao trọng trách kiểm soát, các khu vực công cộng, khu vực để xe.
• Kiểm tra hệ thống PCCC của các tầng, trạm bơm nước, máy phát điện, trạm biến áp. Khu vực hành lang, lối thoát hiểm khẩn cấp, …
• Túi rác, bao rác, bao gói bị vứt không đúng nơi quy định phải vứt vào vị trí thùng rác.
• Bộ phận an ninh thực hiện kiểm tra hệ thống tường chắn, điện, đèn, tài sản chung trong chung cư,… Đảm bảo các thiết bị được hoạt động tốt.
• Nếu phát hiện những người đáng ngờ, có dấu hiệu bất thường trên đường tuần tra thì bộ phận an ninh cần quan sát kĩ nhận dạng của người đó, chú ý các thông tin cơ bản như giới tính, chiều cao, quần áo,…
• Khi phát hiện cửa tù, cửa văn phòng chưa được khóa, lập tức báo cáo cho Trưởng ca đề nghị một người làm nhân chứng thứ 3, giữ nguyên vị trí và không lục lọi đồ bên trong.
• Phát hiện và xử lý kịp thời các tình huống an ninh theo quy định xử lý chung.
• Đảm bảo tần suất và thời gian tuần tra theo đúng quy định.

Quản lý nhân sự

Khi xây dựng phương án quản lý nhân sự, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Phương án quản lý: Xây dựng chế độ quản lý, phối hợp với các nguồn nhân sự hợp lý giữa các bộ phận phòng ban để hoạt động chung cư được diễn ra trôi chảy, tận dụng tối đa nguồn lực.
• Phương án tuyển dụng: Các nhân viên cần tổ chức xây dựng phương án tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhằm nâng cao năng lực nghề nghiệp và kỹ năng.

Phương án quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính sẽ là nền tảng vững chắc cố định phương án quản lý vận hành chung cư diễn ra một cách trôi chảy. Do đó, bạn cần lưu ý những điều sau khi xây dựng phương án quản lý hành chính:

• Quy trình làm việc: Xây dựng quy trình trôi chảy và tiếp nhận. giao nhận thư tín, chứng từ và các văn bản hành chính.
• Tổng kết và báo cáo hoạt động của chung cư: Triển khai quy trình tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.

Phương án quản lý vận hành kỹ thuật chung cư

Quản lý vận hành kỹ thuật chung cư là một hạng mục rất quan trọng, do đó phương án của hạng mục này cần được xây dựng một cách chi tiết, rõ ràng:

• Giám sát các công việc của nhà thầu
• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật thường xuyên, phát hiện những điểm bất thường kịp thời
• Giám sát các kỹ thuật viên trong chung cư 24/24
• Phân ca trực, làm việc cụ thể cho các nhân viên kỹ thuật

Phương án quản lý vệ sinh chung cư

Bạn có thể tham khảo bảng phân công nhân sự thực hiện phương án vệ sinh như sau:

Quản lý nhà thầu khác

• Quản lý thi công cảnh quan: Nếu bạn lựa chọn được đơn vị thi công cảnh quan uy tín, chất lượng sẽ giúp các chủ đầu tư tiết kiệm được nhiều chi phí trong việc chăm sóc sân vườn, …
• Quản lý môi trường cảnh quan: Bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm chăm sóc, cải tạo hệ thống cảnh quan xung quanh tòa nhà.

Phương án quản lý tài chính

Ban điều hành chung cư cần xây dựng các phương án cụ thể như sau:

• Thu các khoản thu bao gồm tiền quảng cáo trong thang máy, phí gửi xe, phí an ninh, …
• Lập rõ quy trình thu – chi tài chính một cách rõ ràng, minh bạch
• Lập báo cáo tổng kết tài chính theo chu kỳ

Quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp tại S4S

Công ty cổ phần đầu tư S4S – System For Success là một trong những công ty uy tín chuyên hoạt động trong lĩnh vực Quản Lý bất động sản và cho thuê văn phòng hàng đầu tại TP.HCM. Với hơn 20 tòa nhà văn phòng nằm trên các tuyến đường có vị trí đắc địa ở các Quận như Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 4, Quận Tân Bình, Quận Bình Thạnh cùng 18 quận huyện của TP. HCM. Nếu quý khách có thắc mắc về các phương án quản lý vận hành chung cư chuyên nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Điện thoại: 0941611945 – Hỗ trợ 24/7
• Địa chỉ: Số 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
• Email: info@s4s.com.vn