Cách tính tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc cơ bản

Ngày nay, việc xây dựng các tòa building, thuê nhà nguyên căn hoặc thuê các tòa nhà văn phòng để làm văn phòng làm việc trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên để thiết kế được các văn phòng có nhiều phòng làm việc với diện tích tiêu chuẩn chúng ta cần dự trù được mật độ nhân sự và các phòng ban trong bộ máy của công ty, doanh nghiệp. Tuỳ vào mỗi bộ phận và vị trí làm việc thì các tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc sẽ khác nhau. Ngoài ra các thiết kế nội thất cũng phần nào ảnh hưởng đến việc thiết kế các phòng làm việc trong tòa nhà.

Tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc cho mỗi người

• Có 3 mức tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc thường được áp dụng trong văn phòng như sau: diện tích phòng làm việc mức trung bình (5 – 6m2/người), diện tích phòng làm việc mức tiêu chuẩn (7 – 10m2/người), diện tích phòng làm việc mức tiết kiệm (3 – 4m2/người).
• Các tiêu chuẩn riêng cho từng dạng nhân sự như sau:
• Tiêu chuẩn diện tích văn phòng dành cho lãnh đạo: Là tiêu chuẩn dành cho các vị trí Leadership (giám đốc, Tổng giám đốc và các vị trí có cấp bậc cao hơn). Diện tích thường được áp dụng cho phòng làm việc của vị trí này sẽ là 10m2 và tối đa sẽ là 18.5m2.
• Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho các nhân sự có vị trí cố định: là tiêu chuẩn cho các vị trí Fixed Worker (trợ lý hành chính, dịch giả, nhân viên điều hành trung tâm liên lạc/cuộc gọi, người phân tích các chính sách). Đây là các dạng nhân sự mà thời lượng làm việc tại bàn của họ lên tới trên 60% trong ngày. Diện tích phòng làm việc tối đa của họ sẽ là 4.5m2
• Tiêu chuẩn diện tích văn phòng dành cho nhân sự có vị trí làm việc linh động, linh hoạt: là tiêu chuẩn cho các vị trí Flexible (Manager, account executive, phiên dịch viên,..) thường có thời lượng làm việc tại chỗ ít, chỉ khoảng 40% trong tổng thời gian làm việc. Cho nên diện tích văn phòng tiêu chuẩn của họ sẽ tối đa là 3m2.
• Tiêu chuẩn diện tích văn phòng dành cho những nhân viên không cần vị trí ngồi cố định: Một số bộ phận nhân sự không bắt buộc phải ngồi làm việc ở 1 chỗ cố định như: các chuyên gia tư vấn, các chuyên gia về chăm sóc khách hàng, đội ngũ tiếp thị, xử lý hiện trường logistic,…Họ thường làm việc ở ngoài, ở các địa điểm chỉ định hoặc hiện trường. Ít khi có mặt tại văn phòng, nếu có thì là các cuộc họp, gặp mặt hoặc thảo luận về kế hoạch mới. Cho nên diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1.5m2.

Xây dựng tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc phù hợp

Các công việc văn phòng sẽ đi kèm với những hoạt động khác cả về trí não và thể chất. Các hoạt động mang tính cốt lõi đều diễn ra tại văn phòng làm việc. Cho nên ngoài việc thiết kế để đáp ứng chức năng làm việc và đặt nội thất còn phải chú ý nhiều mặt khác.

Để xây dựng phòng làm việc sao cho phù hợp chúng ta cần dựa vào các tiêu chí sau:

• Nắm được bộ máy hệ thống doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban, số lượng nhân sự để thiết kế các phòng làm việc sao cho trung hoà.
• Tận dụng tối đa diện tích thuê để thiết kế đủ diện tích làm việc cho các phòng
• Phong cách và không gian làm việc mở hay kín để thiết kế vách ngăn.
• Xem xét nên tiếp cận ánh sáng trực tiếp hay là sử dụng ánh sáng nhân tạo, hoặc thiết kế diện tích tối ưu sử dụng được cả 2.
• Không gian phòng làm việc có đem lại sự tập trung cho nhân sự khi họ cần tập trung cao độ hay không (các tiếng ồn từ bên trong và bên ngoài gây ảnh hưởng)
• Các phòng làm việc phải có lối đi, di chuyển thuận tiện
• Diện tích phòng làm việc thiết kế sao cho các nhân sự có thể dễ trao đổi công việc
• Để dành không gian cho các khu vực chứa đồ

Yếu tố nào ảnh hưởng đến tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc?

Trên thực tế thì có nhiều yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc nhưng chủ yếu là do tính chất công việc và văn hoá doanh nghiệp/công ty.

Tính chất công việc

Đối với những công việc mang tính chất di chuyển nhiều nơi hoặc là làm ở hiện trường, ngoài trời nhiều thì một văn phòng làm việc với diện tích nhỏ khá hợp lý. Bởi chúng chỉ sử dụng để tham quan, họp, tiếp khách và đặt làm văn phòng đại diện.

Ngược lại, đối với những công việc mà hầu hết thời gian làm việc trong ngày của họ là ở văn phòng và những hoạt động công việc cũng xảy ra tại văn phòng thì diện tích phòng làm việc nhỏ sẽ gây ra sự bất tiện, khó chịu. Với tính chất công việc này chúng ta cần một nơi làm việc rộng rãi thoải mái hoặc ít nhất là vừa đủ. Cho nên tính chất của công việc có sự ảnh hưởng lớn đến diện tích phòng làm việc.

Văn hóa công ty

Văn hoá doanh nghiệp cũng là một yếu tố mang sự ảnh hưởng nhiều đến diện tích phòng làm việc. Đối với các doanh nghiệp ở phương Tây họ rất chú trọng về không gian riêng tư hoặc không gian cá nhân. Còn đối với các doanh nghiệp phương Đông thì điều này không quá đặt nặng.

Ví dụ: Các công ty muốn sử dụng không gian mở để truyền năng lượng làm việc hoặc kết nối các team, phòng với nhau thì họ sẽ thiết kế phòng làm việc không gian rộng để mọi người ngồi làm việc gần nhau và cùng nhau.

Kết luận

Qua bài viết S4S đem đến chắc các bạn đã rõ về các tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc rồi đúng không nào. Chúng tôi nêu ra các tiêu chuẩn cho mỗi người theo các chức năng, tính chất công việc cho từng vị trí điển hình. Nếu bạn đang muốn thiết kế phòng làm việc cho doanh nghiệp thì hãy căn cứ vào các diện tích trên để thực hiện nhé !