Quy trình triển khai an ninh trong quản lý tòa nhà

Quy trình triển khai an ninh trong quản lý tòa nhà là yếu tố luôn được quan tâm hàng đầu khi lên kế hoạch triển khai các công tác quản lý. Đây là nhân tố quan trọng nếu muốn tòa nhà được đảm bảo an ninh và tài sản cho những người đang sinh sống tại khu chung cư, đảm bảo cho họ được làm việc trong môi trường an toàn, chất lượng. Vậy, các phương án thực hiện quy trình triển khai an ninh trong quản lý tòa nhà có gì đặc biệt? Cùng Newerareal công ty quản lý chung cư, tòa nhà uy tín giá rẻ tìm hiểu nhé.

Công tác bảo vệ trong triển khai an ninh tòa nhà

Nhiệm vụ quan trọng nhất trong công cuộc bảo vệ tòa nhà là lên kế hoạch và thường xuyên kiểm soát các hoạt động an ninh tòa nhà. Các kế hoạch cụ thể như sau:

• Lập kế hoạch nhằm triển khai những chi tiết để giao ca và chuyển ca cho các bộ phận.

• Thành lập các tổ tuần tra để thực hiện phòng chống cháy nổ và đề phòng những vấn đề nguy hiểm khác.

• Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện của tòa nhà và những thiết bị điện.

• Xem xét, kiểm tra hệ thống đóng mở của các cửa ở văn phòng và kho.

• Tuần tra các hệ thống thống của hành lang cùng các khu vực lối thoát hiểm.

• Lên kế hoạch kiểm tra toàn bộ hệ thống cửa.

Trong suốt quá trình kiểm tra cần phải lên các kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất, thêm vào đó là các kế hoạch tuần tra đột xuất vào bất cứ thời điểm nào trong ngày.

Một số lưu ý trong quá trình tuần tra:

• Phải bố trí đầy đủ nguồn nhân lực và đảm bảo thời gian cho các cuộc tuần tra.

• Không được bỏ sót hạng mục nào phải đảm bảo kiểm tra đầy đủ.

• Nếu có vấn đề đột xuất không tuần tra được thì phải cần nhân sự bổ sung để đảm bảo cho công tác tuần tra không bị gián đoạn.

• Kế hoạch tuần tra có thể thay đổi trong thời gian trên hoặc dưới 45 phút.

• Ở mỗi nơi đã tuần tra qua nhân viên phải chấm công theo quy định.

• Kịp thời giải quyết ổn thỏa các sự cố phát sinh để có thể xử lý kịp thời.

• Các dụng cụ như đèn pin cùng những đồ dùng bảo hộ phải luôn được chuẩn bị đầy đủ trong quá trình tuần tra.

Xem thêm : Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản khi ra vào nhà

Khi vào tòa nhà

Thực hiện theo các bước:

• Những ai muốn gửi hàng vào tòa nhà phải kê khai rõ số lượng.

• Kiểm tra lại số lượng hàng so với khai báo.

• Hàng hóa phải được ghi rõ thông tin vào sổ theo dõi.

• Kiểm soát theo nguyên tắc:

• Hàng hóa ghi rõ tên, tên đơn vị người nhận, người gửi và số lượng.

• Bảo vệ phải có sổ riêng để ghi chép đầy đủ.

• Nếu hàng hóa là tài sản thì buộc phải ghi rõ ràng thông tin liên quan.

• Trong quá trình kiểm kê thì cần sự xác nhận của các khách hàng về số lượng của hàng hóa.

Khi đưa hàng hóa ra khỏi tòa nhà

Thực hiện theo các bước:

• Những người mang hàng hóa và tài sản ra ngoài thì cũng phải khai báo rõ số lượng cũng như tình trạng hàng hóa.

• Kiểm tra lại tính hợp pháp của các loại giấy tờ hàng hóa.

• Đồng ý cho khách mang hàng hóa ra khỏi tòa nhà.

• Ghi chú lại các thông tin chuyển hàng và lưu lại vào sổ.

• Nguyên tắc kiểm soát hàng hóa:

• Mọi hàng hóa khi ra khỏi tòa nhà đều phải có đầy đủ giấy xác nhận của bộ phận tiếp nhận kiểm tra hàng.

• Mọi hàng hóa muốn ra khỏi tòa nhà đều có sự xác nhận của bạn giám đốc quản lý tòa nhà hay những người chịu trách nhiệm có liên quan.

• Kiểm tra mọi hình thức cả những vận chuyển rác để hàng hóa và tài sản vận chuyển không được vận chuyển ra khỏi tòa nhà khi chưa qua xác nhận.

Xem thêm : Đơn vị quản lí toàn nhà văn phòng có những vai trò như thế nào ?

Quy trình kiểm soát khách hàng, nhân viên ra vào tòa nhà

Khách hàng đến sử dụng dịch vụ

• Nhân viên lễ tân sẽ đón tiếp và hướng dẫn chi tiết khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ.

• Nhân viên lễ tân sẽ hỏi thông tin khách hàng cần liên hệ, tiếp nhận các thông tin và ghi lại vào sổ thông tin khách hàng.

• Nếu không có mặt tại tòa nhà thì nhân viên lễ tân sẽ nhận thông tin sau đó báo lại sau cho khách hàng.

• Lễ tân không được cung cấp thông tin của người khách hàng cần gặp nếu không được sự đồng ý của họ.

Khi khách hàng đến liên hệ công việc, xin việc,…

• Lấy thông tin khách hàng.

• Mời vào phòng chờ và ghi nhận lại thông tin của khách.

• Liên hệ với bên cần gặp.

• Đưa khách đến khu vực gặp.

• Sau đó ghi lại thông tin khách hàng cần gặp.

Kiểm soát nhân viên ra vào tòa nhà

Nhân viên vào tòa nhà

• Trường hợp nhân viên đi muộn thì phải ký vào sổ của ban bảo vệ và nêu rõ lý do.

• Nhân viên tòa nhà tuyệt đối không được đưa bạn bè, người thân vào và trong thời gian làm việc không được tiếp xúc với người thân trừ những trường hợp đột xuất.

• Phải đeo thẻ trong quá trình làm việc.

Nhân viên ra khỏi tòa nhà

• Nhân viên muốn ra khỏi tòa nhà cần phải báo với bộ phận an ninh và cần phải có sự xác nhận về giờ giấc.

Quy trình kiểm soát an ninh trong và ngoài tòa nhà

• Ban an ninh của tòa nhà phải đi tuần tra thường xuyên trong, ngoài tòa nhà nhằm kiểm tra và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.

• Kiểm tra phải được lên kế hoạch bất kể ngày giờ nào kể cả ngày hay đêm.

Quá trình triển khai công tác trông giữ phương tiện

• Nhân lực phải chia ra thì công tác quản lý phương tiện mới được đảm bảo.

• Các phương tiện được gửi trong tòa nhà phải được kiểm soát tốt.

• Hệ thống camera phải luôn được giám sát chặt chẽ để thông tin tài sản luôn được đảm bảo.

Kết luận:

Quy trình triển khai an ninh trong quản lý tòa nhà sẽ có rất nhiều khâu khác nhau, để thực hiện được tốt bạn nên sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà như vậy thì khu chung cư của bạn mới được đảm bảo. Hãy để Newerareal thay bạn đảm nhận nhé.

Liên hệ với chúng tôi qua thông tin:

Công Ty TNHH TM & DV KỶ NGUYÊN MỚI – NEW ERA REAL

Địa chỉ: 18 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp.HCM

Điện thoại: 028 3811 6768 – 028 3811 6879

Hotline: 0829639288

Website: https://newerareal.com/

Email: newerareal@gmail.com