Văn phòng mở là gì? Đặc điểm của dạng văn phòng này

Văn phòng mở là một loại hình văn phòng được thiết kế theo dạng không gian mở, không có vách ngăn vật lý hay rào cản giữa các nhân viên và những phòng làm việc. Thay vì có những phòng riêng biệt, văn phòng mở cho phép các thành viên trong công ty làm việc trong cùng một không gian với nhau. Việc thiết kế và quản lý văn phòng mở là gì và cần được xem xét thật kỹ lưỡng để đảm bảo sự thoải mái cũng như hiệu quả cho công ty và nhân viên.

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở (Open office) là một kiểu thiết kế không gian làm việc trong công ty. Trong đó không có những phòng riêng biệt hay vách ngăn giữa các nhân viên và các bộ phận khác nhau. Thay vào đó, nhân viên sẽ làm việc trong một không gian chung, chia sẻ bàn làm việc cùng không gian mở.

Mục tiêu chính của việc dùng văn phòng mở là tạo nên môi trường làm việc mở, giao tiếp dễ dàng cũng như tăng cường sự cộng tác giữa những thành viên trong tổ chức. Việc xóa bỏ những rào cản vật lý giữa các cá nhân cùng bộ phận khác nhau có thể tạo sự tiện lợi trong việc trao đổi thông tin bên cạnh đó thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển của nhóm.

Tuy nhiên, văn phòng mở cũng sẽ có nhược điểm như là tiếng ồn, sự riêng tư,… Tác động từ môi trường xung quanh có thể giảm khả năng tập trung của nhân viên. Do đó, việc thiết kế cũng như quản lý văn phòng mở cần được xem xét kỹ để đảm bảo độ thoải mái và hiệu quả cho nhân viên.

Đặc điểm của văn phòng mở

Đối với công ty

– Ưu điểm

• Giao tiếp và cộng tác: Văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác giữa những thành viên trong công ty. Nhân viên có thể dễ trao đổi thông tin, chia sẻ ý tưởng cũng như hợp tác với nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng.
• Tinh thần đồng đội: Văn phòng mở thúc đẩy tinh thần đồng đội đồng thời tạo không khí làm việc phù hợp cho việc chia sẻ, hỗ trợ và tương tác lẫn nhau. Sự tiếp xúc thường xuyên với nhau trong không gian chung có thể tạo nên cộng đồng làm việc tích cực.
• Tiết kiệm không gian,chi phí: Văn phòng mở thường được thiết kế dựa theo nguyên tắc tiết kiệm không gian, giúp tận dụng tối đa diện tích. Điều này không những giúp giảm chi phí thuê mặt bằng mà còn giúp tiết kiệm nguồn lực điện năng, vật chất và những chi phí vận hành khác.
• Sự linh hoạt cùng phản ứng nhanh: Trong một không gian mở, nhân viên dễ dàng tiếp cận cũng như liên hệ với nhau một cách nhanh chóng. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và phản ứng nhanh của những phòng ban và tổ chức.

– Nhược điểm

• Tiếng ồn, mất riêng tư: Văn phòng mở thường gặp vấn đề tiếng ồn do những nhân viên cùng hoạt động của họ được thực hiện cùng một không gian. Điều này có thể làm giảm sự tập trung và làm việc hiệu quả. Ngoài ra, sự thiếu riêng tư cũng là vấn đề khi các nhân viên phải làm việc trong không gian mở, không có sự che chắn bằng vách ngăn.
• Sự mất tập trung: Sự tiếp xúc liên tục với các hoạt động xung quanh có thể gây mất tập trung. Điều này có thể ảnh hưởng tới sự sáng tạo và hiệu suất làm việc.
• Quản lý công việc: Với không gian mở, việc quản lý và giám sát công việc của nhân viên có thể trở nên khó hơn. Điều này đòi hỏi một quản lý hiệu quả để bảo đảm các nhân viên được hướng dẫn, kiểm soát và đánh giá công việc một cách phù hợp.
• Yếu tố cá nhân sự riêng tư: Một số nhân viên có nhu cầu tách biệt, riêng tư cao lúc làm việc. Với không gian mở, điều này có thể gây áp lực hay không thoải mái cho những người này.

Đối với nhân viên công ty

– Ưu điểm

• Giao tiếp và cộng tác: Văn phòng mở tạo điều kiện cho giao tiếp và cộng tác giữa các nhân viên trở nên thuận lợi, giúp dễ dàng tương tác, trao đổi thông tin và chia sẻ ý tưởng với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Tinh thần đồng đội: Văn phòng mở thúc đẩy tinh thần đồng đội và tạo nên không khí làm việc phù hợp với việc hỗ trợ, tương tác lẫn nhau. Tiếp xúc thường xuyên trong không gian mở có thể xây dựng mối quan hệ tốt giữa những thành viên công ty.
• Kiến thức và học hỏi: Trong môi trường văn phòng mở, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận kiến thức cũng như kinh nghiệm của những người khác. Việc trao đổi ý tưởng hay học hỏi từ nhau có thể thúc đẩy sự phát triển và tiến bộ cá nhân.
• Sự tiện lợi và linh hoạt: Nhân viên có thể tiếp cận dễ dàng với nhau và các tài liệu cần thiết. Điều này giúp tạo tiện lợi, linh hoạt trong việc việc làm và giải quyết vấn đề.

– Nhược điểm

• Tiếng ồn gây mất tập trung: Một trong các nhược điểm chính của văn phòng mở là tiếng ồn. Tiếng nói, âm thanh từ những thiết bị điện tử và các cuộc trò chuyện xung quanh có thể gây giảm sự tập trung của nhân viên và gây xao nhãng.
• Mất riêng tư: Với không gian mở, việc duy trì sự riêng tư có thể là một thách thức. Các cuộc trò chuyện cá nhân hay thông tin nhạy cảm có thể bị nghe thấy bởi những người xung quanh, gây không thoải mái và mất sự riêng tư.
• Giới hạn không gian: Văn phòng mở có thể hạn chế không gian riêng tư và cá nhân của nhân viên. Thiếu không gian riêng tư có thể gây khó khăn trong thực hiện công việc cần sự tập trung và những chức năng quan trọng.
• Điểm yếu về sức khỏe cùng cảm xúc: Một số người có thể gặp khó khăn khi làm việc trong môi trường ồn ào và luôn phải giao tiếp cùng nhiều người. Điều này có thể ảnh hưởng tới sức khỏe và trạng thái tâm lý nhân viên.